Femke Strijckmans, consultante senior chez Walters People et experte en recrutement de talents, explique ce qui rend un Office Manager si vital au sein d’une organisation saine.
« Un Office Manager a une fonction polyvalente avec beaucoup de responsabilités. Cela inclut une certaine gestion des installations, comme l'organisation de l'entretien des bureaux et l'achat de fournitures afin que chacun puisse faire son travail », explique Femke Strijckmans.
« Dans certaines organisations, l'Office Manager assume également un certain nombre de tâches liées aux ressources humaines, telles que l'organisation de formations pour le personnel, le screening et la sélection de CV pour certains postes vacants, ou encore la gestion du parc automobile. Dans les petites structures, l'administration générale est souvent ajoutée : cela va de la gestion du téléphone, des e-mails et du calendrier de la direction à l'organisation pratique des voyages d'affaires », ajoute Femke Strijckmans.
« Dans une PME où l'équipe financière et RH est très limitée, l'éventail de tâches est encore plus diversifié et l'Office Manager s'occupera par exemple aussi de la comptabilité, de la gestion des comptes clients, de la planification du budget et du suivi de la trésorerie. Dans les grandes organisations internationales, l'Office Manager prend généralement en charge l'équipe du personnel de soutien, comme les secrétaires et le personnel de réception. »
Ce métier est-il fait pour vous ? Ces entreprises recherchent un (h/f) office manager…
« Idéalement, un Office Manager aura un Bachelier en office management, mais ce n'est pas une obligation », déclare Femke Strijckmans. « Dans ce métier, les soft skills sont les compétences les plus importantes. Comme il s'agit d'un rôle aux multiples facettes, un Office Manager doit être flexible et avoir de solides compétences organisationnelles ainsi que les compétences informatiques nécessaires. »
Les Office Managers ont été extrêmement occupés au cours des derniers mois, affirme Femke Strijckmans. « Les employés ont soudainement dû travailler le plus possible à domicile. Pour les organisations où de telles pratiques n'étaient pas encore courantes, cela a nécessité un ajustement majeur en peu de temps. Les bureaux restaient généralement vides, il fallait donc revoir la gestion de l’entretien des bureaux, planifier des livraisons,... Dans de telles situations, les employeurs ont la chance de pouvoir compter sur leur Office Manager qui garantit la continuité des opérations. »
La résolution de problèmes, la prise d'initiatives et la mise en place d’actions nécessaires sont également indispensables. De plus, un Office Manager doit inspirer confiance et être fiable. « Après tout, il ou elle doit traiter quotidiennement des informations confidentielles au sein de l'organisation », témoigne Femke Strijckmans. « L'Office Manager est l'une des rares personnes à avoir des contacts avec presque tout le monde dans l'organisation. De bonnes compétences linguistiques et communicationnelles sont donc indispensables. Ce que nous remarquons en particulier chez les employeurs qui cherchent à recruter un Office Manager, c'est qu'ils sont très stricts dans leur sélection. C'est précisément parce que l'Office Manager est un personnage clé au sein de l'organisation qu'il est important qu'il y ait une bonne adéquation avec la culture de l'entreprise et les personnes qui y travaillent. »
Femke Strijckmans : « Au début de l'année dernière, la demande d'Office Managers était élevée. Après le premier confinement en mars 2020, nous avons constaté une légère baisse, principalement parce que les organisations voulaient réduire leurs coûts. Certains employeurs ont donc choisi de mettre leur Office Manager au chômage temporaire et de répartir ses tâches entre les différents départements tels que les finances et les RH, même s'ils étaient déjà débordés par la pandémie de Covid-19. Cela fonctionne pendant un certain temps mais augmente considérablement la charge de travail de ces personnes. Et cela comporte bien évidemment des risques, notamment lorsque les employés de ces départements jettent l'éponge, par exemple pour cause de maladie. »
« Heureusement, ces dernières semaines ont été marquées par une reprise de la demande d'Office Managers. Celle-ci a retrouvé son niveau du début de l'année dernière. Les organisations osent à nouveau penser à l'avenir et investir dans leur croissance. Pour éviter que la pression sur les départements tels que les RH et les finances ne devienne trop importante et pour que ces derniers puissent à nouveau se concentrer sur leur activité principale, il est important de disposer d'une personne en interne qui puisse se charger des opérations quotidiennes de l'organisation. Et heureusement, les employeurs le savent aussi. D'où une nouvelle hausse de la demande d'Office Managers. »
À la recherche d'un (nouveau) job comme Office Manager ? Consultez les postes vacants actuels...
« Un Office Manager n'est pas un métier de débutant, mais une profession dans laquelle on évolue après plusieurs années d'expérience professionnelle », explique Femke Strijckmans. « Cela peut être dans un rôle administratif, mais aussi à partir d'une formation en vente ou en marketing, par exemple. Un Office Manager qui veut passer à l'étape suivante choisit souvent ce qui le fascine le plus dans son rôle. Il peut s'agir du facility management, mais aussi d'une fonction commerciale ou d'un poste au sein de la communication dans la même entreprise ou ailleurs. »
Un Office Manager dans une PME peut naturellement aussi bien évoluer vers un autre poste d'Office Manager dans une grande organisation, où il se voit confier davantage de responsabilités, sur plusieurs sites ou non.
Un Office Manager avec une expérience limitée peut compter sur un salaire mensuel brut compris entre 2.500 et 3.000 euros.
« La taille de l'organisation dans laquelle il se retrouve et l'ampleur des tâches et des responsabilités jouent un rôle important dans la rémunération », conclut Femke Strijckmans. « Dans une grande structure, les Office Managers ayant une certaine expérience peuvent voir leur salaire grimper jusqu'à 4.000 euros brut par mois, voire même davantage. »
Dans la plupart des cas, ce salaire est encore complété par une assurance, un smartphone, des chèques-repas et un ordinateur portable, surtout en cette période où le travail à domicile reste la norme.
Gagnez-vous suffisamment bien votre vie ? Comparez votre salaire avec celui des autres grâce au Baromètre des Salaires Jobat
(ss/kv) - Source : Walters People
Précisez quel est votre métier et le Baromètre vous dira quel salaire vous devriez toucher et à quels avantages extralégaux vous pouvez aspirer.
Les emplois évoluent et il en est de même pour le métier de secrétaire.
Que fait une secrètaire ? Jobat vous fournit une description de fonction générale, ainsi que toutes les offres d'emploi disponibles.
"Une enquête sur les réunions inutiles ? Suivez-moi le temps d’une journée de travail". Avez-vous déjà ressenti la même chose ?
Rarement une ancienne première dame n’a été aussi célèbre et populaire que Michelle Obama. Que peut-elle vous apprendre pour votre carrière professionnelle ?
Si vous deviez nommer une profession typique de femme qui marquerait l’esprit des hommes, quelle serait-elle ? Secrétaire ou hôtesse de l’air ?
L’habit fait l’homme ou la femme, et ce également d’un point de vue professionnel. En tant qu'employé, il vaut mieux avoir l'air soigné et propre sur soi.
Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir faire confiance à vos collègues, voici neuf signaux qui conforteront votre opinion.
Ping, ping, ping. Chaque fois que vous recevez un message sur les médias sociaux, un e-mail ou que vous avez un rendez-vous, cette sonnerie retentit.