Prévenez à temps vos clients, vos collègues ainsi que les personnes de contact pour les projets auxquels vous participez. Préparez un briefing à leur intention afin qu’ils puissent suivre l'avancement du travail et informez-les de ce qui est censé se passer pendant la ou les semaines à venir. Téléphonez à vos contacts afin de les informer de votre départ et de discuter de vive voix des affaires en cours. Tel projet ou telle transaction attendue ne bougera pas pendant votre absence ? Quelqu’un d’autre va-t-il suivre vos activités ? Si vous les informez suffisamment tôt, ils pourront plus facilement tenir compte de votre absence.
N’oubliez pas les outils standard ! Outlook dispose d’une fonction out-of-office. Utilisez-la. Vous ne parviendrez probablement pas à prévenir l’ensemble de vos contacts, mais un court message sur la durée de votre absence et la personne de référence qui prend le relais aidera vos interlocuteurs.
SharePoint est une manière parmi d’autres d’automatiser les flux de travail. Programmez de manière automatique la transmission de l’information sur certaines activités aux personnes concernées ainsi que le traitement des demandes des clients. Faites en sorte que les services adéquats continuent à être prévenus même quand vous êtes absent.
Il y a un tas de choses que le client ou vos collègues peuvent effectuer eux-mêmes, pour autant que les accès aux formulaires ou aux portails nécessaires leur soient donnés. Ce type de portail est déjà fort présent dans votre quotidien : pensez à votre internet Banking, vos formulaires de déclaration en ligne, les services web ou simplement vos courses online. Tout ce qu’ils peuvent régler par eux-mêmes est ce que vous ne devrez plus faire à votre retour !
Ces logiciels ont réponse à tout : ils vont chercher dans tous les dossiers informatiques, les bases de données en ligne, les fichiers de contact et peuvent facilement fournir une réponse à presque toutes vos questions standard. Si jamais leurs capacités de stockage de données ne sont pas suffisantes, ils s’arrangent pour communiquer au client la bonne personne de contact qui puisse l’aider en la matière.
Vous songez à prendre des vacances ? Proposez également d'aider vos collègues pendant leur absence. Ceux-ci seront plus facilement tentés de vous aider quand vous partirez en congé. La collégialité, cela paie !
(eh/sc) Source : OrbitOne.com
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