Employé administratif pour l'Île en Soi

Rejoignez le Centre Hospitalier de Wallonie Picarde en tant que
EMPLOYE ADMINISTRATIF POUR L'ÎLE EN SOI (F/H/X) - Temps partiel
Notre maison, près du Centre Hospitalier de Wallonie picarde, le CHwapi, est un espace presque comme une ÎLE, où le patient, au cours de son traitement et dans l'année qui suit, peut faire escale pour évoluer en douceur vers le retour à la vie normale.
L'Ile en soi offre en partenariat avec l'hôpital, une prise en charge globale de la maladie, basée sur les principes de la Médecine Intégrative associant ainsi la médecine conventionnelle avec les médecines axées sur les soins du corps et de l'esprit., Bénéficier d'un plan d'accompagnement dès votre arrivée au CHwapi.
Développer vos compétences professionnelles grâce à un catalogue de formations interne.
Profiter d'avantages en matière de soins de santé.
Rejoindre une équipe de 2700 collaborateurs SENSationnels investis dans une mission commune : « Bien-être et Etre bien ».jobdescr

Votre mission en tant qu'employé administratif à l'Île en Soi est d'accueillir tout interlocuteur interne et externe à l'Île en Soi afin de garantir une communication optimale au sein de l'institution et de présenter une image positive de celle-ci.
Veiller au respect de la mission d'acceuil et au respect des valeurs humaines de prise en charge des patients accueillis au sein de l'Île en Soi.
Veiller à la mise en application des projets développés par le Conseil d'Administration et/ou le Comité de pilotage de l'Île en Soi.
Vos tâches et responsabilités :
Gestion de l'accueil : accueil des patients et des visiteurs en partenariat avec les bénévoles.
Gestion quotidienne du fonctionnement de la maison (permanence d'accueil, gestion téléphonique, rangement, suivi de l'entretien, gestion des colis, gestion des plannings, gestion du carnet de liaison entre bénévoles d'accueil, inscription des patients, entretien d'inscription de patients, liens entre les bénévoles et les personnes ressources (ICSO, psychologue, conférencier, etc.)).
Gestion de l'équipe des bénévoles (recrutement, écolage, plaanning, informations internes, suivi du programme de formations des bénévoles).
Gestion administrative journalière : boite mail, téléphone, documents, base de données des patients, commandes, liens ICSCO, newsletters, site Web.
Gestion comptable quotidienne en collaboration avec la trésorière (classement des factures, des notes de frais, enregistrement des tickets, gestion des entrées et des sorties de caisse).
Participation au suivi des dossiers de financement (suivi des procédures de subsides, des dossiers à la Fondation contre le Cancer, la Fondation Roi Baudouin, la Fondation Majin).
Lien avec le comité de pilotage/bureau opérationnel du Conseil d'Administration : participe à la préparation des réunions.
Coordination des événements (logistique, réunions, contacts fournisseurs).

Vous avez au minimum un niveau CESS (Certificat de l'Enseignement Secondaire Supérieur). Une formation touchant au secrétariat médical ou administrative ou d'accueil est un véritable atout!
- Vous justifiez de plusieurs années d'expérience dans le domaine administratif. Une expérience dans le secteur hospitalier ou des soins de santé et une connaissance du fonctionnement du système des soins de santé belge constitue un avantage.
- Vous maitrisez l'outil informatique (Excel, Word, recherche Internet, gestion de page Web).
- Vous avez une bonne capacité d'écoute et vous êtes capable de comprendre les messages verbaux et non verbaux d'autrui.
- Vous êtes doté d'une bonne communication tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Vous êtes une personne empathique et orientée patient. Vous êtes naturellement souriant, avenant et rassurant.
- Vous démontrez d'une bonne résistance au stress et vous savez rester efficace face à des situations imprévues.
- Vous aimez travailler et collaborer en équipe.
- Vous êtes flexible et capable de beaucoup d'autonomie.
- Vous êtes rigoureux et précis dans vos tâches et vous savez planifier et organiser celles-ci.
- Vous savez gérer et fédérer une équipe.
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel.