Vijf tips voor een inhoudelijk goede out of office

Als je letterlijk enkele dagen 'out of the office' gaat zijn, zorg dan dat jouw respondenten dat ook weten. In dit artikel geven we enkele tips over wat er zeker in je bericht moet staan.

1. Zeg waarom je weg bent en hoelang

Geef in je out of office bericht duidelijk aan waarom je er niet bent. Je moet hierin natuurlijk niet in detail gaan over je reisplannen. “Ik ben eerst twee dagen in de Ardennen, daarna rijden we door naar Frankrijk en we maken de vakantie af met familie op een camping in de Provence" is too much information. Laat ook weten hoe lang je afwezig zal zijn. Het maakt voor je klant een groot verschil of dat 1 dag is of 14 dagen. Communiceer ook duidelijk wat de klant ondertussen kan doen.

2. Bied service en alternatieven

Als je jouw out of office instelt, geef dan ook naar wie de klant zich tijdens jouw verlof kan wenden. Probeer hierbij duidelijk te zijn en zo positief mogelijk. "Voor dringende vragen neemt u contact op met collega X" schrikt je lezer vaak af. Hij of zij zal dit lezen als "Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg". Schrijf liever: "Collega X of afdeling Y helpt u tijdens mijn afwezigheid graag verder". Verwijs je naar een collega, zet daar dan een naam bij en een rechtstreeks telefoonnummer of e-mailadres.

3. Lees je je e-mail of niet?

Tegenwoordig kun je je e-mail overal lezen, ook op vakantie. Sommige mensen gaan er dan ook vanuit dat je dat sowieso doet en bij dringende zaken toch zal antwoorden. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (de beste tip van allemaal), zet dan duidelijk in je automatisch bericht dat je je mail niet leest tijdens die periode.

4. Maak je bericht persoonlijk

Ook aan een automatisch verzonden out of office-reply kun je een persoonlijk tintje geven. Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting. Humor mag. Wat voor tintje je exact toevoegt aan je out of office bericht, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat past bij het bedrijf.

5. Stel je out of office tijdig in

Veel mensen stellen hun out of office pas last minute in. Op dat moment ontbreekt de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-tekst. Het is sowieso een goed idee om twee of drie dagen van tevoren je out of office al aan te zetten. Zo voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei taken moet afhandelen.

PRAKTISCH: Hoe stel je je out-of-officebericht in?

Out of office voorbeelden

Neutraal out of office message

Beste klant,
Ik ben van 21 september tot en met 2 oktober met vakantie en kan mijn mails niet lezen. Tijdens mijn afwezigheid kunt u met alle vragen terecht bij mijn collega Shirley Teerlinck op het nummer 02/304.78.45.
Vriendelijke groeten,

Formele out of office

Geachte heer/mevrouw,
Dank u wel voor uw bericht. Van 21 september tot en met 2 oktober kan ik u helaas niet verder helpen. Tot die tijd kunt u terecht bij mijn collega Shirley Teerlinck op het nummer 02/304.78.45. Indien uw vraag tot na 2 oktober kan wachten, neem ik uiteraard graag persoonlijk contact met u op.
Nog een prettige dag. Met vriendelijke groet,

Persoonlijke of grappige out of office berichten

Beste klant,
Tot en met 2 oktober ben ik met vakantie. Ik probeer nog wat zon te vangen in het zuiden en kan mijn mails niet lezen. Mijn collega Shirley Teerlinck helpt u tijdens mijn digitale detox graag verder op het nummer 02/304.78.45. Ik ben – hopelijk met een kleurtje – terug op kantoor op 5 oktober.
Vriendelijke groeten,

LEES OOK: 10 tips om optimaal van je vakantie te genieten

(pm) - Bron: www.hi-re.nl