Employés d'administration

La Ville de Liège recrute des employés d'administration de niveau D4 pour renforcer les services état civil, sépultures, population autochtone, population allochtone et BAEC du département des Affaires citoyennes dont les missions peuvent être synthétisées comme suit :

Tenue des registres de la population, des étrangers et du registre d'attente
Gestion des actes d'état civil (naissances, mariages, nationalités et décès)
Gestion de la Banque des Actes d'Etat civil (B.A.E.C.)
Gestion administrative et technique des sépultures et des 22 cimetières présents sur le territoire de la Ville., Vous assurerez des tâches de nature administrative au sein d'un des services du département. Vous devrez à cette fin être capable d'assurer les missions suivantes :

Recevoir le citoyen et assurer une gestion administrative au guichet, au téléphone et par voie électronique ;
Gérer des agendas et tenir des échéanciers ;
Relever et traiter les courriers/courriels entrants et sortants ;
Rédiger et mettre en forme des documents, des courriers/courriels, des actes administratifs et des actes d'état civil ;
Assurer le classement, la numérisation et l'archivage de documents papiers et électroniques ;
Expliquer le déroulement des procédures ;
Encoder des métadonnées dans une ou des base(s) de données tels que le registre national des personnes physiques, la Banque de données des actes d'état civil et autres logiciels spécifiques ;
Contrôler l'exhaustivité et la conformité des documents au regard du droit applicable ;
Rechercher et vérifier des informations dans les circulaires/instructions, les procédures de travail, dans les textes de droit belge et de droit étranger et autres sources disponibles ;
Vérifier l'éligibilité de la demande du citoyen ;
Enrichir des tableaux de comptabilité ;
Gérer des recettes (encaissement, clôture de caisse, transfert de comptabilité).

Vous disposez au minimum du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS) ou de son équivalence si votre diplôme a été obtenu à l'étranger ;
Vous justifiez d'expérience(s) professionnelle(s) utile(s) d'un an minimum dans le domaine administratif ;
Vous recherchez une fonction avec un contact direct avec le citoyen, vous savez faire preuve d'assertivité et êtes à même de gérer des situations conflictuelles ;
Vous disposez de capacités d'analyse et de synthèse, organisez et planifiez vos activités de manière efficace et prévisionnelle et maîtrisez parfaitement les outils de bureautique (suite Office) ;
Vous disposez ou êtes disposé à acquérir une bonne connaissance de la réglementation dans les matières relevant des compétences du département ;
Vous disposez de qualités de communication orales comme écrites (excellentes syntaxe et orthographe) ;
Vous appréciez travailler en équipe mais êtes également capable de faire preuve d'une grande autonomie ;
Vous veillez à entretenir une communication de qualité avec l'ensemble de vos interlocuteurs, et vous montrez soucieux de garantir un partage d'information optimal avec vos collègues et responsables ;
Vous faites preuve d'une grande rigueur administrative, de précision et de rapidité dans l'exécution du travail ;
Vous faites preuve de flexibilité et de capacité d'adaptation quant aux lieux de travail et tâches qui vous sont confiées ;
Vous partagez et adhérez aux valeurs du service public ;
Vous êtes prêt à participer à une formation interne nécessitant un apprentissage en guichet d'accueil.