9 conseils pour un bureau bien rangé

"Les travailleurs sont effrayés à l'idée d'avoir un bureau pratiquement vide où chaque élément occupe une place bien précise alors que, dans bien des cas, il leur est impossible de distinguer la couleur de leur table de travail", explique le coach en productivité Johan D'Haeseleer. "En tant que formateur et consultant, j'ai l'avantage d'être confronté à toutes sortes de bureaux dans différentes organisations. Une chose est sûre, le désordre crée des problèmes et pompe votre énergie mentale. Celle-ci est précieuse et vous pourriez en avoir grandement besoin en fin de journée."

Entretemps, bon nombre de recherches ont été effectuées par des experts du cerveau. Celles-ci expliquent que le cerveau gaspille une énergie précieuse quand il est confronté au désordre. "Vous analysez l'environnement qui vous entoure avec votre cerveau. Il en est de même pour les personnes qui défendent le désordre comme une source d'inspiration. Au contraire, il est mortel pour votre concentration. Vous essayez de vous concentrer mais voulez échapper à l'attention et le désordre sur votre bureau est un prétexte parfait pour y parvenir."

"Vous commencez inconsciemment à vous mettre au multitasking et nous savons tous qu'il ne s'agit pas de la meilleure manière de travailler. Utiliser votre attention à bon escient est l'une des meilleures manière de bénéficier d'énergie mentale en suffisance pour traiter vos derniers dossiers en fin de journée. Les déchets et le désordre qui vous entourent créent un stress chronique inutile."

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9 conseils pour un bureau bien rangé

1. Planifier une plage horaire pour le projet "Rangement de bureau"

La transformation d'un espace désordonné en un environnement serein qui assure un certain niveau de concentration n'est pas quelque chose à prendre à la légère. Si vous nettoyez vaguement à gauche à droite, l'espace dégagé sera rapidement occupé par toutes sortes de choses. Opter pour le grand nettoyage est clairement une meilleure option.

2. Subdivisez le projet en différentes phases

Il est conseillé de planifier votre mission en trois parties distinctes :

• Collecter et ranger les différentes affaires qui se trouvent sur votre bureau.
• Trier et décider où les différents éléments et papiers doivent aller. Poubelle, archives ou to-do list ?
• Mettre en place un système pour maintenir l'ordre et entretenir votre bureau.

3. 'Less is more'

Soyez sélectif au niveau des éléments qui méritent une place sur votre bureau.

Voici ce dont vous aurez certainement besoin :

• Le clavier, la souris et l'écran de votre ordinateur
• Votre téléphone
• Un bloc de feuilles de papier et un stylo
• Une lampe

Analysez si d'autres choses sont réellement indispensables. Plus vous utilisez fréquemment un objet, plus vous le placerez à proximité de votre chaise de bureau. Tout le reste se trouvera de préférence hors de votre champ de vision.

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4. Digitalisez les informations

Il est de plus en plus facile de gérer numériquement vos informations. La mise en place d'une gestion de l'information numérique comme OneNote ou Evernote est un excellent investissement.

Les documents informatiques ont un certain nombre d'avantages :

• Ils ne prennent pas de place sur votre bureau
• Ils sont faciles à trouver grâce aux bases de données numériques
• Ils peuvent être accessibles à différents endroits
• Ils sont facilement transportables
• Ils sont très flexibles et peuvent facilement être copiés, réorganisés voire même partagés

"J'adore OneNote, surtout depuis que ce programme a de plus en plus de liens avec d'autres logiciels Microsoft," explique le coach en productivité Johan D'Haeseleer. "Grâce à votre smartphone, vous disposez d'un véritable scanner de poche. Office lens, et Scanner Pro sont deux applications que j'utilise fréquemment pour convertir des documents sous forme numérique."

5. Evitez les grands blocs en papier qui recouvrent votre bureau

Il s'agit d'une catastrophe pour deux raisons :

• Vous avez beaucoup d'informations dans votre champ de vision qui vous déconcentrent pendant que vous travaillez à autre chose.
• Cela mélange les tâches que vous devez urgemment effectuer avec celles qui le sont moins. Votre bloc de papier est un lieu de rassemblement. A partir du moment où vous avez traité une tâche, il est préférable de ne plus l'avoir dans votre champ de vision.

6. Ne conservez que les papiers nécessaires et indispensables

Beaucoup de gens ont du mal ou peur de jeter des documents, des lettres et des notes. Si un projet ou une activité est toujours en cours, il est très bien de conserver les papiers qui y sont relatifs (pour autant que vous travaillez de façon logique). Afin d'éprouver un sentiment de liberté, il est bon d'être critique, d'archiver et de vous débarrasser de ce dont vous n'avez vraiment plus besoin.

Posez-vous les questions suivantes :

• Vais-je encore lire ou utiliser ce document ?
• Ces informations sont-elles toujours d'actualité ?
• Puis-je trouver ces informations sur Internet ?

Extra : Pourquoi un bureau en désordre est-il bénéfique pour la productivité ?

7. Ne vous contentez pas uniquement de votre table de travail

Votre bureau (la pièce) peut également contenir une série d'objets superflus qui détournent votre attention lorsque vous voulez vous concentrer. Une espace de concentration n'est pas la même chose qu'un lieu d'inspiration. Dans la mesure du possible, prévoyez deux endroits différents pour ces deux états d'esprit.

8. Rangez le plus d'éléments possible dans votre armoire

Essayez de garder votre bureau le plus vide possible et ne conservez que ce que vous utilisez au quotidien. Tout ce dont vous n'avez pas souvent besoin peut être rangé dans une armoire. Faites attention de ne pas tout stocker n'importe comment et évitez que votre armoire soit synonyme d'apocalypse. Stockez tout dans des boîtes, des dossiers ou des classeurs et écrivez ce qu'ils contiennent.

9. Prenez une photo de la situation idéale

Trouvez un point de comparaison. Prenez une photo de la façon dont vous voudriez que votre lieu de travail ait l'air. A la fin de la journée, ou du moins à la fin de chaque semaine de travail, assurez-vous qu'il concorde avec le point de référence précédemment choisi. Votre moral sera au beau fixe le lundi matin lorsque vous arriverez au bureau après un week-end reposant.

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(eh)