14 conseils pour gagner du temps en gérant mieux votre agenda

Malheureusement, un jour ne compte que 24 heures. Soit 86 400 secondes. Pas une de plus ni une de moins. "Nous cherchons comment parvenir à en faire plus possible en une journée", explique Sabine van Meenen, "Mais la gestion du temps ne marche pas. Vous ne pouvez pas gérer le temps. Nous pouvons par contre choisir comment nous le remplissons au jour le jour."

"Si souvent, nous manquons de temps, c’est parce que nous n’utilisons généralement pas correctement notre agenda. Nous planifions trop de rendez-vous sur une journée ou les espaçons trop les uns des autres. En utilisant mieux votre agenda, vous aurez une vue plus claire sur votre journée et gagnerez du temps."

Sabine van Meenen coache les entrepreneurs pour les aider à atteindre de meilleurs résultats, parce qu’à cette fin, ils doivent travailler plus dur. Beaucoup de ces conseils et astuces sont également applicables aux employés.

Le stress provient de notre angoisse d’oublier quelque chose

Vous avez aussi tant de choses à faire auxquelles vous n’arrêtez pas de penser ? Des choses que vous ne pouvez certainement pas oublier, comme par exemple un rendez-vous ou une idée de génie ?

"Nous sommes stressés parce que nous avons tant de choses à penser. Ce stress que nous ressentons est une forme d’angoisse à l’idée que nous pourrions oublier quelque chose. Il est scientifiquement prouvé que notre mémoire à court terme peut retenir 5 à 7 éléments."

"Auparavant, nous avions moins de choses à penser. Depuis le développement d'internet, il y a de plus en plus de stimulations quotidiennes à gérer comme par exemple des emails, des infos en ligne, Facebook, Twitter, mais aussi des appels téléphoniques, des sms,... Ce qui fait une moyenne de 50 000 pensées par jour ! Heureusement, dans 95% des cas, celles-ci sont inconscientes."

Gagnez du temps en gérant mieux votre agenda. 14 conseils :

1. Utilisez un agenda

Tant pour vos rendez-vous privés que d’affaires. Vous serez ainsi garanti qu'il n'empiètent pas les uns sur les autres.

2. Votre agenda n’est pas une to-do list

Vous n’utiliserez votre agenda que pour la date et les éléments liés au temps, comme par exemple une activité de réseautage à un jour donné, une visite chez un client, des deadlines, votre heure de sport hebdomadaire, un rendez-vous chez le médecin, des congés scolaires. Attention, beaucoup l’utilisent comme to do list mais ce n’est pas à cela que cela sert.

Ne l’utilisez donc pas comme liste de courses ou d’idées. Pour ce faire, vous établirez des listes de tâches séparées car, pour celles-ci, l’important est moins de déterminer précisément quand vous y travaillez que le fait qu’elles doivent être achevées dans tel ou tel délai.

Supposons qu’il soit indiqué dans votre agenda d’exécuter une tâche le mardi. Une fois que cette ‘obligation’ est passée (le mercredi), vous ne l’apercevrez plus, même si vous n’êtes pas en ordre à ce sujet. En l’intégrant dans une to-do list, ce dossier en cours y restera jusqu’à ce que vous l’ayez coché de celle-ci.

3. Suivez votre agenda et osez dire non

Un mail ou un coup de téléphone retentit, et un collègue vient camper devant votre bureau… Il est tentant de s’en occuper directement et de lui donner tout de suite l’attention qu’il réclame. Naturellement, il est facile de s’acquitter rapidement de petits détails, comme répondre à un coup de fil ou à un e-mail bref. Si vous sautez continuellement sur tout ce qui arrive, vous travaillerez en pilote automatique. Et ce n’est pas sain pour vous-même.

Comment travailler moins dur et gagner du temps ? "Refuser certaines choses, c’est comme si on les rejetait, cela donne un sentiment de culpabilité. N’oubliez pas qu’il s’agit de refuser une tâche, un projet ou un rendez-vous. Cela n’a rien à voir avec la personne elle-même. Dire non à quelqu’un d’autre, c’est se dire oui à soi-même. Et si vous dites toujours oui et que vous faites beaucoup de promesses aux autres, vous vous sentirez nerveux, ce qui est nocif à long terme", raconte Sabine van Meenen.

4. Planifiez tout ce que vous voulez faire

Pour bien commencer votre journée, il est important de planifier tant vos activités professionnelles que privées. Vous pouvez par exemple dresser chaque soir une liste de toutes les choses que vous devez exécuter le lendemain. Vous serez ainsi productifs dès votre arrivée au bureau.

5. Déterminez vos priorités

N’exécutez pas vos tâches selon l’ordre dans lequel vous les avez reçues. Tâchez de planifier votre travail en fonction de son importance. Vous éviterez ainsi d’avoir tout à coup à terminer un dossier inachevé le jour de la deadline. Parcourez votre to-do list et ordonnez-la selon l’importance et l’urgence des différents éléments. Commencez votre liste avec ce qu'il y a de plus difficile.

6. En premier lieu, les objectifs réalistes

Veillez à garder un planning réaliste. Prévoyez assez de temps et un peu de marge, de manière à être moins soumis à la pression. Et puis, vous étonnerez votre patron si vous livrez un dossier avant la deadline fixée. Enfin, lorsqu’il arrive quelque chose d’inattendu, vous pouvez y pallier sans qu’un autre de vos dossiers n’en soit menacé.

Chacun a un rythme de travail bien à lui. Certains ont plus facile à se concentrer le soir tandis que d’autres sont plus du matin. Planifiez les tâches complexes à des moments où vous êtes le plus productif. Réservez des moments où vous êtes moins efficace pour l’exécution de tâches plus faciles.

7. Fixez des rendez-vous géographiquement proches les uns après les autres

Vous diminuerez ainsi votre temps de déplacement. Calculez vos trajets en fonction des files possibles vers vos lieux de rendez-vous. Soyez réaliste. Beaucoup d’entre nous planifient trop de rendez-vous sur une journée ou les organisent trop espacés les uns des autres.

8. Notez l’adresse et le numéro de téléphone de votre rendez-vous dans votre agenda.

Notez vos rendez-vous dans votre agenda au bon jour et à la bonne heure. Ecrivez le nom et le numéro de téléphone de votre personne de contact, le sujet, l’adresse où le rendez-vous se tiendra et l’heure de fin. Rien de plus énervant que de devoir chercher ces informations juste avant le rendez-vous, ou pire encore, lorsque vous êtes en train de rouler.

9. Utilisez des catégories (couleurs)

Avec les catégories de couleurs ou des titres Outlook, vous aurez une vue synthétique de votre agenda. Les réunions (éventuellement de couleur différente si le meeting est interne ou externe) ou les évènements privés reçoivent chacun une autre couleur. Un agenda clair et synthétique est plus agréable à utiliser, même si la semaine est très chargée. Vous gardez ainsi la vue sur tout ce que vous devez réaliser.

10. Regroupez vos tâches

Vous avez certainement beaucoup de petites tâches qui vous attendent. Un coup de fil pour confirmer un rendez-vous, des réponses à un mail en attente, des dossiers à classer… Regroupez toutes ces tâches, vous aurez ainsi le sentiment d'avoir bien avancé en achevant une série de petites corvées. Exemple : il est très facile de passer 3 coups de fils les uns après les autres, bien plus que si vous devez les effectuer à divers moments de votre journée.

11. Apprenez à travailler avec un agenda électronique

C’est si pratique. Vous ne devez plus rien souligner ni barrer. Vous glissez simplement les rendez-vous à déplacer à un autre jour. Votre agenda est synchronisé avec votre Smartphone, votre tablette et votre pc, de manière a toujours avoir toutes les données utiles à portée de main.

12. Partagez votre agenda

Partagez votre agenda entre les collègues avec qui vous collaborez étroitement. Exemple : quelqu’un téléphone pour fixer une réunion et vous êtes absent. Votre collègue note que vous devez le rappeler. Vous lui téléphonez mais il n’est pas là. Vous laissez un message sur son répondeur. Il rappelle mais atterrit sur votre messagerie. Vous reconnaissez ce scénario ? Ce serait tellement plus facile si votre collègue qui avait réceptionné le premier appel avait pu consulter votre agenda et fixer le rendez-vous, n’est-ce pas ?

13. Faites une liste de tâches, et dissociez-la de votre agenda

Beaucoup travaillent sans to-do list. Cela vient du fait qu’il y aurait bien trop d'éléments à inscrire sur une telle liste. Si vous en établissez une avec 70 tâches, vous serez vite découragé. Ce n’est pas de cette manière que vous pourrez choisir par quoi vous désirez commencer.

Une tâche est reliée à une action. Ce n’est pas un projet qui demande plusieurs étapes comme l’organisation d’une journée porte-ouverte, la création d'un site internet, etc. Une commande que vous devez encore exécuter ou un coup de fil à donner sont des tâches à noter directement sur votre to-do list. Ainsi vous ne les oublierez pas.

Des livres que vous voudriez lire ou des voyages que vous souhaiteriez encore réaliser, une idée pour l’un ou l’autre événement ? Notez-les dans une liste avec des informations destinées à plus tard. Pas dans votre agenda.

14. Contrôlez votre planning de la semaine le vendredi après midi

Vérifiez votre agenda chaque soir. Vous aurez une bonne vue sur vos activités du lendemain. Contrôlez votre planning de la semaine le vendredi après-midi. Est-il tenable ou vous avez planifié trop de rendez-vous ? Déplacez-en alors quelques-uns.

(EH) (SC) Source : Sabine van Meenen