Wat is een forfaitaire onkostenvergoeding?

Alle inkomsten die de werknemer verwerft uit arbeid in dienst van een werkgever (rechtstreeks of onrechtstreeks) vormen in pincipe een belastbare bezoldiging.

De grote uitzondering hierop zijn de vergoedingen betaald door de werkgever aan de werknemer 'tot terugbetaling van werkelijke uitgaven die aan de werkgever eigen zijn'.

De hamvraag is 'kan men zonder meer een forfaitair bedrag toekennen aan een werknemer?'

Fiscaal

Bedrijfsuitgaven die normaal ten laste vallen van de werkgever, maar die door de werknemer worden voorgeschoten en aan deze laatste worden terugbetaald, worden beschouwd als kosten eigen aan de werkgever.

De administratie is niet tevreden met de loutere vaststelling dat een kost gebeurt voor rekening van de werkgever om te besluiten dat die kost eigen is aan de werkgever en dus belastingvrij zou zijn. Van een belastingvrije vergoeding kan enkel sprake zijn wanneer deze vergoeding ook effectief werd aangewend voor dergelijke kosten.

CHECK: Welke beroepskosten kan ik aftrekken van de belastingen?

In veel gevallen worden de eigen kosten van de werkgever op een forfaitaire wijze vergoed. Met de fiscus kan eventueel een akkoord worden gesloten over het aanvaardbaar bedrag van de representatievergoedingen.

Indien door de werkgever een forfaitaire kostenvergoeding bepaald wordt, is het belangrijk dat een onderbouw voor dergelijke vergoeding voorhanden is. Zo zal het belangrijk zijn een overzicht beschikbaar te hebben van de werknemerspopulatie (vb. 60% bedienden, 20% gewone kaderleden, 15% hogere kaderleden en 5% directie) aan wie kosten vergoed worden. Verder dienen aan elke categorie specifieke kosten worden toegewezen (oa. Afschrijving van computer-, kantoor- en telefooninvesteringen, onthaalkosten, lidmaatschap verenigingen, parkingkosten, edm.). Tenslotte moeten de diverse kosten worden geraamd met een onderscheid naar functie activiteit, verantwoordelijkheid, opleiding, impact op beleid, enz.

Met betrekking tot de raming van de kosten is het aanbevelenswaardig een steekproef te doen (per toegekend bedrag) en te vragen aan één van de betrokkenen gedurende bij voorbeeld een periode van 3 maanden alle bewijsstukken bij te houden. Dit laatste kan dan als basis dienen voor de bepaling van de hoogte van de kostenvergoeding. Uiteraard kunnen kosten die geacht worden gedekt te worden door een forfaitaire terugbetaling niet tevens vergoed worden voor hun werkelijk bedrag via een onkostennota.

ONTDEK: Wat is een representatievergoeding en wie krijgt ze?

De fiscale administratie is gerechtigd aan de werkgever het bewijs of de onderbouw te vragen van de toegekende kostenvergoeding. In deze context is het belangrijk te noteren dat, indien het bewijs niet geleverd kan worden, of indien de onderbouw als niet voldoende beschouwd wordt, de fiscus gemachtigd is vooreerst het toegekende bedrag te belasten als een bezoldiging in hoofde van de werknemer en bovendien aan de werkgever een aanslag 'geheime commissielonen' op te leggen. Immers in dergelijke situatie is de toegekende kostenvergoeding niet correct opgenomen op de loonfiche. Het tarief van dergelijke aanslag bedraagt 309%.

Sociaal

Ook wat betreft de sociale zekerheid geldt een vrijstelling van bijdragen voor bedragen die gelden als terugbetaling van kosten die ten laste vallen van de werkgever. Een duidelijke definitie van het begrip 'kosten eigen aan de werkgever' ontbreekt evenwel in het sociale zekerheidsrecht.

Opdat de bedragen die gelden als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever uit het loonbegrip (en dus uit de onderwerping aan sociale bijdragen) gesloten zouden worden is vereist dat het gaat om werkelijke kosten die inherent zijn of het gevolg zijn van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en dat zij ten laste vallen van de werkgever. Om te weten welke kosten ten laste van de werkgever zijn, bestaat geen vast criterium. Men zal dus dienen te kijken naar de arbeidsrelatie tussen beide partijen en naar de daaruit voortvloeiende verplichtingen. Het is belangrijk te noteren dat de RSZ-administratie zich niet noodzakelijkerwijze dient te houden aan de fiscale kwalificatie van de vergoeding.

In ieder geval zal de werkgever aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming moeten kunnen aantonen. Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn kan men forfaitair ramen, maar het forfait zal moeten kunnen verantwoord worden.

In de praktijk worden kostenvergoedingen vaak forfaitair begroot. Dit gebeurt meestal wanneer deze kosten moeilijk begroot kunnen worden of men een uitgebreide administratie wenst te vermijden. Een forfaitaire vergoeding is dus niet verboden, zij moet echter in redelijke verhouding staan tot de grootte van de reële kosten. Zelfs indien aan die voorwaarden wordt voldaan behoudt de RSZ zijn volledige beoordelingsvrijheid wat impliceert dat zij een vergelijking kan maken tussen de forfaits en de werkelijke uitgaven.

Conclusie

Bij de invoering van een systeem van forfaitaire kostenvergoedingen is het bijgevolg aanbevelenswaardig een goede overeenkomst te maken en een dossier op de bouwen waarin duidelijk blijkt welke onkosten vergoed worden en welke criteria bij de begroting gehanteerd worden.

Jan Vanthournout en Bart Bekaert (Consultants Tax & Legal, SD Worx) i.s.m. SD WORX