Les 25 règles ultimes de l’e-mail

La base

Si vous construisez une maison, vous commencerez par le sous-sol. Avant de d'écrire votre e-mail, définissez-en les bases.

1. Si vous postulez pour un emploi ou souhaitez planifier un rendez-vous professionnel, ne gâchez pas vos chances avec une adresse enfantine telle que 'partygirl1990@gmail.com'.

2. Si vous avez reçu un courrier de plainte ou si vous êtes énervé, ne répondez pas directement. Envoyer un message sous l'emprise d'émotions vous causera du tort par la suite.

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3. Terminez votre message d’un ton amical. Avec un simple 'Cordialement' ou 'Bonne journée', vous paraîtrez non seulement plus professionnel mais ferez également bonne impression à votre destinataire.

4. Relisez attentivement votre message avant de l'envoyer.

Tout est une question de timing

Vous connaissez certainement cette sensation désagréable de devoir attendre une réponse de la part de votre patron ou d’une entreprise que vous avez contacté. Pensez-y et évitez de laisser vos e-mails sans réponse pendant des semaines.

5. La règle générale est la suivante : répondre le plus rapidement possible sans pour autant tout laisser tomber dès que l'on vous contacte.

6. Si vous recevez un message long ou complexe, ne répondez pas tout de suite par du contenu dénué de sens. Faites savoir à l'expéditeur que vous avez bien reçu son e-mail mais que vous avez besoin d'un peu de temps pour réfléchir à la question.

7.Plus vous répondez rapidement, plus vos messages seront courts.

Qui reçoit quel e-mail ?

Si vous recevez constamment des messages où vous avez été mis en copie mais qui ne vous concernent pas directement, cela peut devenir très frustrant. Faites de même et évitez de mettre des contacts en copie sans raison valable.

8. Vous pouvez soit répondre séparément à l'expéditeur d'un e-mail, soit à tous les contacts à qui le message a été envoyé. Une mise à jour n’est souvent importante que pour le patron, tenez-en compte afin d’éviter d’inonder vos collègue de messages 'inutiles'.

9. Utilisez l’option 'BCC'. Celle-ci vous permet d'envoyer le même e-mail à des dizaines de personnes simultanément sans qu'elles ne puissent voir qui a reçu le message.

10. Vous attendez-vous à une réponse de certaines personnes ? Mettez leurs noms dans le champ 'destinataires'. Voulez-vous informer d’autres personnes de ce que vous êtes en train de faire sans attendre quelque chose en retour ? Placez-les dans le champ 'CC'.

11. N'envoyez pas votre courrier à des dizaines de personnes. Trop de chefs dans une cuisine ne font que créer de la confusion.

Le sujet

La première chose que les gens lisent dans un e-mail est le sujet ! Il y a bien évidemment des choses à dire et à ne pas dire donc redoublez de prudence.

12. Soyez précis. De cette façon, le destinataire pourra plus facilement estimer l'importance de votre message et le retrouver rapidement par la suite.

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13. Soyez concis : maximum dix mots.

14. Êtes-vous pressé ? Ne rien mettre comme sujet est à proscrire. Personne ne souhaite recevoir un e-mail intitulé 'No Subject'.

Le contenu

Les parties précédentes sont importantes mais tout est lié au contenu de votre message.

15. Assurez-vous que votre e-mail fasse preuve de clarté. Etes-vous en train d’écrire depuis des heures ? Mieux vaut appeler la personne pour discuter de vive voix.

16. Respectez les règles que vous avez apprises à l’école. Bonne structure de phrase, majuscules et ponctuation. Laissez les émoticons de côté.

17. Assurez-vous que votre courrier électronique contienne une question claire. Mentionnez également pourquoi vous posez cette question. Il n’y a rien de plus ennuyeux que de recevoir un e-mail où vous ne savez pas exactement ce que l'on attend de vous.

18. Voulez-vous simplement faire une mise à jour ? Soyez clair sur le fait que vous ne vous attendez pas à une réponse mais que vous voulez juste communiquer à quelle distance de la fin d’un projet vous vous situez.

19. Dans la mesure du possible, utilisez des listes. Tout le monde est occupé et, avec de la structure, vous demanderez moins d’efforts à votre destinataire.

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20. Mettez les points principaux ou les mots-clés en gras afin qu’ils ressortent immédiatement. Evitez les majuscules qui peuvent donner l'impression que vous êtes en colère.

21. Évitez les polices différentes et ne soyez pas trop enthousiaste au niveau des couleurs. Votre e-mail doit être lisible et facile à déchiffrer.

Pièces jointes

Oui, il existe également des règles pour l'envoi de pièces jointes.

22. Avant d'ajouter une pièce jointe, vous devez vous demander si cela en vaut vraiment la peine. Joindre un document dans lequel il n'y a que deux lignes de texte n'a aucun sens.

23. Si vous avez des doutes sur le type de document, privilégiez toujours le format PDF. De cette façon, vous serez sûr que votre pièce jointe arrivera en bonne et due forme.

24. Si vous devez envoyer un ou plusieurs fichiers volumineux, créez d'abord un fichier zip compressé ou utilisez un service tel que WeTransfer.

25. Prenez l'habitude d'ajouter d'abord votre pièce jointe avant d'écrire votre e-mail. De cette façon, vous éviterez d’envoyer un deuxième e-mail avec 'Désolé, pièce jointe oubliée'.

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(eh/ll) – Source : The Muse