Comment mener une réunion ?

En tant qu’animateur des débats, prenez place à l’endroit de la table le plus en vue et faites en sorte que tout le monde puisse vous voir sans devoir vous tourner. Une position qui indiquera clairement aux nouveaux venus que c’est vous qui menez la réunion, et qui vous permettra de cerner le langage corporel de chacun.

Il est important de débuter la réunion à l’heure précise.

Si vous attendez les retardataires, vous ne pourrez plus jamais, à l’avenir, commencer à l’heure. L’animateur des débats souhaite la bienvenue à tout le monde. Mentionnez toujours les personnes qui se sont fait excuser ainsi que la raison de leur absence. S’il y a de nouvelles personnes dans l’assemblée, présentez-les. Demandez si quelqu’un souhaite ajouter des points à l’ordre du jour.

Débutez toujours chaque réunion par le procès-verbal de l’assemblée précédente. Parcourez-le brièvement et évoquez l’évolution des points qui étaient à l’ordre du jour cette fois-là. Il est donc très utile de mentionner dans votre rapport qui va faire quoi pour quelle date, histoire de pouvoir vérifier si tout le monde a mené ses missions à bien.

Placez votre montre devant vous pour garder un œil discret sur le timing. Évitez que les gens commencent à parler entre eux et n’autorisez pas non plus l’émergence d’une conversation. Si de nouveaux arguments ne sont plus apportés, clôturez le point en prenant une décision. Commencez par le principal point à l’ordre du jour. Organisez ensuite la réunion par thèmes groupés autour de différents points. Intercalez de courtes pauses de temps à autre.

En tant qu’animateur des débats, essayez d’impliquer tout le monde dans la conversation.

Les personnes qui se taisent ont elles aussi une opinion, et il est important de l’entendre pendant la réunion. Il arrive souvent que certains participants se taisent pendant la réunion et ne donnent leur avis qu’après, dans les couloirs. Veillez à ce que tout le monde soit respecté.