Wat met e-mail van ontslagen collega?
Wanneer iemand een organisatie verlaat of wordt ontslagen, wat te doen met e-mails die (nog) op zijn of haar professionele e-mailadres terechtkomen?
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de privacy-waakhond in ons land, raadt bedrijven (en IT-afdelingen) aan om de mailbox van een werknemer - die zijn functie heeft verlaten - meteen te blokkeren.
Daarnaast suggereert de GBA om een automatisch bericht in te stellen zodat alle toekomstige verzenders op de hoogte worden gebracht van het feit dat de werknemer zijn functie heeft verlaten, en dit gedurende een beperkte periode (meestal 1 maand). Na deze periode wordt de mailbox best verwijderd. In geen geval kan het professionele e-mailadres op naam van een voormalige werknemer worden gebruikt.
Boete van 15.000 euro
De GBA nam dit standpunt naar aanleiding van een klacht van een CEO van een familiebedrijf, die samen met enkele collega’s werd ontslagen. Waarna nog hun professionele e-mailadressen actief bleven. In het geval van de CEO was dat zelfs meer dan twee en een half jaar na zijn vertrek nog het geval. De GBA legde het betreffende bedrijf voor dit alles een boete van 15.000 euro op.
E-GIDS: Het ontslag volgens de letter van de wet
(William Visterin)
