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secrétaire juridique
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Job | Legal Counsel Contracting | Bruxelles
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En tant que conseiller juridique au sein de l’équipe Contracting vos responsabilités principales sont essentiellement les suivantes : la gestion du...
Gestionnaire de dossiers juridiques
- De Neutrale Ziekenfondsen - Les Mutualités Neutres
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Compliance Officer
- NN
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Avantages extra-légaux
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secrétaire juridique
- C&D Law
- Bruxelles
Cabinet d'avocats recherche un(e) secrétaire juridique proactif(ve) pour fournir un soutien essentiel aux avocats qui le composent
secrétaire juridique
Description de la fonction
- Gestion du courrier et des courriels, notamment l’envoi, la réception, la distribution et classement du courrier (électronique), ainsi que le suivi des demandes ;
- Gestion et traitement des appels téléphoniques, en ce compris la transmission des messages aux personnes concernées et le suivi des demandes ;
- Organisation des réunions, internes et externes, en ce compris les déplacements, la réservation et la préparation des salles de réunions (support et matériel destinés aux clients et aux tiers ; fournitures et matériel technique), l’accueil des clients, et pour les déplacements à l’étranger, la réservation des visas, des vols, des taxis, de l'hébergement et des voitures de location) ;
- Organisation et gestion des rendez-vous par vidéoconférence ;
- Gestion et mise à jour proactive de l’agenda des avocats et résolution des problèmes potentiels ;
- Préparation, diffusion et mise à jour du planning (réunions et délais) des avocats sur base mensuelle et hebdomadaire ;
- Ouverture des dossiers des clients et des procédures, et gestion des processus associés (et notamment, la préparation des lettres de mission et de la documentation d’ouverture de dossier, le soutien administratif dans la recherche de conflits d’intérêts, et la procédure d’audit préalable);
- Mise à jour des dossiers et des coordonnées propres à chaque dossier (en ce compris les données de facturation), notamment en créant et en ajoutant des notes et mémos au calendrier ou au dossier;
- Utilisation précise, opportune et efficace du système /logiciel de gestion du cabinet (et notamment l’accomplissement des tâches propres à l’ouverture, la gestion, la clôture et l’archivage des dossiers) ;
- Gestion efficace et quotidienne du classement des dossiers et des procédures, en ce compris le classement électronique, en veillant à ce que les tâches entreprises soient consignées de manière claire et concise et à ce que les tâches et les pièces justificatives soient correctement classées ;
- Préparation, impression et soumission des rapports, consultations, actes et dossiers de procédure, ainsi que des supports académiques, et diffusion de ceux-ci selon les instructions fournies par les avocats (en ce compris le dépôt par voie de logiciels de dépôts des actes de procédure) ;
- Participation au processus de facturation mensuelle (préparation des relevés de prestations accomplies et des factures provisoires ou finalisées, envoi de la facturation et gestion des demandes en relation avec les factures émises ou à émettre) ;
- Participation à la gestion administrative du Cabinet (et notamment, la gestion de la documentation administrative et de la bibliothèque, la gestion des relations avec les prestataires externes, la gestion des relations hebdomadaires avec le bureau comptable du Cabinet pour la transmission des informations pertinentes, etc) ;
- Communication avec les ressources externes pour résoudre les problèmes ou les questions au nom des avocats et sous leur supervision ;
- Réalisation des recherches utiles pour les propositions, le marketing, les événements et les dossiers d'information ;
- Communication avec les avocats pour les tenir informés de l'état d'avancement de chaque tâche ; et
- Recherche des possibilités d'amélioration des processus et application des améliorations validées par les avocats.
Localisation du lieu de travail.
Bruxelles (proximité du Palais de Justice et de l’Avenue Louise).
Profil
- Formation de secrétaire juridique ou expérience confirmée dans ce domaine d’activité ou un domaine requérant des qualités et capacités similaires sinon identiques ;
- Trilingue français/néerlandais/anglais, à l’oral et, dans la mesure du possible, à l’écrit ;
- Excellente gestion des outils informatiques et des logiciels de gestion juridique ;
- Sens aigu de l’organisation et du détail ; flexibilité, rapidité et proactivité dans l’accomplissement de tâches diverses et variées ; capacité à prioriser les tâches de manière efficace ; rigueur, professionnalisme et bonne gestion du temps et des délais ; excellente communication à l’écrit et à l’oral ; personne de confiance, loyale, discrète et respectueuse du secret professionnel ;
- Volonté de s'engager afin de fournir aux avocats une assistance personnelle et un soutien administratif complets.
Offre
- Temps plein (temps partiel à discuter selon profil et expérience) ;
- Contrat à durée indéterminée ;
- Salaire compétitif ;
- Horaires de travail flexibles ;
- Environnement de travail diversifié et moderne.
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