Comment gérer les conversations téléphoniques privées au travail ?

Que ce soit pour réagir à une situation de crise lorsque vous êtes en vacances ou consulter vos e-mails sur la route pour aller au bureau, un téléphone d'entreprise est bien pratique mais n'est pas toujours utilisé à des fins professionnelles. Vous savez, cette grand-mère qui appelle toujours pendant les heures de bureau pour demander si vous voulez venir dîner chez elle ou ce fournisseur d'électricité qui vous informe qu'il n'y a personne pour lui ouvrir la porte alors que vous vous rendez à une réunion.

Il est agréable d’être joignable en permanence mais est-il acceptable d’avoir des conversations téléphoniques d’ordre privé pendant les heures de travail ?

De fait, cela peut être dérangeant pour vos collègues et collaborateurs qui seront déconcentrés et vous pourriez passer pour quelqu’un qui manque de professionnalisme. Toutefois, la plupart des entreprises le tolèrent car personne n’est à l’abri d’une urgence et que la flexibilité est de plus en plus de mise afin de rendre l'équilibre travail-vie privée plus agréable. Mais est-ce une bonne idée d’être joignable en permanence ? Envoyer des messages lors d'une réunion, aussi innocents soient-ils, peut atténuer votre concentration. Mieux vaut ne pas prendre la mauvaise habitude d'appeler vos proches sur votre lieu de travail et de faire preuve de discrétion.

Parcourez la liste ci-dessous afin de savoir si l'utilisation de votre téléphone est justifiée.

1. Consultez le règlement du travail mais gardez également à l'esprit la politesse générale.

Certaines entreprises sont plus strictes que d'autres. Demandez à votre manager ou au responsable des ressources humaines si vous pouvez avoir des conversations privées pendant les heures de travail. Juste afin d’avoir la conscience tranquille et surtout si vous venez de commencer chez un nouvel employeur.

Votre bureau ne dispose pas de directives spécifiques pour téléphoner ? Attendez de voir comment vos collègues réagissent et réfléchissez à la manière dont vous vous seriez comporté.

Essayez de faire preuve de courtoisie. Vous attendez un appel téléphonique ? Faites-le savoir aux collègues de votre environnement immédiat. Ne prenez pas votre téléphone portable en réunion, sauf en cas de force majeure. Voulez-vous absolument avoir un œil sur votre téléphone portable ? Mettez-le en mode silencieux.

2. Informez vos amis et votre famille de vos horaires de travail.

Êtes-vous souvent contacté par les mêmes amis et les mêmes membres de votre famille ? Faites-leur savoir quand vous travaillez exactement. De cette façon, vous éviterez qu’ils vous appellent à tout moment. S'ils envoient principalement des messages, ne leur répondez pas immédiatement. De cette façon, ils recevront un signal que votre travail prime et cela découragera leur démarche téléphonique. Vous gardez ainsi le contrôle de votre trafic téléphonique.

Optez également pour un message vocal expliquant que vous travaillez et que vous n’êtes joignable qu’à certaines heures de la journée. Vous pouvez définir les paramètres de votre téléphone sur 'Ne pas déranger' afin que vos appels téléphoniques soient automatiquement redirigés vers votre messagerie vocale. Cela vous permettra de rester pleinement concentré.

Si quelqu’un veut vous joindre pour une urgence, il/elle peut toujours appeler votre bureau. Cette démarche lui fera réfléchir si son message est réellement urgent ou non. Désactivez également vos notifications, que ce soit pour vos e-mails ou sur les réseaux sociaux. Vérifiez vos éventuelles mises à jour pendant vos pauses.

3. Si vous prenez un appel et que vous êtes entouré de collègues, soyez vigilant.

Tout le monde ne veut pas être au courant de vos projets de week-end, de la pause entre votre sœur et son conjoint, de votre incompétence ou de ce que vous avez acheté à manger la veille. Certains collègues veulent se concentrer sur leur travail.

Par conséquent, soyez discret lorsque vous vous exprimez. Une salle de réunion vide, la cuisine, les toilettes, le couloir, à l'extérieur ... Si vous ne pouvez pas quitter le bureau, faites en sorte de parler le plus calmement possible afin que tout le monde ne soit pas au courant de l’ensemble de votre vie privée.

Certaines entreprises installent même des salles téléphoniques neutres ou des salles dans lesquelles vous pouvez vous retirer pour passer des appels privés ou professionnels. Et oui, les cabines téléphoniques font leur retour dans les entreprises…

4. Restez professionnel lorsque vous appelez le bureau.

Si vous travaillez à la maison ou êtes en voyage d'affaires, assurez-vous de faire attention à ce que vous dites au téléphone. Que ce soit votre employeur, vos collègues ou vos clients, restez poli. En dehors de l'environnement de travail traditionnel, il est tentant de délaisser l'étiquette professionnelle. Avoir le réflexe de parler à son chien, parler un dialecte, être distrait par son conjoint ou ses enfants, courir parce que quelqu’un sonne à la porte ou être accosté dans la rue peuvent influencer votre attitude. Veillez à redoubler de prudence.

Faites également attention aux bruits qui vous entourent et au volume de votre voix. Si vous êtes dans un environnement où se trouvent des haut-parleurs (station service, aéroport, supermarché), cela peut être dérangeant pour votre interlocuteur. Optez pour un endroit plus calme ou demandez si vous pouvez rappeler la personne un peu plus tard.

En conclusion, prenez toujours le temps d'évaluer la qualité de votre environnement et préparez-vous mentalement avant d’appeler ou de décrocher votre téléphone. De cette façon, vous mènerez une conversation professionnelle de qualité.

Sachez que, où que vous soyez, vous laissez une impression par téléphone. Gardez votre réputation professionnelle à l'œil et comportez-vous de façon responsable au téléphone.

(eh/ll) – Source : money.usnews.com