Office & marketing assistent

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. 

Het Departement Marketing en Communicatie is op zoek naar een voltijds Office & Marketing Assistent

Ben jij een gestructureerde en proactieve professional die moeiteloos eerstelijnsondersteuning van marketing- en communicatietools combineert met administratieve ondersteuning? Werk je graag in een dynamisch departement en laat je je niet afschrikken door nieuwe tools en digitalisering? Dan is deze rol iets voor jou!

In een omgeving waar digitalisering een steeds grotere rol speelt, verwachten we een hands-on mentaliteit en de bereidheid om te leren en te groeien.

Op vlak van praktische organisatie, verpersoonlijk jij ook mee de verbinding door bruggen te bouwen met andere interne diensten en externe leveranciers. Je bent een centraal aanspreekpunt binnen de universiteit. 

• Ondersteuning departement en interne dienstverlening
  • Agendabeheer & beheer interne communicatiekanalen: je beheert proactief de agenda van het departementshoofd, volgt de centrale communicatiemailbox op en zorgt voor het beheer en onderhoud van onze kanalen op Microsoft Teams en de Outlook-groepen.
  • Financiële en logistieke ondersteuning: de opvolging van bestelbonnen en facturatie hoort bij jouw takenpakket. Je ondersteunt de praktische opstart van nieuwe collega’s (bestellen laptop, inplannen opleidingen). Daarnaast spring je bij waar nodig om allerlei praktische uitdagingen op te pikken: ontvangen en begeleiden van cameraploegen, oplossingen zoeken voor verkeerde leveringen, een groot overleg organiseren …
  • Procesopvolging: je volgt verschillende processen met interne en externe leveranciers op, waaronder merchandisingaanvragen, uitleendienst promomateriaal, beheer van vlaggen op de campussen en drukwerk. Eens je de lopende processen beheert, neem je initiatief om de processen steeds verder te optimaliseren.
• Eerstelijnsondersteuning voor collega’s op een scala van marketing- en communicatietools
  • Samen met twee collega's zorg je voor een soepele eerstelijnsondersteuning voor de UAntwerpen-collega’s die onze marketing- en communicatie tools gebruiken. Je helpt hen op weg op basis van handleidingen en afsprakenkaders of verwijst hen door naar de juiste expert. Met jouw communicatieve en servicegerichte aanpak zorg je voor een optimale gebruikerservaring en draag je bij aan de continue verbetering van onze dienstverlening.
  • Voorbeelden van marketing- en communicatietools waar je ondersteuning biedt, zijn: het CRM Systeem en de marketingmailmodule (Microsoft Dynamics 365), het CMS van onze website (Drupal), creatieve templates in Canva… Specifieke voorkennis is mooi meegenomen, maar geen vereiste.
  • Omdat je zo veelzijdig bent, kun je een breed spectrum van projecten beheren en ondersteunen door het opmaken van planningen, inplannen van overleg, opvragen van input, opvolgen van deadlines, ... Je doet dit steeds in nauw overleg met je collega’s die ook bij de projecten betrokken zijn. 

• Je bezit een diploma professionele/academische bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.    
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels.
• Je kan vlot overweg met Microsoft-365 programma’s (Excel, Word, PPT).
• Je gaat gestructureerd en organisatorisch te werk, met oog voor detail.
• Je bent een zelfstandige, proactieve werker die uitdagingen niet uit de weg gaat.
• Je pakt administratieve taken vlot op.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je bent ervaren in of nieuwsgierig naar marketing- en communicatietooling en iemand die zich snel nieuwe systemen en processen eigen maakt.
• Je bent een netwerker en neemt initiatief in het optimaliseren van processen binnen het departement.