Combien de jours par an perdons-nous à cause des réunions ?

Les réunions sont de plus en plus longues et de plus en plus fréquentes.

Les chiffres

Les employés assistent en moyenne à 187 heures de réunions par an, soit 23 jours de travail. Sur ces 23 jours, 56% sont considérés comme inutiles donc un total de 13 jours par an est gaspillé en réunions. Voilà ce que démontre une enquête menée au Royaume-Uni, en France et en Allemagne auprès de plus de 2.000 employés.

Selon une étude américaine réalisée par le MIT, le nombre annuel de réunions aurait doublé entre 1960 et 1980. 1.900 chefs d’entreprise ont été interrogés et 72% ont déclaré passer plus de temps en réunion qu’il y a cinq ans. 49% d’entre eux pensent que ce phénomène ne fera que s’accentuer au fil des années. Aux Etats-Unis, le nombre de réunions est encore plus élevé. Un chef d’entreprise moyen passe environ 23 heures par semaine en réunion, ce qui représente près de 150 jours par an.

Le résultat des réunions mal organisées

La problématique des réunions est une thématique sensible depuis bien longtemps. Il existe de nombreuses opinions à ce sujet et les solutions pour remédier à leur utilité sont multiples et variées. Un agenda bien clair, des réunions debout, demander à quelqu’un d’autre d’assister à une réunion à votre place,… Mais tout cela fonctionne-t-il vraiment ? Non. Une réunion qui ne vous concerne pas personnellement ne peut pas retenir votre intérêt. La concentration est perdue, vous devenez distrait et commencez à faire autre chose.

L'étude mentionne un bon exemple de développeur de logiciels américain. Celui-ci était convié à d’innombrables réunions malgré le fait qu'il n’y fournissait presque jamais d'informations utiles. Voilà pourquoi il décida de s'acquitter de ses tâches pendant les réunions auxquelles il était convié. Cela semble être une bonne alternative, n’est-ce pas ? Malheureusement, ce n'est pas le cas. La productivité individuelle augmentera à court terme mais la productivité du groupe et l’amitié au sein de l’équipe diminueront à long terme.

Plus longues et plus fréquentes

Comme mentionné précédemment, les réunions sont de plus en plus longues et fréquentes. La raison en est simple. Supposons que la réunion n’ait rien à voir avec votre éventail de tâches. Vous serez distrait mais, tout à coup, on vous demande ce que vous pensez d’un sujet spécifique. Un peu gêné, vous demandez que l’on vous répète la question pour ensuite commencer à réfléchir et finalement donner votre avis. Malheureusement, ce problème survient fréquemment parce que les entreprises sont préoccupées par leur niveau de démocratie. Chacun(e) a le droit d'exprimer son opinion, même si le sujet ne le/la concerne pas...

Le bon petit soldat

En revanche, lorsqu'on demande aux gens s'il serait préférable de supprimer les réunions, la réponse est généralement négative. La plupart des employés veulent être de bons petits soldats mails Ils sacrifient leur temps pour satisfaire aux demandes de leur employeur. Les entreprises leur font perdre du temps qu’ils auraient pu consacrer au développement de leur créativité et de leur productivité. De plus, une mauvaise planification des réunions casse le rythme de travail et a pour conséquence que les employés travaillent souvent plus tôt le matin ou plus tard le soir afin de pouvoir mieux se concentrer.

Rendre les réunions meilleures

Les réunions sont utiles. Lorsqu'elles sont correctement menées, elles fournissent un sentiment de satisfaction, une productivité, une communication et une efficacité accrues.

Voulez-vous contribuer à une approche positive des réunions ? Gardez à l'esprit que la communication est un facteur important. Une réunion n'est utile à personne si rien ne s’y dit, sachez donc que votre contribution sera toujours appréciée lors d’une réunion. Cela soulève non seulement l'utilité de la réunion pour l'entreprise mais rend également la réunion plus intéressante pour vous.

Si la coopération est bonne, les réunions peuvent aider à déterminer les priorités et à faciliter le travail. Au bout du compte, de meilleures réunions offrent une meilleure atmosphère de travail et beaucoup moins de frustration.

(mr)