Arrêtez donc d’utiliser ces mots dans vos e-mails

La communication écrite exige que nous fassions attention à ce que nous écrivons. Vous ne disposez pas des mêmes indicateurs que lorsque vous parlez à quelqu’un en face à face. Parfois, le contexte est flou ou les mots sont sujets à interprétation. Même un e-mail court et concis peut être mal compris : message négatif, réaction d’une personne en colère,… Comment éviter cela ?

Soulignez le positif

Comment faire ? En fin de compte, tout tourne autour du choix des mots. La somme des mots que vous choisissez donne le ton à votre communication. Lorsque vous utilisez régulièrement des expressions ou des phrases négatives, vos e-mails vous feront passer pour quelqu’un de sec, d’arrogant ou de mauvaise humeur.

Il n’y a jamais rien de bon dans la négativité. Celle-ci mènera naturellement l'autre personne à des sentiments négatifs. Même si vous ne vous sentez pas bien à propos d’une situation, vous vous efforcerez de garder un ton positif. Vous le verrez, la réaction que vous recevrez à votre message sera d'autant plus agréable.

Quels sont les mots à éviter ? 

‘Je ne peux pas, ‘impossible’, ‘perte’, ‘problème’, ‘refuser’, ‘arrêter’, ‘jamais’, ‘erreur’, ‘échoue’ ou ‘échec’, ‘peu de valeur’, ‘non’, ‘pas en état de, ‘hélas’ ou ‘dommage’, ‘aggraver’, ‘urgent’ ou ‘ASAP’, ‘malsain’, ‘médiocre’, ‘bêtise’, ‘complètement raté, ‘vous êtes responsable’, ‘catastrophe’, ‘trop tard’,…

Tous ces mots ont une connotation négative. Les gens qui les utilisent dans leurs e-mails sont souvent, peut-être à tort, perçus comme égocentriques et sont associés à un manque d’empathie. Cela risque malheureusement de mettre en doute leur maturité professionnelle.

Dans vos message écrits, tâchez de ne pas vous monter contre une personne en particulier ou de porter la faute sur autrui. Restez neutre en parlant de la situation et non de la personne qui l’a créée…

Exemple :  

"Il semble hélas impossible d’être prêt à temps avec ce projet en raison des problèmes que certaines personnes engendrent en accusant un certain retard dans leur travail." Toute une série de mots négatifs sont utilisés dans une seule phrase, alors qu’il est si facile de la formuler positivement, sans perdre l’essence du message.

"Chacun peut-il remettre sa partie du projet pour jeudi afin que nous soyons à temps dans les délais fixés ?" Les mots à connotation positive sont par exemple : ‘avantage’, ‘il est préférable que’, ‘question’, ‘fait’, ‘affaire’, ‘progrès’, ‘succès’, ‘précieux’…

Un autre élément pouvant nuancer votre discours écrit est l'utilisation d'une petite conclusion une fois que vous avez fait passer votre message. Au lieu de répondre ‘ok ?’, ’c’est noté ?’, ou encore ‘je vérifierai’, remerciez brièvement votre personne de contact. Ainsi, le destinataire sait s'il a livré livre du bon travail.

Suggestions et critique négative

Nous tombons vite dans une spirale négative à partir du moment où nous écrivons une liste de choses à ne pas faire.

• Ne pas laisser d’aliments dans le frigo du bureau.
• Ne pas être en retard aux réunions.
• Ne pas oublier d’emmener de quoi noter.

Toute la différence se situe à nouveau dans la formulation positive. Au lieu de préciser ce que l’on ne peut pas faire, pourquoi ne pas préciser ce qui est autorisé ?

• Merci d’emmener les restes de votre lunch à la maison.
• Pourriez-vous s’il vous plait arriver 5 minutes avant l’heure de la réunion ?
• Pensez bien à prendre de quoi noter.

Nous réagissons bien plus vite à des injonctions positives qu’à des critiques à l’égard de nos comportements.

Soyez clair

On vous fait souvent des remarques sur des e-mails que vous envoyez et qui sont mal interprétés ? Peut-être êtes-vous trop vague ou trop concis. Tâchez d’être le plus clair possible et fournissez le contexte nécessaire à une bonne compréhension. Vous ne devez pas avoir honte de dire comment vous vous sentez lorsque vous communiquez à vos collègues. Ils n’ont pas votre visage sous les yeux pour déchiffrer votre humeur, vous devez donc être plus explicite en terme de vocabulaire.

Au lieu d’être sec et d’utiliser des expressions négatives dans vos mails lorsque vous êtes frustré au sujet d'un nouveau logiciel ou d'un sujet quelconque, dites-le autrement. "Ce nouveau programme me tape sur les nerfs, mais il semblerait que nous pourrions nous voir pour en discuter vendredi…" Le destinataire sait ainsi que ce n’est pas personnel et que votre négativité porte sur quelque chose d’autre.

Conseil : il est toujours préférable de vous mettre à la place de l’autre lorsque vous rédigez un e-mail. Pourriez-vous comprendre votre message dans le contexte que connaît actuellement votre destinataire ? Comment sera-t-il perçu par l’autre ? Pouvez-vous vous exprimer de manière un peu plus positive ? Avez-vous clairement expliqué votre opinion sans faire culpabiliser l’autre ? Vu de la sorte, cela demande peut-être beaucoup d’efforts. Mais c’est surtout une question d’entraînement : vous finirez par adopter un état d’esprit positif lorsque vous communiquez. Nous avons tous un peu plus tendance à envoyer des messages négatifs, c’est humain mais ce n’est pas nécessaire.

(EH) (SC) Source : Entrepreneur.com