Als administratief medewerker heb je volgend takenpakket: Aankoop : Hierbij hou je rekening met de wetgeving rond overheidsopdrachten
- Je doet een marktonderzoek over het product in kwestie.
- Je vraagt offertes aan en doet opzoekingen naar de meest interessante prijzen.
- Je maakt een vergelijking tussen de verschillende offertes en schrijft een voorstel uit.
- Nadat je diensthoofd akkoord is maak je een bestelbon op voor het benodigde materiaal.
- Jij staat ook in voor de communicatie met de leveranciers.
- Bij de levering van materiaal ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van de leverancier.
- Je voert een controle uit bij de levering van het materiaal.
- Je organiseert de verdeling zodat het materiaal op de juiste plaats terechtkomt.
Materiaal
- Beheer van operationele materialen en verbruiksproducten (zoals munitie en kantoorartikelen).
- Je volgt de voorraad van het materiaal op.
- Je zorgt voor de aankoop van politiekledij en je volgt het kledijpuntensysteem op van het operationeel kader.
- Je beantwoordt de vragen van de medewerkers met betrekking tot hun bestellingen, herstellingen.
- Je zorgt voor de administratieve verwerking (inventarisatie, stockbewegingen, regularisaties, toekenningen) van de levenscyclus van operationele materialen en verbruiksproducten.
- Je beheert het uitgeleende materiaal.
- Je beheert de sleutels van de kasten en lockers.
Gebouwen
- Je zorgt ervoor dat de werkorders inzake infrastructuur tijdig en met zorg afgewerkt worden indien in eigen beheer.
- Je bent verantwoordelijk voor het begeleiden van de aannemer en/of werknemer indien er een herstelling moet gebeuren.
- Je volgt de herstellingen op zodat die correct verlopen.
- Je beheert de sleutels van onze gebouwen.
Voertuigen
- Je staat in voor de coördinatie van het onderhoud en de keuring van het voertuigenpark.
- Je beheert de sleutels van onze voertuigen.
Vrijwilligers
- Je staat in voor de planning en de sturing van de vrijwilligers.
Bijkomende taken
- Je klasseert de financiële documentatie.
- Je staat in voor het beheer van de vergaderzalen (intern en extern): agenda bijhouden, aanvragen voor huur (externe zaal) registreren en vergelijken met facturen.
- Je staat collega’s bij in de uitvoering van hun taken en werkt mee aan projecten van de dienst : bijvoorbeeld de verhuis naar het nieuw gebouw.