Appel Interne Et Externe

APPEL INTERNE ET EXTERNE

LA VILLE DE MONS PROCÈDE AU RECRUTEMENT D'UN-E GRADUÉ-E SPÉCIFIQUE (B1) POUR LE SECRÉTARIAT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE ET ATTACHÉ(E) AU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL

Assurer le secrétariat de la Directrice Générale à savoir :

- Assurer le suivi de l'agenda.

- Indiquer les rendez-vous, réunions, déplacements, ...
- Tenir l'échéancier
- Assurer la faisabilité des déplacements entre deux réunions successives.

- Gérer le courrier.

- Traiter les mails/courriers.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Préparer les signataires.

- Rédiger des notes et tout type de document.
- Prendre note et mettre en forme tout type de document.
- Assurer la rédaction de rapports, de procès-verbaux et de courriers divers.
- Mettre en page des modèles, des rapports, ...
- Mettre en forme des présentations (power point).

- Organisation de réunions.

- Coordonner les agendas/Réserver une
boissons.
- Assurer l'envoi de convocations.
- Préparer les documents.
- Préparer le canevas du procès-verbal.

salle/Commander un service

- S'assurer de la planification des rapports vers les organes décisionnels et du suivi des décisions.
- Relever les dossiers devant faire l'objet d'un rapport au Collège ou au Conseil.
- S'assurer du respect des délais de transmission des rapports aux organes décisionnels.
- Assurer le suivi des décisions prises par les organes décisionnels.

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- Assurer l'accueil (appels téléphoniques - accueil physique)

- Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques avec empathie.
- Prendre les messages et les restituer clairement.
- Filtrer et transférer les appels vers les destinataires compétents.
- Collecter, le cas échéant, des informations complémentaires pour documenter la demande.
- Assurer, le cas échéant, un traitement immédiat de la demande lorsque les informations requises sont maîtrisées.
- Renseigner les interlocuteurs sur les activités du service et la disponibilité de la Directrice générale.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.

- Venir en appui du secrétariat général

- Gérer les séances du collège et du conseil/Préparer l'OJ/Rédiger le PV/Assurer le suivi et la logistique.
- Gérer le courrier de l'administration via la GED/Ouverture du courrier/scan et encodage., En lien avec la Directrice générale et la cheffe de bureau administratif du secrétariat général.
Apporte une aide permanente à sa direction en termes d'organisation de travail, de relation avec
des tiers, de suivi de dossier...
Dispose d'une relative autonomie dans l'organisation de son travail en fonction des priorités qui lui
sont données.
Est le garant de l'image du secrétariat général et doit respecter les règles de confidentialité.

Être titulaire d'un diplôme de graduat/baccalauréat en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de graduat/baccalauréat mais avoir une expérience d'au moins 3 ans dans une fonction similaire.
- Faire preuve de proactivité.
- Agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l'intérêt général sur les intérêts particuliers.
- Se montrer capable de faire preuve de droiture, de réserve, de loyauté, de respect des réglementations et de la hiérarchie dans l'exercice de sa fonction.