4 étapes pour contrôler votre charge de travail

Comment garder tout cela sous contrôle ? Le "contrôle" est en réalité un sentiment. Il s'agit d'une sensation à l'opposé de "j'ai encore tellement à faire, et il n'y a rien que je puisse éliminer". En gardant à l'esprit ce que vous devez faire et à quel moment, vous vous assurez de créer et maintenir un sentiment de contrôle.

Le chef de projet et écrivain Alexander Keehnen décrit dans son livre "A bas le stress au bureau" comment ne plus devoir courir à gauche à droite ni se sentir mal à l'aise ou stressé au bureau. Vous découvrirez ci-dessous les principales étapes pour relever ces défis.

Etape 1 : notez tout

Tout ce que vous vous promettez de faire, toutes les tâches que vous acceptez, toutes les informations que vous apprenez, écrivez cela sur papier ! Vous vous épargnerez ainsi du sentiment de stress vous disant "j’ai l’impression d’avoir oublié quelque chose, mais je ne sais plus quoi".

Pensez également à un système vous permettant de garder toutes les données utiles à un seul et même endroit. C’est ainsi que vous aurez une vision permanente sur tout ce qui vous reste à faire.

Conseil : 

pour pouvoir tout noter, le mieux est d’avoir toujours un crayon et du papier (ou une tablette, un laptop…) sur vous.

Etape 2 : listez vos points d’actions

Vous pouvez classer vos notes en deux catégories spécifiques : les informations et les actions.

1. L’information : archivez-là à un endroit où vous pourrez facilement la retrouver par la suite.
2. Les points d’action sont quant à eux beaucoup plus importants pour évacuer le stress. Souciez-vous d’en avoir une liste unique à tout moment. Celle-ci sera votre bible, le centre de votre existence professionnelle.

Etape 3 : organisez l'action par priorité

Maintenant que vous savez exactement ce que vous avez à faire, vous êtes engagé sur le chemin du travail sans stress, que de réjouissances en perspective ! Il est à présent important de savoir ce par quoi vous allez commencer. Quelles sont les tâches importantes ? Quelles sont celles qui sont considérées comme urgentes mais qui en réalité ne le sont pas ? Y a-t-il des dossiers contribuant immédiatement à votre réussite personnelle ou à celle de votre entreprise ? En vous posant cette série de questions, vous arriverez à déterminer l'ordre dans lequel vous devrez traiter votre to do list.

Félicitations, vous savez à présent exactement ce qu’il vous reste à faire et à quel moment. Il ne vous reste plus qu’à vous y mettre.

Etape 4 : se concentrer !

Pour terminer, vous devez faire preuve de discipline pour échapper à toutes ces tentations vous éloignant continuellement de votre but.

Ce sont principalement les urgences, en fin de compte pas si importantes, qui menacent votre quiétude et votre vue d'ensemble de ce qui est essentiel et ce qui l'est moins. En effet, celles-ci réclament toute votre attention, mais cela ne veut pas dire qu’elles la méritent pour autant.

Exemple ? Les e-mails ! Vous en recevez une quantité astronomique, et ce en permanence. Ils vous distraient de vos occupations qui, de leur côté, sont réellement utiles. Répondre aux emails est certainement une tâche qui peut être effectuée à la maison ou plus tard dans la journée.

Ce n’est donc pas une raison pour que cette activité grimpe en haut de votre to do list. Ne vous laissez pas détourner de vos tâches lors de la réception d'un nouveau message, et concentrez-vous sur vos priorités. Au bout d’un moment, traiter vos e-mails apparaîtra de toute façon en haut de votre liste.

(EH) (SC) 

Alexander Keehnen est un expert en environnement du travail et une référence en termes de management du stress au travail. Son livre "A bas le stress au bureau" donne une méthode simple et détaillée pour venir à bout du stress professionnel.