Hoe strikt zijn de regels rond telewerk?

Werk je weleens vanuit je eigen huis of ben je altijd op kantoor? Sinds de pandemie is dat een vraag die we aan vrijwel elke bediende kunnen stellen. Niet iedere werkregeling is echter dezelfde.

Definitie

“Allereerst moet je een onderscheid maken tussen thuiswerken en telewerken”, legt Sophie Vantomme uit. “Thuiswerk of huisarbeid in strikte zin is arbeid die een werknemer thuis verricht zonder onder het toezicht of de rechtstreekse controle van de werkgever te staan. Een job waar geen informatietechnologie voor noodzakelijk is, eigenlijk. Denk maar aan iemand die thuis inpakwerk doet.”

Factcheck: Kan je thuiswerk contractueel vastleggen?

Deze groep vormt maar een klein percentage van de mensen die vanuit eigen huis werken, want IT is bij de meeste een must. “Telewerk is een specifieke vorm van huisarbeid, waarbij de werknemer gebruik maakt van IT. Bij telewerk moeten we nog een verder onderscheid maken tussen occasioneel telewerk en structureel telewerk. Voor dat eerste hebben we een wettelijk kader sinds 2017."

"Het gaat daarbij om incidentele momenten waarop werken vanuit huis een must is vanwege overmacht of persoonlijke redenen. Je komt bijvoorbeeld terug van vakantie en ontdekt dat er een lekkage is geweest in je huis, waardoor je een dag thuis moet blijven voor de vakmensen die gaan langskomen om het lek te dichten. Je kunt dan aan je werkgever vragen of je die dag thuis mag werken, als je job dat toelaat tenminste. Structureel telewerk daarentegen, is een regelmatige herhaling van het telewerken. Daar hebben we al een kader voor sinds 2005.”

Ontdek: Hoe productief zijn thuiswerkers?

Wederzijdse goedkeuring

Het basisprincipe van dat wettelijke kader is dat structureel telewerken een vrijwillig karakter heeft. Het is dan ook geen recht van de werknemer en geen plicht van de werkgever.

Sophie: “Om die reden is structureel telewerk alleen mogelijk als er een schriftelijk akkoord is tussen de werkgever en de werknemer over het telewerk en hoe het er concreet uit zal zien. Als het een werknemer is die al in dienst is, moet dat akkoord de vorm aannemen van een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Het akkoord is erg belangrijk. Het betekent ook dat je niet zomaar iets aan die overeenkomst kunt veranderen, daar heb je van beide kanten goedkeuring voor nodig.”

In het wettelijke kader staat onder andere omschreven wat een telewerkakkoord ten minste moet bevatten. Denk maar aan de frequentie van het telewerk en eventuele verdere afspraken daarover, zoals de dagen van verplichte aanwezigheid.

Lees ook: Telewerken in of uit de zon: wat mag en wat moet?

“En daarnaast moet in het akkoord vermeld staan wanneer de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen, de locatie die de werknemer kiest om te telewerken, de vergoeding van bepaalde kosten, wanneer de werknemer een beroep kan doen op technische ondersteuning en ook de eventuele regels over de terugkeer naar de bedrijfslocatie als het telewerk zou stoppen.”

Controleren

En dan is er nog de hoeveelheid controle die een werkgever mag uitoefenen op zijn of haar medewerkers. “Een werkgever heeft altijd het recht om zijn werknemers te controleren en er bestaan ook verschillende tools voor, elk met hun eigen wettelijke regels”, vertelt Sophie.

“Denk maar aan een digitaal prikkloksysteem. Er bestaan ook specifieke procedures als de werkgever zou willen controleren welke weblocaties werknemers wel of niet bezoeken. Maar er zijn wel grenzen, want in dit geval kan het controlerecht van de werkgever botsen met het privacyrecht van de werknemer."

Ontdek: Privacy: wat mag je werkgever controleren? Wat niet?

"Daarom is wettelijk vastgelegd voor welke doeleinden zo’n controle van het internetgebruik mag gebeuren. De controle mag niet verdergaan dan nodig is voor het doeleinde, en de werkgever moet hierover de nodige informatie op voorhand communiceren."

"Als het doel is te controleren of werknemers regels over het gebruik van IT naleven, moeten werkgevers bij constatering van eventuele problemen eerst een bijzondere procedure volgen vooraleer zij de betrokken werknemers mogen identificeren. Medewerkers moeten daarvan op de hoogte zijn, trouwens.”

Hetzelfde geldt voor digitale gegevens over bijvoorbeeld het gebruik van je badge. “Als je werkgever wil inkijken wanneer jij ingecheckt bent geweest, dan moet hij of zij je daar op voorhand van op de hoogte brengen. De gebruiksgegevens van een individuele badge zijn immers persoonsgegevens en dus moet je werkgever de privacyregels volgen. Er bestaan dus diverse veiligheidsmechanismes die een evenwicht brengen tussen het controlerecht van je baas en de bescherming van je privéleven.”

Flexibiliteit opzoeken

Dat er dus wel wat regels en procedures zijn, belet niet dat er ook ruimte is voor flexibiliteit. In een telewerkpolicy kunnen verdere regels en afspraken over telewerk worden opgenomen. Wie voor een groot bedrijf werkt, zal waarschijnlijk sneller met een telewerkpolicy te maken krijgen.

Lees ook: Telewerk verbetert work-life balans

Maar ook kleinere organisaties zijn hierbij gebaat. Zo’n policy vormt het kader voor de individuele overeenkomsten over telewerk, en kan ruimte laten voor soepelheid. Wat moet je doen als je toch een keer wilt afwijken van de overeenkomst met je werkgever?

Sophie: “Als je door overmacht niet op kantoor kunt komen werken, heb je sowieso een goede reden om vanuit huis te willen werken. Je kunt dan aan je werkgever vragen om occasioneel te mogen telewerken. En wil je een keer van telewerkdag wisselen, dan kijk je eerst in je telewerkovereenkomst of de dagen gespecificeerd zijn of niet, en maak je verder de nodige afspraken met je leidinggevende. Als jullie afspraken afwijken van wat er in de schriftelijke overeenkomst staat, zorg je ervoor dat jullie akkoord daarover op papier staat.”

E-GIDS: Thuiswerken op een productieve én gezonde manier

(ZINNIG)