Gestionnaire de dossiers Au sein du service administratif des services techniques

Au cœur du Brabant wallon, Ottignies-Louvain-la-Neuve est appréciée pour sa facilité d'accès, la diversité de son offre culturelle et scolaire, la qualité de ses infrastructures sportives... Notre Ville, c'est aussi un nombre croissant d'habitants (+ de 31.000), une gare très fréquentée, une université, un parc scientifique occupé par des entreprises de pointe et internationales, une clinique importante, ... et tant de défis à relever encore. Afin de renforcer le service RH-Personnel, la Ville procède à l'engagement, pour une entrée rapide, d'un ou une
Gestionnaire de dossiers (M/F/X)
Au sein du service administratif des services techniques
Contrat à durée indéterminée - Temps plein (38 h/sem)
Missions
Le Département des services techniques assure tant la gestion et l'entretien des voiries communales, des espaces verts, des bâtiments communaux que la mise en œuvre des politiques urbanistiques, environnementale et énergétique. Au sein de ce dernier, le service administratif assure la gestion et le suivi des dossiers administratifs et techniques dont les arrêtés de police liés à l'occupation du domaine publique, ainsi que l'accueil des personnes.
La personne titulaire de la fonction assure deux missions principales, en binôme. L'une porte sur la gestion des autorisations d'occupation du domaine public (par ex. dans le cadre de travaux privés ou publics), la gestion des arrêtés et ordonnances de Police de roulage ainsi que la rédaction des règlements complémentaires de police de voiries. Pour l'exécution de ces compétences, cette personne sera en charge du suivi administratif des demandes et pourra compter sur l'expertise de ses collègues (mobilité, voiries..) et de la Police local pour les remises d'avis. L'autre mission principale porte sur l'accueil des visiteurs et riverains au sein du Département des services Techniques et leur orientation vers leur interlocuteur. En complément, elle assure également le suivi administratif des bons de commande émis par les différents services du Département des services Technique.
Activités principales
En lien avec la mission de gestion des arrêtés de police :
· Recevoir et répondre aux demandes d'information et d'occupation du domaine public des tiers concernés (à l'exception des fêtes et manifestations).
· Remettre un avis technique sur chaque demande.
· Analyser les demandes et proposer un aménagement et, éventuellement, un plan mobilité en lien avec la demande.
· Etablir les devis, les cautionnements et la facturation en collaboration avec le service Finances.
· Contrôler le respect des ordonnances de police, règlements et arrêtés en la matière.
· Assurer la gestion administrative et organisationnelle des évènements de type travaux, y compris la rédaction et la gestion des ordonnances communales de police, des ordonnances urgentes (circulation routière, ...), de règlements ou d'arrêtés de la Bourgmestre et la délivrance d'autorisations.
· Assurer la rédaction des arrêtés et ordonnances de Police de roulage.
· Assurer la rédaction des règlements complémentaires de Police.
· Réaliser la veille juridique liée à l'occupation du Domaine Public.
· Participer à la modernisation et au processus de mise en place de la dématérialisation liée à ces demandes d'occupation du domaine public.
· Travailler en collaboration avec la Police Communale, le responsable Mobilité, le service juridique et l'ensemble des services techniques pour assurer la cohérence des actions.
En lien avec la mission d'accueil :
· Accueillir les riverains et visiteurs du service travaux.
· Répondre et prendre en charge les appels téléphoniques entrants des services Techniques.
· Réceptionner les courriers entrants et les rediriger vers le service adéquat.
· Dactylographier des courriers et mails de réponses.
· Encoder les demandes d'intervention dans le programme de planification (ATAL).
· Encoder les bons de commandes dans le logiciel de comptabilité (Acropole Compta).
· Encoder les factures reçues dans le logiciel de gestion des commandes des services techniques (ATAL).
· Orienter les riverains et visiteurs des services Techniques vers les bons interlocuteurs et/ou services de l'administration.
· Prendre des rendez-vous pour les membres des services Techniques en fonction des agendas.
· Réserver et préparer les salles de réunions du Département des services Techniques.
Conditions d'accès, · Intégrer l'information - Etablir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.
· Résoudre des problèmes - Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions.
· Soutenir - Accompagner les autres, servir de modèle et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.
· Travailler en équipe - Créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
· Agir de manière orientée service - Accompagner des usagers internes et externes de manières transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.
· Faire preuve de fiabilité - Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.
· S'auto-développer - Gérer son développement, remettre en question de façon critique son propre fonctionnement et s'enrichir de nouvelles idées, approches, compétences et connaissances en lien avec les missions du service et l'exercice de sa fonction.
· Atteindre les objectifs - S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises., Attention : La lecture du CV doit permettre de pouvoir évaluer sans équivoque que les critères de diplôme et de conditions d'accès sont correctement remplis.
Pour être pris en considération votre dossier de candidature doit comporter :
· Une lettre exprimant vos motivations avec la mention 2024-15-GD_STech.
· Un curriculum vitae suffisamment détaillé pour permettre d'apprécier les conditions d'accès requises.
· Une copie de votre diplôme donnant accès à cette fonction
Une épreuve de sélection sera organisée dès clôture de la réception des candidatures.

· Disposer d'un diplôme graduat/baccalauréat à orientation administrative ou juridique ou technique
Ou,
· en l'absence d'un tel diplôme, justifier d'une expérience suffisante dans une fonction similaire (en suivi administratif ou technique de chantier de travaux de voirie ou en mobilité).
Sera considéré comme un atout :
· Etre du certificat Conseiller en Mobilité.
· Expérience en suivi administratif ou technique de chantier de travaux de voirie ou en mobilité).
Profil
· Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
· Une attention aux détails et une capacité à respecter les délais sont des compétences essentielles
· Aptitude à travailler en équipe et capacité à communiquer clairement.
Connaissances
· Bonne connaissance du code de la route
· Connaissance du fonctionnement d'organes divers, tels que Région, Villes et communes.
· Très bonne expression orale et écrite en français, excellente orthographe.
Compétences techniques
· Maitrise d'outil cartographique
· Capacité à prendre en main un logiciel de gestion
· Compétences en mobilité
· Excellentes compétences en communication
· Capacité à interagir efficacement avec les parties prenantes internes et externes.
· Bonne connaissance de la suite Office et aisance avec les nouveaux outils numériques.
Compétences générales