Astuce Google : voici comment subdiviser votre semaine de travail

Jeremiah Dillon a remarqué une tendance négative régnant au sein de son environnement de travail. Les membres du personnel manquaient de temps, d'énergie, n'avaient plus envie de travailler ou trainaient les pieds pour se rendre aux réunions. Leur créativité était directement impactée.

Il décida d'envoyer un e-mail à tous ses collègues avec des idées et conseils pour augmenter leur productivité et améliorer leur gestion du temps.

E-mail

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Stop. Respirez. Pensez maintenant à la manière dont vous gérez votre temps. Moi aussi, je dois parfois rectifier le tir.

Il y a deux paradigmes en matière de planification : les managers et les exécutants.

La journée du manager peut-être subdivisée en intervalles de trente minutes et celui-ci changera d'activité toutes les demi-heures. Cela revient un peu à un jeu de Tetris où les espaces libres sont remplis à l'aide de blocs.

La journée des exécutants (auteurs, créateurs, constructeurs) semble différente. Ils doivent penser, créer et construire des choses. Avant de passer à l'action, un temps de réflexion est indispensable. Le moyen le plus efficace pour eux d'utiliser leur temps est de travailler par blocs de demi-journées ou de journées complètes. La moindre petite réunion d'une trentaine de minutes en milieu de journée peut leur faire perdre les pédales.

Nous devons tous être des meneurs.

Ok. Excellente idée. Je vais le faire, enfin je m'en occuperai un peu plus tard car je dois me rendre à une réunion.

Non, cela ne fonctionne pas de la sorte. La seule façon de réussir votre approche est d'agir de manière ciblée et en vous fixant des objectifs. Etablissez un plan d'action. Vous devez définir précisément le moment et l'endroit où vous travaillerez sur votre projet. Permettez-moi de vous raconter une histoire à propos d'une étude réalisée il y a peu de temps :

• Un groupe de personnes a été invité à faire du sport une fois par semaine. La semaine suivante, 29% d'entre elles ont continué à faire du sport.
• Une deuxième expérience a été effectuée sur un autre groupe mais la différence était qu'on leur donnait des informations détaillées sur les raisons pour lesquelles le sport est important pour la santé. 39% des participants ont fait du sport.
• Un dernier groupe a été prié de faire du sport à un certain endroit, une certaine date et une certaine heure. 91% de ses membres ont exercé une activité physique.

Faites de même avec votre agenda en mentionnant le lieu et le moment où vous effectuerez vos différentes tâches. Dans la mesure du possible, spécifiez ce que vous allez faire ou créer, il y a de fortes chances que vous y parveniez par la suite.

Je pourrais le faire vendredi en fin de journée après mes différentes réunions.

En fait, non. Beaucoup de réunions peuvent être raccourcies, ne requièrent pas la présence de tout le monde ou peuvent tout simplement être supprimées. Utilisez ces heures pour travailler sur vos projets et évitez de tout remettre à la fin de la semaine.

Essayez d'agir de la sorte :

• Lundi : votre niveau d'énergie est au plus bas après le week-end.
  Prévoyez des tâches ne vous demandant pas trop d'énergie, comme par exemple la planification de vos objectifs ou l'organisation de votre agenda.
• Mardi et mercredi : votre énergie est à son meilleur niveau.
  Traitez les problèmes les plus difficiles : écrivez, planifiez, passez à l'action.
• Jeudi : votre énergie commence à diminuer.
  Planifiez vos réunions, surtout si vous devez parvenir à des accords ou trouver des consensus.
• Vendredi : votre niveau d'énergie est au plus bas.
  Occupez-vous de tâches que vous pourrez continuer à un autre moment. Pensez à long terme, relancez certains clients ou faites du networking. Gardez la fin de l'après-midi pour les tâches routinières ne demandant pas trop d'efforts.

VIDEO

Les employés de Google ne seraient pas ce qu'ils sont s'ils n'avaient pas ajouté une touche créative à cet e-mail. Voici une vidéo illustrant parfaitement les éléments mentionnés dans ce courrier.

(eh/jy) - Source: Medium