Pouvez-vous gagner 1h / jour sur votre travail ? Faîtes le test

Chaque matin, vous partez en chasse pour grappiller quelques minutes sur votre emploi du temps et chaque soir, le même constat : vous n’avez pas tout fini. Vous avez tous les symptômes d’une maladie contemporaine aux troubles aigus et répétitifs : une mauvaise gestion du temps. Voici un diagnostic en 10 questions qui vous aidera à en prendre conscience et donc à gagner en temps et en efficacité.

1. Votre bureau est-il nickel ?
   
   Gardez-vous à vos côtés les dossiers dont vous avez besoin tous les jours, et les autres plus loin de vous ?
   Est-ce qu’un collègue pourrait s’y retrouver sur votre bureau ?
   Si la réponse est NON, vous pouvez facilement gagner quelques minutes par jour. En rangeant, en organisant votre classement et votre ordinateur.


2. Sautez-vous d’un sujet à l’autre ?
   
   Changez-vous régulièrement de sujet, ce qui vous oblige à replonger dans la matière ?
   Si la réponse est OUI, vous n’avancez donc pas assez vite : ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que travailler dessus d'une seule traite.


3. Planifiez-vous votre journée ?
   
   Vous préparez-vous votre TO DO list avant de commencer ?
   Faites-vous le tri entre l’urgent et l’important ?
   Si vous avez répondu NON, vous risquez de passer à côté de l’essentiel. Faire en une heure ce que l'on pourrait faire en quinze minutes est plus courant qu'on ne le croit.


4. Les pauses, vous connaissez ?
   
   Vous ne vous arrêtez jamais ?
   Vous ne mettez jamais vos neurones au repos au cours de la journée ?
   Si c’est NON, vous risquez de perdre en efficacité. Paradoxalement, il faut savoir perdre du temps pour en gagner : 10 minutes de pause sur 90 minutes de travail sont nécessaires, pour aller boire un café, saluer un collègue ou marcher un peu…


5. Ecoutez-vous votre horloge biologique ?
   
   Réservez-vous pour les tâches les plus exigeantes les moments de la journée à concentration maximale ?
   Savez-vous si vous êtes plutôt du matin, de l'après-midi, ou du soir ?
   Si c’est NON, en tenir compte pour élaborer votre emploi du temps vous aiderait à rentabiliser vos heures de travail.


6. Savez-vous dire non ?
   
   Que dites-vous si un collègue vient plusieurs fois vous demander de l'aide sur son dossier ?
   Ou s’il n’arrête pas de vous interrompre ?
   Si c’est OUI tout le temps, vous ouvrez la porte aux débordements et vos dossiers à vous n’avanceront pas. Vous quitterez le bureau encore plus tard. Apprenez vos propres limites et proposez-leur des règles de vie commune : les mails plutôt que le téléphone tous les 5 minutes. Et rendez-vous à la pause café ou au lunch pour un contact social.


7. Dites-vous stop aux réunions marathons?
   
   Déclinez-vous les réunions où votre présence n'est pas indispensable ?
   Et celles qui n'en finissent plus ?
   Une réunion mal préparée vous fait perdre votre temps. Recettes : un ordre du jour fixé à l'avance, un planning et une heure de réunion maximum.


8. Faites-vous comme tout le monde ?
   
   Arrivez-vous au bureau à l’heure de pointe ?
   Pareil pour la pause déjeuner ?
   Et si vous arriviez un rien plus tôt ? Vous pourriez avancer sur vos dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé(e) par vos collègues ou par des coups de fils intempestifs.. 1 heure de travail le matin ou à midi, au lieu de 2 heures le soir ? Sans parler du temps gagné sur les embouteillages ou sur la file au snack le midi…


9. Etes-vous esclave de vos messages électroniques ?
   
   Consultez-vous vos emails ou le site de votre réseau social préféré toutes les 5 minutes ?
   Avez-vous installé un filtre anti-spam et organisé votre messagerie ?
   Si vous avez répondu OUI à la 1ère question, vous gagnerez de nombreuses minutes par jour en vous imposant des règles comme 2 à 3 moments dans la journée pour traiter vos emails ou gérer votre mur sur Facebook. Le reste du temps, vous travaillez, votre messagerie fermée. Et si la réponse à la 2ème question est NON, un filtre automatique et une bonne programmation vous épargneront de longues minutes de tri quotidien.


10. Rapports intensifs avec la machine à café ?
    
    Fixez-vous des limites pour vos pauses café ?
    Si c’est NON, gare à la multiplication des minutes volées sur votre travail : moments de convivialité par excellence, la pause café ou la pause cigarette passent facilement de 5 à 20 minutes.

Source : Le Journal du net
(sc)