10 conseils pour conclure de meilleurs accords

Au sein des organisations, certains départements et individus reprochent parfois que les engagements pris ne sont pas respectés. En même temps, il n’est pas toujours facile de savoir précisément qui a convenu quoi et avec qui. Il peut être soi-disant question d’un accord, alors que d’autres n’ont pas le sentiment de s’être engagés.

Nous avions tout de même convenu ceci ?

"Si vous voulez collaborer avec d’autres personnes, vous ne pouvez le faire sans vous engager. Les accords veillent à ce que chacun connaisse l’objectif de la mission. Cela permet de pouvoir compter sur les autres et de savoir ce qu’ils attendent de vous", entame Frank van Marwijk, expert en communication corporelle et non verbale.

"Dans toute collaboration, l’idéal est que les gens respectent leurs promesses. Il n'y a rien de plus déroutant que de voir une personne dire quelque chose mais en réalité faire tout autre chose".

Certains n’ont pas besoin de contrat

Les accords aident à mettre les choses au point. Mais ils ne sont pas identiques dans toutes les situations ni pour tout le monde.

"Certains préfèrent avoir le plus de structure possible dans leur travail. Pour ce faire, ils conçoivent les arrangements les plus clairs possibles, une manière selon eux d’éviter les mauvaises surprises. Il s'agit d’individus se reposant toujours sur des accords, des conventions ou des protocoles. Ces éléments deviennent des règles rigides mais, parfois, certains de ceux-ci sont maintenus sans que personne n’y voie encore la moindre utilité."

D’autres ne sont pas friands de contrats rigides et préfèrent avoir davantage de marge de manœuvre dans leur travail. Des accords trop stricts nuiraient à leur créativité et à leur sens de l’initiative. "Ce sont des individus n’aimant pas les conventions parce qu’ils sont d’avis qu’ils doivent pouvoir adapter leur méthode de travail à la situation telle qu'elle se présente à eux. Ils aiment pouvoir agir selon leurs idées et s’engagent dans des accords leur laissant de l'espace pour se retourner si nécessaire", détaille Frank van Marwijk.

"Les accords peuvent avoir une valeur ou une signification différente selon les individus. Pour les uns, un accord est une règle inviolable, pour les autres, il s'agit juste d'une direction donnée. Un accord n’est pas toujours une convention avec consentement mutuel".

"Les engagements peuvent aussi être mal interprétés. Enfin, une mauvaise communication, des intérêts personnels, de la paresse face au changement ou de la méconnaissance expliquent aussi que des contrats soient violés."

10 conseils pour de meilleurs contrats

1. Demandez-vous s’il est bel et bien question d’un contrat proprement dit

Un accord est une convention mutuelle. Il n’en est question que si les différentes parties en sont informées et y ont adhéré. Dans un cas contraire, la confusion est assurée. Veillez à ce que chacun soit correctement informé. Un petit mail suffit. Vérifiez aussi que les accords pris soient clairs pour tout le monde, et donnez à chacun la chance d’exprimer son avis sur cet engagement.

2. Accord mutuel

Parfois, les accords sont imposés de manière très unilatérale. Imaginez un père disant à son fils adolescent : "Convenons que tu dois être de retour à la maison avant 23 heures !". Il se peut que le fils remette le sujet sur le tapis par la suite : "Je n’ai rien convenu avec toi !". Un accord est en effet une convention établie par consentement mutuel. Ici, aux yeux du fils, il n’est aucunement question d’accord.

Ce genre de confusion se produit également sur le lieu de travail. Pas seulement quand les managers imposent de manière dictatoriale à leurs collaborateurs de s’engager sur quelque chose, mais même lorsque les conventions sont établies de manière plus démocratique. Par exemple au sein d'une équipe composée de travailleurs à temps partiel se relayant les uns à la suite des autres. Il est rare que toute l’équipe soit présente en même temps et, en cas de réunion, il se peut qu'une autre équipe que celle de la réunion précédente soit autour de la table.

Celle-ci doit alors décider de propositions faites par d'autres personnes. Dans ce cas, prendre des engagements peut s’avérer difficile. Il n’empêche que c’est à l’équipe présente à ce moment-là que l’on demande de trancher. Mais cela ne va pas de soi, des accords pris par une partie de l’équipe seulement sont imposés à tout le monde. Rien d’étonnant à ce que certains d'entre eux ne soient pas ou peu respectés, voire rediscutés en permanence. Il y aura toujours des personnes qui seront d’avis que l’on ne peut pas vraiment parler d’accord.

3. Aménagez des moments de retour pour les travailleurs à temps partiel

Vous tenez à ce que tous les collaborateurs se conforment aux décisions prises ? Veillez dans ce cas à prévoir des moments de concertation où tout le monde a l’occasion de participer. Vous éviterez ainsi que des conventions soient signées par des personnes n’y ayant aucunement contribué. Les individus participant aux accords seront nettement plus impliqués, et certains en deviendront de véritables piliers.

4. L’accord est-il clair ?

Que l’accord soit imposé ou établi de manière démocratique, il est important que chacun comprenne de quoi il en ressort. Parfois les accords se limitent à de vagues formulations. On stipule par exemple que les collaborateurs doivent désormais travailler de manière plus structurée. Ou il est "convenu" que les objectifs doivent être mieux poursuivis. Mais que cela signifie-t-il exactement ?

Les collaborateurs ne comprennent souvent que vaguement ce qui est attendu d’eux, mais personne ne le sait avec précision. C’est un peu la même chose qui se produit lorsqu’un médecin convient avec son patient qu’il doit faire davantage d’exercice physique. A priori, l’accord semble évident. Si vous demandez au patient s’il comprend ce que son médecin veut dire, il vous le confirmera.

Pourtant un tel arrangement amènera, semble-t-il, à moins de changements de comportement que si l’accord avait clairement stipulé ce que le patient devait faire. En d’autres mots, si le médecin dit à son patient qu’il doit courir 30 minutes par jour, il sera plus incité à s’y résoudre que lorsque le médecin se contente de lui dire qu’il doit bouger. Nous avons tendance à ne pas toujours convertir l’accord en actes précis.

5. Penchez-vous sur l’utilité de l’accord

Certaines conventions ne font que poser des limites ou des restrictions. Souvent, elles apparaissent simplement parce qu’il faut un minimum de structure à certaines personnes. On peut dès lors se poser la question si de tels accords ont vraiment de la valeur ? Ne prenez pas d’engagement fixe sur des éléments qui coulent de source, et encore moins sur un travail nécessitant de créativité ou de la flexibilité. Si vous fixez un accord, prévoyez également des exceptions éventuelles.

6. Définissez les situations pour lesquelles s'appliquent le contrat

Les accords doivent être clairs en matière de communication et de distribution des tâches. Il arrive parfois que des situations échappent à la règle. En les analysant de plus près, vous pourrez vérifier si l’accord passe ou ne passe pas à côté de son objectif. L’idéal consiste en des accords valables sur plusieurs aspects, reprenant la même structure et laissant une certaine marge de manœuvre. Listez les situations exceptionnelles échappant à l’accord. Aménagez des possibilités de concertation pour revoir une règle éventuellement trop contraignante.

7. Evaluez les accords existants

Certains individus prennent des médicaments pour soigner des douleurs dont ils ne souffrent plus depuis longtemps, d’où l’intérêt pour le médecin de revoir l’efficacité de l’usage médicamenteux au lieu de répéter les mêmes prescriptions. Il en va de même pour les conventions : elles doivent garder leur utilité si l’on veut les maintenir. La situation peut changer, à savoir de nouveaux membres du personnel ou une autre façon de voir les choses…

Certains accords restent pourtant inchangés. Les anciennes conventions peuvent parfois perdre de leur consistance ou de leur utilité, et l'on n’y accorde plus aucune attention. Dans ce cas, celles-ci méritent d’être revues voire supprimées, ce qui donnera plus de crédibilité aux nouvelles mesures.

8. Formulez des accords très concrets

Il en est de même pour les objectifs, tout flou ou toute zone d'ombre dans les accords est nuisible. Posez clairement ce qui est attendu, et traduisez-le en actions concrètes.

9. Classez les accords ayant été pris

Veillez à rendre l’ensemble des accords disponibles, sur papier ou sur un serveur. Ainsi, chaque personne impliquée sait, en toute transparence, ce qu’elle doit faire et peut si nécessaire se référer à des documents écrits. En outre, cela procure une vue d’ensemble : quels types d’accords sont pris ? Y en a-t-il de trop ? Sont-ils trop compliqués, inutiles, superflus ?

10. Soyez attentif à la réalisation des accords

Des travailleurs n’ayant pas assez de reconnaissance au bureau seront plus tentés d’échapper aux conventions en vigueur. Evaluez régulièrement la bonne exécution de celles-ci et étudiez d’abord ce qui fonctionne. Valorisez ceux qui respectent les accords, car cela ne va pas toujours de soi.

(EH) (SC) (MR) Frank van Marwijk est expert en langage corporel et en communication non verbale. Il possède son propre bureau de formation et de conseil : Bodycom Communication Corporelle.