Moins de stress grâce à moins d’e-mails : 5 conseils

Un e-mail surgit dans le coin supérieur droit de votre écran. Vous n’avez pas envie de l'ouvrir tout de suite – parce que vous êtes déjà occupé à autre chose – quand soudainement en arrive un deuxième ! Vous ouvrez le message en question et sentez un vent de panique vous envahir. En effet, comment parviendrez-vous à introduire cette requête dans votre journée de travail déjà bien chargée ?

Cette sensation est provoquée par le cortisol et l'adrénaline – les hormones du stress – produits par votre corps. Vous décrochez de votre flux de travail, ce qui nuit au reste de vos tâches ainsi qu’à l’ensemble de votre journée de travail. Il est temps d'inverser la tendance grâce à quelques conseils pratiques.

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1. Désactivez vos notifications

Les notifications constantes des e-mails atterrissant dans votre messagerie vous rendent fou ? Désactivez-les tout simplement. Il s’agit là d’une excellente idée, surtout si vous n'attendez pas d'e-mails urgents. Vous garderez ainsi le contrôler du moment où vous vous replongerez dans votre boîte de réception. Vous pourrez également choisir de consulter vos messages non lus à des instants précis de la journée et de désactiver vos application par la suite.

2. L’e-mail est-il le bon outil de communication ?

Le choix du moyen de communication dépend de l'urgence du message. Vous avez une question urgente ? Appelez votre collègue ou déplacez vous en marchant vers son bureau. Vous pouvez même le contacter via WhatsApp si vous êtes tous les deux à l’aise avec ce moyen de communiquer. La demande est moins urgente ? Optez pour l’e-mail et indiquez-y également pour quand vous souhaitez recevoir une réponse afin de ne pas stresser inutilement votre destinataire.

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3. Ne mettez pas tout le monde en copie

Vous arrive-t-il souvent de vous retrouver en copie d'une longue chaîne d'e-mails qui ne vous concernent pas directement ? Si la réponse est oui, il est temps de changer les choses. Tenir votre entourage professionnel informé est un chose mais, si aucune action directe n'est requise de la part du destinataire en copie, il est préférable de ne pas utiliser son adresse. Moins vous mettez de personnes en inutilement en copie, moins vous recevrez de messages retour. Cela se traduira par une messagerie moins remplie à l’avenir.

4. Veillez à ce que vos e-mails soient clairs

Il n’y a rien de plus irritant que d'échanger des e-mails pour répondre à une question qui peut être traitée en un seul message. Veillez dès lors à ce que vos e-mails soient le plus clair possible et à ce que toutes les informations y soient mentionnées. Si nécessaire, soulignez certains mots ou mettez-les en couleur pour accentuer le côté urgent. Plus votre premier e-mail sera clair, moins la chaîne de messages qui suivra sera longue.

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5. Prévoyez une adresse tampon

Les newsletters, codes promo et autres courriers indésirables n’ont pas leur place dans votre adresse électronique professionnelle. Par conséquent, créez simplement une deuxième adresse tampon pour le contenus plus léger. De cette manière, vous maintiendrez l'ordre dans votre boîte de réception principale et seuls les messages essentiels y parviendront. Ou du moins nous l’espérons.

Moins d’e-mails – ou moins de dtimuli et de notifications – signifie moins de stress sur le lieu de travail. Cela vous donne de l'espace et de l'énergie pour d'autres tâches. Faites de temps en temps également une pause dans votre travail si vous en avez la possibilité. Se concentrer sur une seule tâche, sans bruit extérieur, garantit un travail plus efficace et de meilleure qualité. À bon entendeur !

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(Zinnig/eh) - Source : Intermediair