Administratief medewerker (C1-C3) Dienst Facility & Aankoop
Functieomschrijving
SecretariaatFungeren als aanspreekpunt voor internen/externen en instaan voor een goede communicatie met het zonaal magazijn, de werkplaatsen, de financiële dienst, lokale aanvragers en externe leveranciers. In samenwerking met collega’s dienst Facility & Aankoop:
- Opvolgen van (interne) post en mailbox van dienst Facility en Aankoop.
- Organisatie en verslaggeving van werkgroepen (o.a. van de werkgroep materieel, kledij en kazernering)
BesteladministratieAdministratieve ondersteuning bieden voor besteladministratie:
- Verwerken van aanvragen tot bestelling.
- Praktische organisatie en uitvoering van nieuwe bestellingen/contracten in overleg met de betrokken dienst en leverancier.
- Opmaken van marktbevragingen: opvragen van offertes aan leveranciers en vergelijking van offertes.
- Opvragen van nodige documenten voor dienst Preventie en Bescherming op het Werk.
- Opmaken van bestelaanvragen/bestelbonnen in het boekhoudprogramma.
- Opvolgen van bestellingen en signaleren van problemen aan leveranciers, diensthoofden en collega’s.
- Leveringsbonnen koppelen met correcte bestelbon, registreren en archiveren.
- Validatie van facturen: controle prijzen (conform bestelbon/contract?), nagaan goederen geleverd of werken uitgevoerd, levering conform gemaakte afspraken, index correct toegepast, opvragen van creditnota’s.
- Bewaken van de aankoopprocedure en naleven van de wetgeving overheidsopdrachten.
Administratie contractbeheer - Opvragen en inventariseren van lopende contracten: invoeren van contractgegevens (o.a.. leverancier, looptijd, budget,…) in het contractbeheersysteem.
Administratie voertuigen - werkplaats - Administratieve ondersteuning bestellingen werkplaats.
- Aanvullen voertuigfiches, opvolgen van meldingen en registratie voertuigflows (in dienst, uit dienst, wijziging van post).
- In- en uitschrijven van voertuigen (verkeersbelasting, verzekering, tankkaart, …)
Schadebeheer - Opvolgen van facturen en vrijstellingen verzekeringen na schadegeval voertuig.
- In samenwerking met / in afwezigheid van collega:
- Opmaken en opvolgen van dossiers betreffende schadegevallen op voertuigen.
- Instaan voor communicatie tussen de verzekeringsmaatschappij, zonale werkplaatsen, experten en herstellers.
- Opvolging van mailbox schadebeheer.
Profiel
Wie zoeken we?Je staat in voor het correct uitvoeren van diverse administratieve taken en je wil neuzen in contracten, collegebesluiten, offertes…Je hebt oog voor detail en je werkt ordelijk en georganiseerd. Je kan de nodige informatie nauwkeurig en correct opnemen in het contractbeheersysteem.Je bent een teamplayer, je helpt je collega’s met de besteladministratie en je springt bij om marktverkenning uit te voeren en facturen te controleren.Maar je kan ook zelfstandig werken en initiatief nemen.Je bent flexibel en klantvriendelijk en je bent het (telefonisch) aanspreekpunt voor zowel burgers, bezoekers, leveranciers en/of collega’s.Je beschikt over de nodige pc-kennis en je werkt vlot met Word en Excel en kan je snel nieuwe softwareprogramma’s eigen maken.Je hebt affiniteit met cijfers en kennis of ervaring met facturatie, financiële gegevens en boekhoudkundige documenten is een pluspunt maar geen vereiste.
Aanbod
- Een gevarieerde job binnen een warm team.
- Een contractuele voltijdse functie van onbepaalde duur.
- Een basisloon tussen 2.303 euro en 4.215 euro BRUTO geïndexeerd (met maximale anciënniteit)
- Een gezonde balans tussen werk en privé door een glijdend uurrooster en de mogelijkheid tot telewerk
- Extralegale voordelen zoals
- maaltijdcheques
- gratis hospitalisatieverzekering,
- fietsvergoeding
- gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
- minstens 30 jaarlijkse vakantiedagen
- 14 betaalde feestdagen
- Eindejaarstoelage
- Tweede pensioenpijler
- Onkostenvergoeding voor thuiswerk
- Ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft.
- Een takenpakket binnen een groeiende organisatie waarin je de mogelijkheid hebt om de nodige verantwoordelijkheid binnen je takenpakket op te nemen.