A quoi votre nouveau bureau doit-il ressembler ?

Mars est notamment connu pour ses chocolats (Mars, Snickers, M&M's,…), son riz (Uncle Ben's) et sa nourriture pour animaux (Whiskas, Pedigree, Sheba,…). La société compte plusieurs succursales dans notre pays dont une usine basée à Olen. Il y a peu de temps, d'importants travaux de rénovation ont eu lieu dans les bureaux de Zaventem. Nous passerons en revue quelques conseils et expériences en compagnie des deux personnes à la tête du projet de rénovation des bureaux de Mars Belgique.

1. Pensez à la culture d'entreprise

Trendy, chaleureux, visuellement apaisant grâce à l'utilisation de couleurs harmonieuses, propice à la collaboration : telles sont les conditions requises pour un nouveau lieu de travail. De plus, il doit absolument refléter la culture d'entreprise. "Partout dans le monde, les bureaux de Mars sont complètement ouverts. Il n'y a par exemple pas d'armoires hautes ni d'éléments qui séparent les pièces", explique Kathy Heungens, corporate affairs director chez Mars Belgique. "De fait, tout est facilement et instantanément accessible et il n'y a pas de signes extérieurs hiérarchiques. Tout le monde a le même bureau."

Un bureau moderne se doit d'être polyvalent et équipé des dernières technologies. "Les espaces servent à des usages multiples comme par exemple un restaurant qui est utilisé comme une salle de réunion", poursuit Brigitte De Kock, office service & fleet manager chez Mars Belgique.

2. Pensez à la fonction du bureau

Dans de nombreuses entreprises, les employés travaillent selon des horaires flexibles ou depuis leur domicile. "Cela signifie que, s'ils viennent au bureau, l'aspect social est très important", souligne Kathy Heungens. "Nous trouvons ce 'sentiment d'appartenance' particulièrement important et gardons sans cesse cet aspect à l'esprit. Au lieu de grandes salles de réunion, nous avons opté pour des espace beaucoup plus petits."

3. Commencez avec une page blanche

Chez Mars, nous avons commencé à définir les fonctions de base du bureau : connexion – collaboration – concentration – création. En agissant de la sorte, il est possible de diviser l'espace avec un esprit totalement ouvert en partant de zéro. "C'est ainsi que nous avons commencé par une allée centrale de type 'coffee lounge' où des boissons chaudes et froides sont mises à disposition du personnel tout au long de la journée", raconte Kathy Heungens. Un autre exemple est celui des 'silent room' : un espace où vous pouvez travailler en silence jusqu'à trois heures d'affilée."

4. Qui décide ?

Après validation du concept, du budget et du choix du bureau d'architecte avec la direction, Mars a créé une équipe de base solide qui avait la liberté et la responsabilité de mener le projet en bonne et due forme. "Il s'agit d'une équipe de six personnes avec des talents très complémentaires les uns des autres : certains sont créatifs, conceptualisent ont une méthodologie et sont pragmatiques. D'autres s'expriment plutôt techniquement", raconte Brigitte De Kock. "Nous étions très complémentaires les uns des autres et cela s'est révélé crucial au cours des différentes étapes de rénovation des bureaux."

5. La sécurité avant tout

Un aspect à ne pas oublier est la sécurité. "Avant de commencer, nous avons analysé tous les matériaux à utiliser en compagnie d'un spécialiste de la sécurité et des incendies. Nous étions en conformité totale avec les exigences requises", affirme Brigitte De Kock. Ensuite, nous avons pensé à la durabilité. "Nous sommes passés de poubelles individuelles à côté de chaque bureau à un emplacement central où tous les déchets sont séparés. Les imprimantes ne sont plus dispersées sur tous les bureaux mais bien dans un espace caché, et ce afin qu'il y ait moins de bruit et que les travailleurs soient plus en mouvement."

6. Chacun apporte ses idées

Un nouveau bureau demande beaucoup de feedback de la part des employés. Il en fut de même chez Mars. "Nous avons demandé l'avis de nombreuses personnes. Les résultats ont confirmé ce que nous avions déjà prédit, comme par exemple le fait de construire de plus petites salles de réunion. Dès que le concept eut pris une forme plus concrète, nous avons organisé cinq séances d'information ouvertes lors desquelles nos collaborateurs pouvaient donner leurs avis. Nous les avons utilisé lors de notre phase finale", ajoute Kathy Heungens.

7. Last but not least : la pendaison de crémaillère des nouveaux bureaux

Chez Mars, il y en a eu plusieurs. "Nous avons d'abord inauguré une première fois les nouveaux bureaux le lundi où tout le monde est allé y travailler pour la première fois. Une seconde date a été choisie pour nous réunir avec la famille Mars, les propriétaires de l'entreprise. Lors de projets d'une certaine envergure, ils sont toujours présents pour marquer le coup et souligner l'importance de telles initiatives", conclut Kathy Heungens. "Un dernier évènement a été planifié une après-midi où les membres du personnel furent autorisés à inviter des amis ou des proches à venir jeter un œil à leur lieu de travail."

(eh/jy) – Source : MARK Magazine