5 succesfactoren voor online vergaderen

“Ik kan weinig begrip opbrengen voor hen die weigeren hun camera aan te zetten. Je trekt toch ook geen juten zak over je hoofd wanneer je naar een fysieke meeting gaat?” (Isabel De Clercq, auteur en consultant)

Naast die online meetings ben je zelf aan de slag: je werkt een dossier af of bereidt een presentatie voor. “Dergelijke asynchrone focustijd is cruciaal voor je welbevinden en productiviteit. Daarom wordt het best aangemoedigd”, stelt consultant Isabel De Clercq, die deze stelling ook aanhaalt in haar recente boek ‘Het hybride werken, een manifest’.

1. Zo efficiënt mogelijk

Een vergadering is eigenlijk een onderbreking van je geconcentreerd kenniswerk, oppert De Clercq. “Maak ze dan ook de moeite voor iedereen die deelneemt.” Dat betekent om te beginnen: enkel vergaderen als het echt nodig is.

En best niet de online meetings aan elkaar rijgen. “Sommige bedrijven zetten hun meetings standaard op 25 of 50 minuten, zodat hun medewerkers recuperatietijd kunnen inbouwen vooraleer ze aan een volgende beginnen”, weet Elke Geraerts, auteur, psychologe en CEO van Better Minds at Work.

Effectief vergaderen, ook in coronatijden: 4 tips

2. Interactie primeert

Meetings zijn bedoeld om gezamenlijk informatie door te nemen en om eigen standpunten in te nemen en te formuleren. “Daarom behoud je meetings enkel voor díe activiteiten die een synchrone aanwezigheid vereisen: beslissingen nemen, mentale pingpong of gevoelige topics die weerstand oproepen”, somt Isabel De Clercq op.

Dat alles maakt online meetings vaak minder vrijblijvend dan ze vandaag in de praktijk vaak zijn. Multitasking - waarbij bijvoorbeeld iedereen tijdens een meeting nog even zijn e-mail bijwerkt - vindt De Clercq uit den boze. “En best komt iedereen op tijd. In een meeting staat samenwerken centraal. Dat vraagt wat opwarming en mensen warmen best samen op.”

Lees ook: 10 geboden voor online meetings

3. Verbinding is meer dan koffie

Als het over verbinding tussen collega’s gaat, denken velen aan de spreekwoordelijke koffiemachine op kantoor. Maar de band tussen medewerkers is niet de koffie. “Dat is het werk zelf: onze bezigheden en resultaten”, vindt ze.

Ook online kan je overigens verbinden. Een voorbeeld hiervan zijn de Goodmorning! Calls die landbouwspecialist Arvesta opzette tijdens de lockdown, elke dag om negen uur een kwartiertje met vooral: ‘Goedemorgen, hoe gaat het met jullie? Wie deed er iets leuks? En hoe voelen jullie zich?’. Het gaat van positieve noten tot verzuchtingen en operationele vragen, waardoor leidinggevenden ook kunnen horen wat er leeft.

4. Gebruik technologische middelen

Er zijn bedrijven die een virtuele desk aanbieden, waar collega’s elkaar virtueel kunnen ontmoeten. En ook voor interactie zijn er tal van mogelijkheden: van virtuele whiteboards, breakout rooms tot chat.

“Maar geef dan wel duidelijke instructies. Het is bijvoorbeeld aangenamer om elke breakout room een verschillende opdracht te geven”, stelt De Clercq. “En wanneer ik de chat gebruik, de favoriete tool van de eerder introverten, vraag ik de deelnemers achteraf om te reageren op de input van de collega’s.”

Effectief vergaderen via videocall: 5 tips

5. Laat je gezicht zien

Tenslotte nog een klassieker: camera aan bij digitale meetings of niet? De Clercq kan weinig begrip opbrengen voor mensen die weigeren hun camera aan te zetten. “Je trekt toch ook geen juten zak over je hoofd wanneer je naar een fysieke meeting gaat? Het privacy-argument in deze discussie begrijp ik niet. Als dat voor jou een issue is, blur dan bewoon je achtergrond.”

Ontdek: 5 cameratips voor online meetings, videocalls en webinars (VIDEO)

(William Visterin)