Apporter un appui logistique

Le Centre culturel propose un projet d'action culturelle qui met en œuvre les prérogatives des droits culturels (décret de reconnaissance des Centres culturels de 2013). Son action se déploie sur l'entité d'Andenne, d'Ohey et de Fernelmont, en Province de Namur.

Le projet global de ce secteur est la mise en réseau des acteurs du territoire, le développement d'outils innovants en termes de médiation, la mise en place de projets culturels qui sortent de leur cadre et vont à la rencontre de la population, la programmation de spectacles, cinéma, expositions, ateliers artistiques, etc.

Le Centre culturel se définit comme un espace de rencontres de plusieurs domaines artistiques et secteurs d'action (l'éducation permanente, le théâtre, le cinéma, le Jeune public, les actions de formations, la création, etc.)., La mission générale de l'assistant.e administratif.tive et d'accueil est de participer au bon déroulement des animations et activités du Centre culturel sous la forme :

- d'un support administratif et organisationnel aux activités ;
- d'une participation à la bonne marche organisationnelle des activités au quotidien ;
- de l'accueil des publics, des réunions, et des artistes ;

L'assistant.e administratif.tive et d'accueil assure ses fonctions en tant que co-responsable du service d'accueil sous l'autorité de la Direction.

Domaines de la fonction :

- Assurer la co-gestion du service d'accueil

- Présence physique pour accueillir les publics
- Gestion de la réception des appels téléphoniques
- Orienter les demandes
- Gestion des agendas communs
- Assurer les communications en interne ainsi que le bon déroulement du suivi du service partagé avec un autre membre du personnel

- Apporter un appui administratif

- Encoder les relevés pour les droits d'auteurs
- Encoder et suivre les paiements des inscriptions aux ateliers et stages
- Réceptionner les appels téléphoniques et transférer les messages

- Gestion d'une caisse propre
- Commandes des boissons pour les bars
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (dépouillement, dispatching dans les casiers aux différents destinataires (soumis au préalable à la Direction)
- Réaliser différents travaux de bureautique
- Encodage des demandes de soutiens aux spectacles Art et Vie
- Préparer du courrier, mettre sous enveloppe

- Apporter un appui logistique

- Assurer les accueils lors des activités (scolaires, tout public)
- Préparer les salles de réunions et salles d'activités (intendance)
- Préparer les espaces pour l'accueil des comédiens (réservations hébergement, caterings sur places, etc.)

- Assurer la co-gestion de la billetterie

- Réaliser les réservations et assurer le suivi
- Présence physique lors des activités pour assurer la ticketerie (journée ou soirée)
- Rappel des paiements

Compétences spécifiques/techniques souhaitées pour exercer la fonction

Pour la réalisation des tâches, il faut disposer à minima des compétences suivantes :

- De manière générale : collecter des informations pratiques ; rédiger des écrits et des comptesrendus ;
- Techniques de communication orale (accueil, répondre au téléphone, communiquer avec les collègues...) ;
- Techniques de communication écrite (bon niveau de dactylographie, écriture abrégée pour prises de notes, comptes-rendus, règles de syntaxe, grammaire et orthographe) ;
- Utiliser des outils informatiques tels ou similaires à Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Utick ;
- Savoir utiliser les logiciels de messagerie courriel ;
- Technique d'encodage de données (alimentation de tableurs...)
- Technique de classement et d'archivage informatique et papier (photocopie, scan, courriers)
- Travailler en équipe : intégrer l'esprit d'équipe en partageant vos avis, vos idées et en contribuant à la résolution de conflits éventuels
- Techniques d'organisation (agenda, feuilles de suivis, feuille de route, réunions...)

- Agir de manière orientée « service » : accompagner les publics, renseigner, fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.

Qualités nécessaires à la fonction :

- Etre en phase avec les valeurs du Centre culturel
- Etre à l'aise avec la téléphonie et avec le public
- Caractère empathique et patient nécessaire pour accueillir les différentes catégories de publics
- Capacité à travailler sur le terrain et à fonctionner seul comme en équipe
- Être disponible et avoir l'esprit d'autoformation par la polyvalencejobdescr