Effectief delegeren in 9 stappen

Enkele algemene tips om effectief te delegeren…

1. Begin met hapklare brokken

Het loslaten van taken doe je best in kleine stappen Je kan dus best beginnen met het delegeren van eenvoudige opdrachten die zonder al te veel moeite uitgevoerd kunnen worden. Op die manier kunnen alle partijen meer vertrouwd raken met de situatie.

Als leidinggevende leer je omgaan met het loslaten van je taken en de medewerker kan stap voor stap de nieuwe verantwoordelijkheden aanpakken.

2. Een foutje? Niet erg!

Voor veel beginnende leidinggevenden is delegeren een echte uitdaging, omdat ze denken dat ze het zelf beter en sneller kunnen. Op de tijd die je nodig hebt om een taak uit te leggen aan de medewerker, had je het misschien al lang zelf kunnen doen. Houd er sowieso rekening mee dat je medewerker fouten gaat maken. Geef deze dan de kans en de tijd om de fouten te herstellen.

Los de problemen niet zelf op, omdat je team anders niets leert. Zeker in het begin is de kans groot dat allemaal wat stroever verloopt dan wanneer jij het zelf zou doen. Tussentijdse evaluaties zijn een goed idee om waar nodig bij te sturen.

3. Neem geen taken terug

De gedelegeerde taak is nu een verantwoordelijkheid van je medewerker. De manier waarop de medewerker deze taak aanpakt om tot het gewenste resultaat te komen, kan verschillen van jouw aanpak. Trap niet in de val door de taak meteen terug te nemen als die niet wordt uitgevoerd zoals jij verwacht of gewenst had.

Een taak mag best uitdagend zijn, dat werkt stimulerend. Je bent daarbij beschikbaar als klankbord, maar je blijft op de achtergrond.

4. Delegeer aan de juiste persoon

Zorg dat je je team door en door kent. Iedereen heeft sterktes en zwaktes. De vraag is dus: aan wie geef je welke opdracht? Zorg er voor dat je het talent en het groeipotentieel stimuleert door de juiste taken en ook de algemene workload aan te passen aan de persoon in kwestie. Op deze manier haal je het beste in je team naar boven.

5. Maak duidelijke afspraken over het resultaat

Maak aan je team duidelijk welk eindresultaat je van de gedelegeerde taak verwacht. De weg ernaartoe kunnen ze zelf uitstippelen. Leg ook uit waarom bepaalde taken of opdrachten hen worden toevertrouwd. Hoe beter je dit toelicht, hoe beter je medewerkers de taken kunnen uitvoeren. Dit stimuleert hun zin voor initiatief en creativiteit, waardoor je medewerkers ook echt kunnen groeien.

Maak wel goede afspraken over het eindresultaat en leg feedbackmomenten vast. Op die momenten kan er teruggekoppeld worden over de behaalde resultaten.

6. Stel een duidelijke deadline

Doelstellingen werken motiverend. Vooral wanneer de teamleden mee kunnen beslissen over het doel en de deadline. Wanneer een deadline van hogeraf wordt opgedrongen kan dit op weerstand botsen. Betrek je medewerkers dus bij het stellen van deadlines voor de taken die hen delegeert. Nodig hen ook uit om die doelstellingen SMART te maken. Hoe specifieker hoe beter.

7. Geef de benodigde bevoegdheid

Je kan niet verwachten dat medewerkers een toegewezen taak of project naar behoren kunnen uitvoeren, zonder dat ze zelf bepaalde beslissingen kunnen nemen. Het is niet de bedoeling dat teamleden voor het kleinste detail bij je moeten aankloppen om toestemming te vragen. Zorg voor een duidelijk speelveld waarbinnen ze hun eigen bevoegdheid hebben. Dit is nu hun verantwoordelijkheid.

Maak duidelijk dat ze eerst zelf nadenken over hoe ze problemen oplossen en niet meteen de oplossing bij jou komen vragen.

8. Zorg dat iedereen op de hoogte is

Als je een personeelslid een aantal taken toevertrouwt, dan is het belangrijk dat de teamleden en andere medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Laat dus aan het team weten dat deze medewerker nu verantwoordelijk is voor een bepaald project.

Maak ook duidelijk dat hij of zij vanaf nu het aanspreekpunt is, zodat je teamleden daarvoor niet meer bij jou komen. Jij komt pas in beeld als ze vast zitten of als er behoefte is aan feedback.

• Lees ook: Zo leer je constructief feedback geven én ontvangen

9. Controle is goed, vertrouwen is beter

Laat je medewerker na de overdacht niet aan het lot over. Het volstaat zeker niet de taak los te laten en te hopen op een goed resultaat. Zorg ervoor dat je bereikbaar bent als er vragen zijn. Je bent de coach en de steun wanneer het minder goed gaat.

Bij een grote taak of langdurig project is het handig om regelmatige opvolgingsgesprekken in te plannen. Zo controleer je de vorderingen. Laat jezelf niet verleiden om ongevraagd of achter de rug te controleren. Vertrouwen tussen leidinggevende en medewerker is immers een belangrijke kernwaarde in de relatie.

(lb) - Meer info: Effectief Delegeren - Starten met leidinggeven