Hoe werken volgens de ‘Getting Things Done’-methode?

GTD of Getting Things Done is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen en op te schrijven, niet meer over zijn taken hoeft na te (blijven) denken. Op die manier wordt je hoofd vrijgemaakt van ‘het moeten onthouden van alle taken’ en kan je je beter concentreren op het ‘daadwerkelijk uitvoeren van je taken’. Met een schriftelijke of digitale planning werken de meeste mensen ook veel doelgerichter en verlies je de controle over het project minder makkelijk.

De filosofie van GTD is gebaseerd op het opslaan, bijhouden en terugvinden van alle vormen van informatie die nodig zijn voor de taken die je moet uitvoeren. Bovendien wordt gesteld dat de oorzaak van onuitgevoerde taken vaak te wijten is aan onvoldoende planning vooraf. Voor elk project moet je dus duidelijk weten wat er bereikt moet worden en welke specifieke acties hiervoor nodig zijn. Vooraf nadenken is dus de boodschap.

Hoe de ‘Getting Thins Done’-methode toepassen?

Ons brein functioneert als herinnersysteem relatief slecht. Het helpt ons zelden te herinneren wat we moeten doen op de ‘tijd’ en de ‘plaats’ dat we het kunnen doen. Daarom werken de acties per context als een soort van geheugensysteem dat ons ervan verzekert dat we de juiste herinneringen op het juiste moment kunnen opvragen.

1. Verzamelen

Verzamel alles wat je wilt onthouden in een centrale opvangbak: hetzij een fysiek postvak, een notitieboekje, een dictafoon, een laptop of pda. Haal alles uit je hoofd en stop het in dit systeem om verwerkt te worden. Het is de bedoeling om de opvangbak minstens één keer per week leeg te maken

2. Verwerken

Verwerk de gegevens in de opvangbak:

• begin bovenaan
• verwerk één item per keer
• stop nooit iets terug in de opvangbak

Stel jezelf de vraag: Wil ik hier op korte termijn iets mee doen? 

Indien ‘Ja’, bepaal dan de volgende acties. Bedenk voor ieder item wat de volgende actie is die je zal moeten ondernemen. Bij het ‘to do’-item ‘Maak een rapport’ zou de volgende actie bijvoorbeeld ‘Bel Jan om de notities van de vergaderingen door te sturen’ kunnen zijn.

Hoewel er vaak meerdere stappen en acties nodig zijn om iets af te werken, zal er altijd iets zijn wat je als eerste moet doen. Die acties kunnen dan ook in die lijst opgenomen worden. Aan de acties wordt steeds ook de context toegevoegd waarbinnen de actie uitgevoerd kan worden, zoals ‘aan de computer’, ‘in de winkel’ of ‘onderweg’. Ieder ‘open einde’ of iedere activiteit waarvoor meer dan een actie uitgevoerd moet worden, wordt aangeduid als een ‘project’. Het is dan ook de bedoeling dat je de projecten opvolgt en periodiek controleert dat er voor ieder project een volgende actie vastgelegd is, zodat het project tenminste vordert.

Indien ‘Nee’, bepaal dan waar het item thuishoort:

• Prullenbak: als je het item op geen enkele manier kunt gebruiken, gooi het dan gewoon weg.
• Later/misschien: zaken die je ooit zou willen doen, maar niet op dit moment, horen hier thuis. Bijvoorbeeld: ‘Ooit de piramides gaan bezichtigen’ of ‘Spaans leren’.
• Archief: alle items die gearchiveerd kunnen worden, komen hier terecht, samen met enkele referentielijsten (bijvoorbeeld wat je iedere keer mee op reis neemt).

3. Organiseren

Moet voor een item een actie uitgevoerd worden?

• Voer ze uit indien de actie korter duurt dan twee minuten.
• Zo niet, plan ze in je agenda. Dit is alleen voor het bijhouden van afspraken, toezeggingen en acties die je absoluut moet laten plaatsvinden op een bepaalde datum (bijvoorbeeld vergaderingen, afspraken die vaststaan enzovoort). Het is dus niet de bedoeling om er een takenlijst van te maken. De andere optie is de acties af te werken zodra je het kunt.
• Indien het mogelijk is de actie te delegeren, doe het dan. Als iemand anders de actie afwerkt of er moet worden gewacht op een externe factor voordat een project kan verdergaan, leg dit dan vast in die lijst. Ook hier is het opnieuw de boodschap die lijst te controleren om te zien of bepaalde acties niet over tijd zijn.

4. Neem de lijsten regelmatig door

Neem de verschillende lijsten met acties en herinneringen ten minste een keer per week door. Vervolgens kies je de belangrijkste taak die op dat moment uitgevoerd zou moeten worden en die voer je zelf uit. Om te vermijden dat je de makkelijkste taken eerst uitvoert, kun je beslissen de acties uit de lijst stuk voor stuk op volgorde af te werken.

(tc) 

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer. 

>> Schrijf je in voor de open opleiding van Time Management Company en krijg 10 procent Jobat-korting!