Que pouvez-vous dire et ne pas dire au sujet de votre employeur ?
Vous rentrez d'une mauvaise journée de travail et vous vous laissez aller sur les réseaux sociaux...
Une des grandes causes du stress dans ce contexte, les collaborateurs ont souvent le sentiment qu’ils doivent tout de suite répondre à leurs emails. Vérifier constamment ses mails est devenu une vraie maladie de nos jours. Donnez-vous des moments mails, par exemple une 1/2 h le matin, 1/2 h fin d’après-midi. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps en ne vous laissant pas constamment distraire par vos messages entrants.
Vous recevez fréquemment des messages de votre service de messagerie, se plaignant que votre mailbox déborde ? Avant qu’elle n’ait atteint ses limites et ne se mette à dysfonctionner, pensez à archiver vos mails. Vos anciens messages restent toujours accessibles mais ils prennent moins de place. Vous consulterez votre mailbox plus facilement et donc plus rapidement.
Beaucoup de boîtes mail sont surchargées parce que l’on met constamment des gens en cc même si ce n’est pas toujours nécessaire. Pensez vous-même deux fois aux destinataires de votre message. Si la personne en question ne doit pas du tout recevoir votre mail, ne l’ajoutez pas en cc. En montrant le bon exemple, vous faites un pas dans la bonne direction.
De tels pop-up qui apparaissent à chaque nouveau mail entrant, font plus de mal que de bien. Déjà que vous devez vous contraindre à ne lire le message que plus tard, dans ce cas, vraisemblablement, vous risquez de le consulter dans les cinq minutes. Vous vous détournez ainsi de ce sur quoi vous étiez occupé et vous réussissez à en faire moins que vous ne le voulez sur votre journée. Alors, déprogrammez cette règle !
Fixez-vous une période pendant laquelle vous devez répondre aux mails importants. Etablir des priorités, c’est un must. Distinguez bien les mails qui sont importants et ceux qui ne doivent pas être traités dans les 24 heures.
L’email n’est pas le meilleur media pour tenir une conversation complète. C’est souvent plus facile de téléphoner et de discuter en ligne de tous les détails voulus. Ensuite, vous pouvez toujours envoyer un mail qui résume brièvement ce qui a été dit.
Les collaborateurs reçoivent tous les jours une tonne de newsletters dans leur mailbox sans les ouvrir. Ce qui crée le chaos dans les messageries. Faites un récapitulatif de celles que vous lisez effectivement et de celles que vous pouvez mettre tout de suite au panier. Désinscrivez-vous des news qui ne vous intéressent pas. Elles vous stressent bien inutilement.
Peut-être un conseil superflu mais il arrive encore que les collaborateurs ne fassent pas de subdivision dans leur mailbox. Dans tous les logiciels de mail, vous pouvez faire des répertoires afin que les mails de certaines personnes sur un sujet donnée apparaissent dans différents fichiers.
Plus de mails vous envoyez vous-même, plus d’emails vous recevrez à votre tour. Habituez-vous donc à en réduire votre propre usage et vos collègues finiront par suivre !
16 janvier 2013Vous rentrez d'une mauvaise journée de travail et vous vous laissez aller sur les réseaux sociaux...
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