Medewerker Event & Administratie
Description de la fonction
Als Admin & Eventmedewerker bij Businesslab ben je van A tot Z verantwoordelijk voor de voorbereidingen en de materiële en logistieke organisatie van onze Businesslab-evenementen.
Enkele gevarieerde opdrachten die wekelijks tot jouw takenpakket behoren:
- Organisatorische plannen maken voor een event, zowel administratief als logistiek
- Contacten leggen met onze eventlocaties, onderhandelen over de prijs en hen briefen over de aantallen, de zaalopstelling, de catering enz.
- Duidelijke communicatie onderhouden met al onze externe partijen.
- Budgetberekeningen maken en erop waken dat we binnen de vooropgestelde budgetten blijven. Tijdens de events het logistiek aanspreekpunt zijn en zorgen dat alles op het juiste moment en op de juiste plaats aanwezig is.
- Deelnemerslijsten opmaken.
- Diploma's maken voor onze afstudeerders.
- Verzendpakketten samenstellen en versturen.
- Marketingmateriaal logistiek samenstellen en verzenden.
Je doet alles wat nodig is om onze events op een vlotte, correcte en aantrekkelijke manier te laten verlopen, onze klanten de beste beleving te bieden en ervoor te zorgen dat alles administratief geregeld is.
Daarnaast volg je elk klantendossier van A tot Z nauwlettend op. Dat betekent:
- Dat je de klant begeleidt in de administratieve mallemolen van zijn inschrijving voor een traject of opleiding.
- Dat je de facturatie correct en stipt uitvoert.
- Dat je elke inschrijving van A tot Z beheert.
- Dat je de klant telefonisch kan bijstaan voor al hun vragen omtrent hun traject of KMO-portefeuille.
- Dat je het eerste aanspreekpunt bent van Businesslab via telefoon of mail.
- Dat je ons ondersteunt bij het digitaliseren van klantendossiers.
En tot slot voer je ad hoc administratieve taken uit. Zoals:
- Bestellingen plaatsen voor het kantoor.
- In contact staan met onze leveranciers.
- Feedbackformulieren van onze klanten verwerken.
- Lay-out van documenten verzorgen
- .....
Kortom, je laat Businesslab administratief, boekhoudkundig en logistiek draaien als een geoliede machine en tilt samen met ons team onze dienstverlening naar een hoger niveau.
Profil
- Je beschikt over een bachelor Office management, Accountancy-Fiscaliteit of een gelijkaardige opleiding, of je hebt aantoonbare ervaring met basis boekhouding, administratie en/of events.
- Je staat volledig achter de waarden van Businesslab.
- Je bent positief ingesteld en neemt graag initiatief.
- Je bent coachable: je bent bereid om nieuwe zaken te leren, te ontdekken en je deze snel eigen te maken - Ook buiten de werkuren indien nodig.
- Je hebt een verzorgd voorkomen en weet dit aan te passen aan de situatie (casual/semi-professioneel op kantoor, professioneel tijdens events).
- Je hebt relevante administratieve en/of boekhoudkundige ervaring.
- Je werkt nauwkeurig en neemt verantwoordelijkheid.
- De telefoon is jouw vriend.
- Je bent planmatig en organisatorisch sterk.
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je hebt een vriendelijke en professionele houding tegenover klanten en leveranciers en kunt indien nodig ook kordaat optreden.
- Je werkt graag in een klein, dynamisch team waarin jouw functioneren direct invloed heeft op anderen.
- Je bent collegiaal, spontaan en getuigt van een goede teamspirit en open communicatie.
- Je bent beschikbaar op korte termijn (binnen drie maanden).
- Je bewaart altijd het overzicht en stelt de juiste prioriteiten.
- Je (h)erkent problemen en durft deze op een accurate manier aankaarten.
- Je bent computervaardig: Je kan goed overweg met Office-pakketten, Google docs en Google Sheets. Je krijgt nieuwe programma's makkelijk onder de knie(wij werken met Exact Online, MailBlue, Zoom, Trello,...)
- Je kan snel en correct typen.
- Telefonisch klantencontact en debiteurenbeheer schrikt je niet af.
- Je werkt met gemak op een Mac of je bent bereid je hierin snel te professionaliseren.
Offre
- Je komt terecht in een missie- en resultaatgedreven onderneming met grootse ambities.
- Businesslab biedt jou een boeiende functie met heel veel verantwoordelijkheid.
- Je komt terecht in een klein dynamisch en gemotiveerd team binnen een succesvolle organisatie.
- Je komt terecht in een gedreven werksfeer met een gepassioneerd en fijn team.
- Je kan rekenen op actieve werkweken vol uitdaging.
- Wij zorgen ervoor dat je de juiste tools tot je beschikking hebt om je werkzaamheden goed uit te voeren:
- een laptop (mac), een muis, een deftige bureaustoel en bureautafel, koptelefoon, schrijfgerief, e.d.
- Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door gerichte interne opleidingen.
- Je werkt nooit (of echt geheel uitzonderlijk) in het weekend.
- Je krijgt een goed opleidingstraject dat start met een stap voor stap onboardingsplan waardoor je niet alleen op professioneel vlak, maar ook op persoonlijk vlak groeit.
- Jouw werkplek is ons kantoor in het makkelijk bereikbare en prachtig groene Lotenhulle (deelgemeente van Aalter).
Weg van alle drukte, met voldoende gratis parkeerplaats bij de deur. Helaas geen mogelijkheden met het openbaar vervoer. Daarom vragen we een rijbewijs B of de mogelijkheid om tot op kantoor te geraken. - Je maakt vanaf dag 1 het verschil voor ons en onze klanten.
- Elke ondernemer die je inspireert met jouw acties, is bij Businesslab een overwinning die het hele team weet te waarderen.
- Klassieke kantoordagen (fulltime) beginnen om 8.30u en eindigen op 17.15u. Op vrijdag zelfs om 15.15u. Maar we bieden hierin graag de nodige flexibiliteit zodat we voor iedere de meest comfortabele tijden vinden.
- Op dagen waarop er events zijn, vragen we wel flexibiliteit. Deze data worden vaak weken al op voorhand gecommuniceerd.
- Je kan direct starten.
- Je krijgt een fulltime job met contract onbepaalde duur.
- De koffie en de Royco-minutesoep staan voor jou ter beschikking, evenals de croque-monsieur-machine. :-)
- We stellen een marktcomform loonpakket voor jou samen op basis van:
- Jouw relevante ervaring.
- De marktconformiteit.
- Jouw noden.
D'autres ont également regardé