Deux assistant.e.s administratif.ve.s à la Faculté de Médecine

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines ( Afficher l'adresse e-maildeveloppement.rh@unamur.be ).
Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Sarah GARNY (Responsable administrative, Faculté de Médecine) - Tél. : Afficher le numéro081/724345 - E-mail : Afficher l'adresse e-mailsarah.garny@unamur.be, Politique de recrutement
Notre politique de gestion des Ressources humaines s'inscrit dans le respect de l'égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s'articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l'origine, les convictions, l'âge, l'orientation sexuelle, etc. L'Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
L'UNamur s'est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l'Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).
Modalités de sélection
* Examen des CV,
* Entretien par la Commission de recrutement et sélection.

Au sein du secrétariat de la Faculté de Médecine, les personnes engagées auront pour tâches principales les activités suivantes :
* Accueillir les étudiant.e.s et visiteurs.euses ;
* Gérer les appels téléphoniques entrants ;
* Gérer les e-mails et le courrier entrants : impression, scan, transfert et suivi (rappel aux personnes concernées, archivage ...) ;
* Gérer l'affichage pour les étudiant.e.s via valves papier et le bureau virtuel de l'étudiant.e (BVE) ;
* Gérer les certificats médicaux des étudiant.e.s, établir un récapitulatif par semaine et transmettre aux responsables des travaux pratiques ;
* Gérer les locaux de la faculté, demandes aux appariteurs et suivi ;
* Rédiger ou préparer des projets de courriers/mails ;
* Répondre aux demandes de relevés de notes des étudiant.e.s ;
* Apporter une aide pour l'organisation logistique de réunions/cours/événements facultaires : réservation d'auditoires/salles, matériel, catering, parking ... ;
* Assurer la gestion des documents : scannage, impression, classement et archivage ;
* Réaliser, relire ou mettre en forme divers documents : courriers, tableaux, ... ;
* Elaboration des notes de frais ;
* Suivi des étudiant.e.s inscrits;
* Apporter une aide aux modifications des horaires de cours et travaux pratiques ;
* Assurer la gestion des fournitures et du matériel ;
* Suivi des examens écrits (listes de présence, réception des copies, envoi à la lecture optique, ...).

Vous êtes titulaire d'un baccalauréat/graduat en secrétariat de direction ou équivalent.
Expérience
Vous disposez d'une première expérience dans une fonction de secrétariat.
Une expérience dans le domaine de l'enseignement supérieur universitaire sera considérée comme un atout.
Compétences requises
Vous maîtrisez :
* Les outils informatiques de bureautique (Office 365, et principalement Word et Excel).
* La langue française (oral et écrit).
Vous disposez des compétences suivantes :
* Polyvalence, esprit d'initiative, rigueur ;
* Capacité organisationnelle ;
* Capacité de gestion du stress ;
* Capacité à faire preuve de collaboration et à travailler en équipe ;
* Faire preuve de flexibilité (y compris capacité d'apprentissage/d'intégration de nouvelles informations).
Atouts complémentaires
* Connaissance des procédures internes à l'Université de Namur ;
* Connaissances des législations en vigueur dans l'enseignement supérieur de la Communauté Française ;
* Bonne connaissance de l'anglais.