Pour une gestion optimale du temps, vous devez pouvoir vous demander à tout moment de la journée : "Est-ce que je rentabilise au maximum mon temps en effectuant cette tâche ?"
L'exigence principale pour être en mesure de répondre à cette question est de disposer d'une liste avec tout ce que vous devez faire au cours de la journée. Qu'est-ce qui doit absolument être fait maintenant, faute de quoi mon entreprise se retrouverait dans le pétrin ? Que faire pour avancer efficacement et atteindre mes objectifs préalablement fixés ?
Assurez-vous d'avoir en permanence une vision précise sur l'entièreté de vos tâches. Vous pourrez ensuite choisir celles auxquelles vous octroierez votre temps précieux.
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La dernière tâche qui clôture votre journée de travail doit être la planification de vos activités du lendemain. Quelles réunions sont-elles prévues et, le cas échéant, que devez-vous préparer pour celles-ci ? Combien de temps devez-vous garder en réserve pour les imprévus qui surgiront soudainement ? Et enfin, que vous reste-t-il pour mener à bien vos différentes missions et à quels points de votre to-do list souhaitez-vous donner priorité ?
Cette manière de procéder présente deux avantages. Tout d'abord cela réduit votre niveau de stress car vous pouvez travailler sereinement sur les tâches que vous avez choisies. Ensuite, vous pouvez déjà inconsciemment réfléchir à ce que vous ferez le lendemain. Il y a donc plus de chances pour que des idées géniales surgissent quand vous prenez la route, êtes sous la douche ou chez vous à la maison !
Extra : Comment faire face à des délais imprévus ?
Le bilan hebdomadaire est une thématique abordée par David Allen, expert en gestion du temps. Chaque vendredi après-midi, prenez une demi-heure pour mettre votre to-do list et votre agenda à jour pour la semaine prochaine.
Vous serez certain d'être sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs. Envoyez-vous des rappels relatifs à vos futures missions, réévaluez l'importance des tâches que vous devez effectuer et pensez activement à la manière dont vous finaliserez vos projets en cours d'exécution.
Si vous parvenez à mener ces trois activités de front, votre productivité atteindra des sommets et vous deviendrez un véritable ninja de la gestion du temps !
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(eh/ak) Alexandre Keehnen est chef des opération pour l'agence de voyage Tinker et donne des workshops au sujet de l'autogestion.
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