Les 10 origines les plus fréquentes des réunions ratées et leurs remèdes

Quand organiser une réunion ? Lorsqu’on ne peut régler le sujet par mail ou par téléphone et si l’on doit échanger idées et opinions entre plusieurs personnes en même temps. Mais une réunion n’est pas la panacée, elle peut aussi mal se passer.

1. Trop d’invités

Dans les réunions, foisonnent souvent des gens qui n’ont rien à voir avec le projet ou ne connaissent rien au sujet. Une bonne préparation de réunion consiste déjà à réfléchir sur les personnes indispensables à inviter et celles qui ne le sont pas.

2. Arrivée tardive de certains participants

Rien de plus irritant qu’une réunion que les collaborateurs perturbent en entrant trop tard dans la salle. Alors de préférence, n’organisez pas vos réunions trop tôt. Le mieux est d’attendre après le rush du matin afin que tous les collaborateurs invités puissent être là à temps. Avec des accords clairs sur l’heure de démarrage et en faisant poliment savoir que les retardataires ne seront pas appréciés.

3. Discussions sans rapport

Parfois on disserte en réunion de sujets qui n’ont absolument rien à voir avec le thème du jour. Veillez toujours à nommer un responsable de l’agenda de la rencontre qui fasse attention, tel un arbitre, à ce que l’on ne s’écarte pas de trop des sujets à débattre.

4. Aucune décision à l’issue de la réunion

Soyez clair sur les objectifs de la réunion. S’agit-il d’expliquer certains points, de les répéter aux collaborateurs ou de prendre des décisions ? S’il faut voter, il préférable de l’indiquer à l’avance. Est-ce que dans ce cas, la majorité est suffisante ou tout le monde doit-il être d’accord ?

5. Sujet imprécis

Soyez clair lors de l’invitation à la réunion sur le sujet à traiter. Ainsi bous donnez à chacun le loisir de se préparer à répondre aux questions, c’est ainsi que vous garderez le timing de la réunion sous contrôle.

6. Réunion sans structure

Etablissez un agenda précis sur les sujets à discuter. Toujours pratique et très utile quand il y a de nombreux points à aborder. Tout ce qui est à l’agenda pourra ainsi être traité, chacun en son temps, et la réunion ne tourne pas en pagaille.

7. Temps de réunion qui déborde

Estimez à l’avance le temps de discussion que chaque sujet demande. Communiquez-le aux participants afin d’éviter qu’un thème ne soit discuté trop longuement, ce qui vous empêcherait de les aborder tous.

8. La personne clé n’est pas là

Pendant la période de vacances, il est particulièrement difficile d’organiser des réunions avec l’ensemble des participants requis. Si celui qui en sait le plus sur le projet est absent pendant deux semaines, n’hésitez pas à reporter la réunion et à attendre son retour.

9. Discussion interminable avant d’arriver à un accord

Hélas c’est souvent rêvé d’espérer faire l’unanimité sur chaque point. Alors visez plutôt le juste milieu, où chacun (ou presque) peut s’y retrouver. En réunion, il faut souvent pouvoir mettre de l’eau dans son vin.

10. On n’écoute pas tout le monde

Ceux qui ont plus difficile à s’exprimer hésitent à prendre la parole dans les grosses réunion. Ecoutez-les aussi en demandant clairement leur avis. Ainsi vous évitez qu’ils restent à la traîne et vous les encourager à vous confier si une décision à priori sensée n’est finalement pas une bonne idée.

(sc)