3 étapes pour partir en vacances sans stress

Avant de partir, vous devez travailler deux fois plus pour tout terminer. De retour, c’est agité voire même angoissé que vous ouvrez votre messagerie pour prendre connaissance de ce qui s’est passé au bureau pendant votre absence.

Nous avons tous des défis à relever au travail. Souhaitez-vous pour une fois rendre les choses plus faciles ? Suivez donc ces 3 étapes.

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Informer ses collègues avant le départ

Faites savoir autour de vous que vous partez bientôt. Envoyez par exemple un mail une semaine avant vos congés avec un message du type 'Je suis bientôt en vacances. Faites-moi rapidement savoir si vous avez besoin de moi pour tel ou tel sujet.'

Généralement, les collègues aiment savoir lorsque vous partez car il arrive trop souvent que quelqu’un se retrouve dans une impasse dans l’évolution de son travail quand il prend connaissance de l’absence inattendue de la personne dont il a besoin.

Et puis, votre message est positif : 'Je vous aiderai volontiers'. Cependant, vous communiquez également autre chose : 'Pendant cette période, n’attendez rien de moi'. Vos collègues n’auront pas l’occasion de vous contacter pendant vos congés. Le travail sera réparti entre eux.

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Ranger avant de partir

Si vous êtes un travailleur intellectuel, vous tenez probablement une To-do list vous évitant d’oublier n’importe quelle promesse grâce à un système infaillible que vous avez mis au point. Dans votre agenda, vous pouvez voir les autres activités ou réunions planifiées pendant votre absence. Environ une semaine avant votre départ, déterminez quelle tâche pourrait poser problème (à vous ou à l'organisation) si elle n'était pas terminée avant vos congés. Si vous en trouvez, ajoutez un point d’exclamation devant la tâche concernée et planifiez immédiatement du temps dans votre agenda afin de l’achever avant votre départ.

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De retour, se concerter avant d’agir

Il est très tentant de consacrer votre premier jour au traitement de vos e-mails. Beaucoup le font d’ailleurs. Mais pour quel compte ? Le faites-vous parce que cela aide votre employeur ou vos collègues, ou plutôt parce que vous voulez ressentir le sentiment agréable d’être à jour ? Lire et répondre à vos messages est naturellement une des tâches vous attendant à votre retour mais ce n’est pas la seule. Et c’est très vraisemblablement loin d’être la plus importante.

Avant d’effectuer quoi que ce soit à votre retour, suivez donc les étapes suivantes :

• Demandez à votre responsable ou à vos collègues proches sur quelles urgences il est attendu que vous avanciez aujourd’hui. Notez-les sur une To-do list de manière à ce qu'elle apparaissent immédiatement tout en haut.
• Scannez vos e-mails relatifs aux dossiers importants. Attention donc aux lettres capitales, aux signes de ponctuation et à des mots comme 'important' ou 'urgent' (inscrivez-les en grands caractères, ou suivis de signes de ponctuation). Notez les tâches importantes sur votre To-do list.

Vous pouvez à présent vous mettre au travail. Commencez par les tâches situées en haut de votre liste et achevez-les dans un premier temps. Ensuite, le classement de votre mailbox apparaîtra rapidement, mais il ne s'agit bien évidemment pas d'une priorité.

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Vous le verrez, c'est de cette manière que vous pourrez travailler dans le calme parce que vous saurez que vous avez agi par priorités. Vos collègues seront satisfaits que vous soyez de retour et que vous montriez à nouveau combien vous êtes précieux. Les e-mails sont une autre menace en termes d’efficacité. Heureusement, il existe des habitudes relativement simples pour vous éviter de tomber dans les pièges les plus courants.

(sc/eh) Source : www.emailopkantoor.nl