Les 5 secrets d'une réunion parfaite

Vos collègues ont-ils aussi ce genre de comportement lors des réunions que vous organisez ?

Si c'est le cas, il est grand temps de réfléchir attentivement à la manière de mettre sur pied la réunion parfaite à laquelle tout le monde voudrait assister et où les objectifs seraient rapidement atteints.

1. Définissez toujours le "BRP"

But = l'activité prévue 

Il s'agit d'une action comme par exemple déterminer la manière dont nous allons résoudre ce problème.

Résultats = les résultats tangibles 

Il s'agit d'un substantif comme par exemple un plan d'action pour un problème spécifique.

Pourquoi = pourquoi la réunion est-elle si importante ? 

A quel objectif de l'entreprise répond-elle et pourquoi doit-elle avoir lieu maintenant ?

Exemple: si ce problème n'est pas résolu maintenant, nous risquons de perdre un client important.

Si vous mentionnez précisément le "BRP" dans votre message d'invitation, tous les participants sauront à quoi s'attendre. S'il ne se sentent pas utiles à la réunion, ils déclineront simplement l'invitation et la transmettront à un collègue maîtrisant mieux le sujet en question.

2. Discutez toujours des questions importantes en premier lieu

Cela évite de se retrouver à court de temps en fin de réunion alors que des thématiques cruciales n'ont pas été abordées.

3. Terminez toujours votre réunion par un résumé de ce qui a été dit

Quelles sont les décisions prises et quelles actions ont été convenues ? Parcourez les toutes en fin de réunion, de manière à ce que d'éventuelles incompréhensions puissent encore être relevées. C'est un moment primordial car tout le monde est encore présent et a les idées bien claires pour mentionner si tel ou tel aspect manque de clarté.

4. Ecrivez toujours un rapport

Faites-le au plus vite, tant que les éléments sont encore frais dans votre tête. Le compte rendu se fait bien-sûr à partir des notes que vous avez prises lors de la réunion. Un bon rapport est défini par deux éléments : les décisions prises et les actions convenues. N'oubliez pas de mentionner les personnes responsables ainsi que les délais convenus.

5. Suivez les to-do's

Mettez des rappels dans votre agenda pour que, après quelques jours, vous puissiez vous assurer que personne n'ait oublié d'effectuer ses tâches.

(EH) Source : Alexander Keehnen, www.emailopkantoor.nl