Comment gagner une minute par e-mail ?

Elke Stultjens, qui travaille pour l'entreprise BestBuro, est une formatrice spécialisée en logiciels informatiques. Elle côtoie quotidiennement des travailleurs dont la messagerie déborde d'e-mails et manque cruellement de structure au niveau des dossiers Outlook. Son nouvel ouvrage intitulé 'Le meilleur d'Outlook' vous facilitera la vie.

Outlook ? Tout le monde le manipule correctement, n'est-ce pas ? Elke Stultjens sait pertinemment bien que tout le monde peut s'améliorer. En tant que directrice de BestBuro, elle stimule les connaissances de ses collègues, de chefs d'entreprises et d'entrepreneurs en matière de logiciels, au travers de formations informatiques sur mesure. Depuis 2003, elle développe une méthode visant à travailler plus efficacement avec Outlook. Dans son premier ouvrage, elle enseigne la méthodologie dite 'Bestburo'.

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"Beaucoup de personnes utilisent leur boîte réception d'une mauvaise manière", explique Elke Stultjens. "Comparez-la à une pile d'enveloppes sur votre table de travail. Triez-les d'abord pour ensuite y répondre de manière concise mais percutante. En parlant de triage, je ne veux pas dire qu'il faut créer 27 dossiers différents pour y ranger votre courrier. Vous ne parviendriez plus à remettre la main sur vos documents les plus importants. La fonction de recherche Outlook ne fonctionne pas de manière optimale dans les dossiers."

Important ? En pièce jointe

"En 2017, tout doit aller très vite. Cependant, il est faux de penser que vous devez toujours immédiatement répondre à un e-mail entrant. Si vous devez fournir beaucoup d'éléments, dites à votre personne de contact que vous avez bien reçu son message et que vous lui répondrez à un certain moment. Il ne s'agit de rien de plus que la base d'une bonne communication", poursuit Elke Stultjens.

"Les informations importantes telles un devis, une facture, une plainte ou un briefing sont de préférence envoyées en pièce jointe. L'e-mail sert à accompagner le document envoyé. Vous pourrez le supprimer tout en sauvegardant la pièce jointe."

Gâteau dans la cuisine

"De plus, je recommande d'envoyer le moins de messages possible en interne. Combien de fois envoyez-vous 'Il y a du gâteau dans la cuisine' à vos collègues ?". S'en suivent une litanie de réponses qui ne font qu'encombrer votre boîte de réception", précise la fondatrice de Bestburo.

"Vous souhaitez demander quelque chose à vos collègues ? Faites-le à l'aide des formulaires de demandes Outlook, c'est bien plus efficace. Une dernière astuce ? Ne marquez pas vos messages comme 'non lus' pour y répondre par la suite. Faites-vous de même avec votre courrier à savoir remettre les feuilles de papier dans l'enveloppe pour ensuite la fermer ?

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6 conseils concrets

1. Conservez vos messages non lus dans votre boîte de réception. Les e-mails traités seront placés dans le dossier 'terminé' et les éléments envoyés dans l'onglet 'messages envoyés'. Tous les autres dossiers sont accessoires.
2. Communiquez clairement. Faites savoir quand quelque chose est urgent et, si nécessaire, mentionnez une deadline. Cela évitera bien des frustrations et/ou malentendus.
3. N'utilisez pas l'option 'cci' (copie conforme invisible). Mettre tout le monde en copie est une bien meilleure alternative.
4. Programmez des 'étapes rapides' dans Outlook afin d'envoyer des e-mails standards bien plus rapidement.
5. 'Outlook aujourd'hui' vous donne un aperçu de votre journée de travail. En un clic sur votre adresse mail, vous obtiendrez un aperçu de votre liste de tâches et rendez-vous.
6. Envie de suivre vos éléments envoyés ? Avant d'envoyer un message, cliquez sur 'suivre', sélectionnez 'personnalisé' et décidez d'une date. Outlook vous enverra automatiquement un rappel dans votre agenda.

Gagnez une minute par e-mail

Envie d'en savoir plus ? 'Le meilleur d'Outlook' se concentre sur trois groupes cibles : le personnel interne, les 'sales managers' sur la route et les créateurs d'entreprises. Pour chaque profil, Elke Stultjens propose des trucs et astuces afin de structurer le mieux possible la boîte de réception. "Différentes analyses ont montré qu'une personne travaillant selon la méthode 'Bestburo' gagnait facilement une minute par e-mail. Faites le calcul sur une journée, une semaine, un mois, une année,… Bye bye le stress numérique !"

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(eh/jy)