De 10 grootste afleidingen op je werk en hoe ze de baas te kunnen

Go with the workflow

Eens goed kunnen doorwerken zonder telkens weer gestoord te worden in je concentratie of focus: voor heel wat werknemers is het een wensdroom die jammer genoeg maar zelden uitkomt. Het zorgt dan ook voor heel wat frustratie op de werkvloer. Ook de productiviteit lijdt onder de vele stoorzenders en het onnodig tijdverlies.

Go with the flow, allemaal goed en wel, maar hoe kun je flowen als je flow voortdurend onderbroken wordt door een noodstop? Nochtans kun je met een paar handige trucjes de mogelijke afleidingen tot een minimum herleiden.

Let wel: bewust een korte pauze nemen is dan weer wél goed voor de productiviteit.

Lees ook: Hoe werk je geconcentreerd in een open kantoorlandschap?

10 tips & tricks om afleiding te voorkomen

1. Achtergrondlawaai

Geroezemoes op de achtergrond, de printer die midden in een deep dive tergend traag een eindeloos dossier uitprint, een deur die net iets te luid open of dicht gaat, een hoestende collega, luidruchtige telefoongesprekken of een online meeting waarbij je collega blijkbaar de headset thuis vergeten is… achtergrondlawaai kan je in bepaalde gevallen helemaal tureluurs maken.

Vooral bij taken waarbij je je moet concentreren, zijn dit factoren die je productiviteit en humeur naar de dieperik duwen. Een oplossing is niet altijd zo eenvoudig, al gebruiken steeds meer werknemers een noise-cancelling hoofdtelefoon om zich even af te sluiten van de buitenwereld. Het is dan ook een efficiënte manier om in stilte te kunnen verderwerken.

2. Internet en social media

De kans bestaat dat je beroepshalve geregeld op internet of social media moet scrollen. Toch mag dat de arbeidsvreugde en productiviteit niet bederven. Probeer daarom je professioneel internetgebruik te optimaliseren door in je dagplanning bepaalde tijdsblokken te reserveren voor online werk.

Zet vooral ook je meldingen uit want het voortdurende gepingel van - vaak niet-relevante - meldingen- zorgt voor heel wat vertraging in je workflow.

3. Multitasking

Je bent geen octopus. Hoewel het vaak door anderen als positief wordt ervaren, is het zinloos om allerlei taken tegelijkertijd uit te voeren. Constant switchen tussen de verschillende opdrachten zorgt vooral voor veel half afgewerkte taken. Bekijk je workload dus stap voor stap en begin pas met je volgende taak als je huidige taak af is.

4. Vergaderingen

Zat je nu eindelijk in de juiste flow te werken, word je opeens verwacht op een overbodige vergadering of bespreking waar je hoogstwaarschijnlijk als figurant aan de zijlijn zal staan. Bekijk daarom ruim op voorhand in je agenda wanneer er eventuele vergaderingen ingepland staan en of je daar echt wel bij aanwezig moet zijn. Heb je een belangrijke opdracht af te werken of moet je een deadline halen, laat dan weten dat je niet aanwezig zult zijn.

Tip: vraag achteraf het verslag van de vergadering op, zo laat je zien dat je - ondanks je afwezigheid - toch erg betrokken bent bij de gemiste vergadering. Moet je toch aanwezig zijn, laat dan voor het begin van de meeting weten dat je maar even kunt blijven, zo kun je het tijdverlies alsnog beperken.

Vergaderhygiëne: weg met nutteloze vergaderingen!

5. Je collega’s

Niks leuker dan samenwerken met toffe collega’s. Al kunnen ze je - vaak ongewild en onbedoeld - storen in je bezigheid. Laat daarom zeker weten wanneer je even niet gestoord wil worden of zet je noise-cancelling hoofdtelefoon op. Dit is het signaal dat je tijdelijk onbereikbaar bent voor vragen, suggesties en social talk. Goede afspraken maken dus goede vrienden en collega’s.

CHECK: Headsets zijn de nieuwe smartphones

6. Slecht kantoormeubilair

Goed werken begint met een goed bureau en vooral een degelijke bureaustoel. Erger je je voortdurend aan die slecht zittende of piepende stoel, zoek dan de juiste afstelling of ga snel op zoek naar een betere versie.

Wist je trouwens dat een slechte zithouding voor heel wat vervelende kwaaltjes kan zorgen? Hoog tijd dus voor ergonomisch verantwoord kantoormeubilair.

7. Honger en dorst

Met een lege maag kun je nu eenmaal niet werken. Voorzie daarom een basispakket met snelle, gezonde snacks binnen handbereik. Zo bespaar je jezelf een knagend hongergevoel en een uitstap naar de kantine of koelkast om de hoek.

Ontdek: 5 manieren om gezonder te eten op het werk

8. Rommel

Een rommelige en ongestructureerde werkplek kan voor heel wat wanorde en stress zorgen. Laat je daarom niet afleiden door lukraak neergelegde papieren en wildgeplakte post-itjes maar ruim op. Gun jezelf een ordelijke omgeving en geef alles een plek.

Ook op je computerscherm kunnen de vele geopende mapjes, submapjes en documenten voor een uitzichtloos gevoel zorgen. Zorg ook hier voor een digitale opruimbeurt.

9. De verkeerde locatie

Wie pech heeft, werkt op een minder interessante locatie zoals bijvoorbeeld naast de deur, aan de printer of midden in een luidruchtig kantooreiland. In dit geval kan de vraag naar een andere flex- of werkplek op kantoor een goede oplossing zijn. Van thuis uit werken, is ook een optie natuurlijk.

10. Uitgesteld toiletbezoek

Last but not least: stel je toiletbezoek niet uit maar volg de natuur. Met een volle blaas of dwingende darmflora is concentratie zo goed als onmogelijk. Misschien is dit wel het moment om ineens je welverdiende pauze in te lassen?

Extra: 7 tips om slimmer te pauzeren

(fd)