5 conseils pour une boîte mail vide en fin de journée

Qui consulte sa boîte mail plus de cinq fois par jour ? Vous et moi, mais également toutes les personnes autour de nous. Vérifier continuellement sa messagerie et terminer sa journée de travail avec des mails en suspens est une source de stress pour de nombreux employés.

"Le grand avantage d'une boîte mail vide est que, à la fin de la journée, un sentiment d'accomplissement se fait ressentir. Les dernières finitions sont sous contrôle et, si nécessaire, vous pouvez facilement vous en occuper car vous avez tout répertorié", explique Steven Vandenabeele, formateur et conférencier au sujet de la productivité et du développement personnel.

Le conférencier et coach Johan D'Haeseleer remarque également que la gestion des e-mails constitue un défi quotidien de taille pour de nombreux travailleurs. "Une messagerie vide signifie que vous vous êtes penché sur vos nouveaux e-mails. Séparer l'important de l'accessoire demande une certaine dose d'énergie mentale. Pas étonnant que vider votre messagerie ne soit pas votre activité préférée de la journée. Vous voulez toujours être disponible et ne rien manquer mais, en même temps, vous craignez qu'elle déborde de courrier."

Comment aborder concrètement la situation ? 

1. Traitez des groupes d'e-mails à des horaires précis

Vous appliquerez d'abord un tri afin de regrouper les tâches similaires. "Vous traiterez vos e-mails à des horaires précis par petits groupes et non dès que vous les recevez", déclare le coach en productivité Steven Vandenabeele.

"En effectuant successivement des tâches similaires, vous remarquerez que tout ira beaucoup plus vite. Etant donné que le processus a déjà été lancé, tout ce qui suit sera plus efficacement réalisé. Vous aurez acquis un certain rythme. Il y a une grande différence avec le fait d'être continuellement confronté à des e-mails entrants et de délaisser vos tâches pour satisfaire votre curiosité. Enfin, le travail pour lequel vous avez décroché devra de toute façon être réalisé. Je conseillerais de consulter votre messagerie trois fois par jour. Un mail est en fait, par définition, pas urgent."

2. Ouvrir un e-mail = décider

"Vous appliquerez ensuite le principe de 'la colle sur les doigts' pour chaque e-mail que vous ouvrirez. Vous ne vous occuperez pas du message suivant tant que vous n'aurez pas traité le précédent. Si vous ne le faites pas, il y a de fortes chances que vous ouvriez cet e-mail à une date ultérieure pour à nouveau ne pas vous en occuper. Conséquence : il végète dans votre messagerie et est 'recyclé' à plusieurs reprises ou disparaît de votre champ de vision car de nouveaux messages font leur apparition."

Résultat : chaque e-mail entrant est traité. Cela ne veut pas nécessairement dire que vous parviendrez à vous défaire immédiatement de toutes vos tâches. L'important est d'être directement capable de décider ce que vous ferez avec votre message et de passer à l'action.

Il y a 5 actions possibles :

• Répondre : si vous pouvez répondre au message en moins de deux minutes, faites-le tout de suite. Cela n'a aucun sens de le laisser 'mijoter'. Le message d'origine peut être supprimé vu que vous le retrouverez également dans vos éléments envoyés.
• Faire : si votre planning le permet, effectuez ce que l'on vous demande. Cela arrive souvent avec des tâches plus petites (transmettre un document à un collègue, appeler quelqu'un,…). Supprimez ensuite le message ou placez-le dans vos archives.
• Planifier : si vous n'êtes pas en mesure d'appliquer la tâche demandée, planifiez-la dans votre calendrier. Donnez-lui une place (réaliste) dans un futur proche afin de ne pas la perdre de vue. Glissez le message dans votre agenda ou dans une to-do list spécifique.
• Archiver : l'e-mail ne contient pas (ou plus) de tâche mais vous souhaitez tout de même le conserver. Stockez-le dans votre dossier d'archives.
• Supprimer : si un message n'a pas de valeur ajoutée, supprimez-le. Cela n'a pas de sens de le garder mis à part de polluer votre messagerie.

Résultat des courses : tous les e-mails sont traités et supprimés de votre boîte de réception.

3. Snoozez vos e-mails

Une super astuce. Vous arrive-t-il de recevoir un mail au sujet duquel vous vous dites "Pas maintenant, et encore moins demain !" ? Vous aimeriez bien pouvoir à nouveau le recevoir d'ici trois semaines et aviser à ce moment-là. "Il s'agit de messages que vous souhaitez recevoir à un certain moment. Pas avant, ni après. Ils restent actuellement dans votre boîte mail avec un drapeau ou marqués comme 'non lus'. Imaginez un instant si vous aviez un bouton 'snooze' pour ce type de messages ? Après quelques jours, semaines ou mois, ils réapparaitraient. Une étape supplémentaire vers une messagerie vide.

Comment procéder ? Envoyez un mail à @followupthen.com. Avant le '@', vous mentionnerez la date à laquelle vous souhaitez à nouveau recevoir le message. Envoyer un courrier à l'adresse 22avril@followupthen.com signifie que vous le recevrez à nouveau le 22 avril."

4. Créez un dossier pour les newsletters que vous ne souhaitez plus recevoir

A un certain moment, elle était pertinente mais ce n'est plus le cas. Faites un état des lieux une fois par semaine.

5. Faites l'acquisition d'un lecteur RSS

Votre lecteur RSS vous transmet les messages des blogs auxquels vous êtes abonnés. Il s'agit d'une alternative aux newsletters. Désinscrivez-vous des bulletins traditionnels et recevez de nouvelles informations à un autre endroit via votre lecteur RSS.

Une autre possibilité est de vous créer une adresse gmail pour recevoir les newsletters où il est impossible d'utiliser votre lecteur RSS. Faites en sorte que gmail vous forwarde tous ces messages. Cela se programme facilement à l'aide d'une règle de filtrage. La seule chose qui vous reste à faire est de les lire."

Une boîte mail doit-elle nécessairement être vide ?

Faut-il obligatoirement que votre boîte de réception soit vide tous les jours ? "Bien sûr que non, mais il est mieux de s'en rapprocher un maximum. L'objectif principal est de garder le contrôle sur l'ensemble de vos messages et de savoir ce à quoi vous devez faire attention. Tout le reste aura été traité ou sera planifié dans votre agenda. Terminer la journée avec 5 à 10 message dans votre boîte de réception vous permettra de rentrer à la maison l'esprit tranquille", conclut Steven Vandenabeele.

Johan D'haeseleer approuve : "Je contrôle désormais mieux mes e-mails. Les meilleurs jours, je ne les consulte qu'une ou deux fois par jour. Heureusement, le nombre de 'meilleurs jours' est beaucoup plus élevé qu'auparavant. Je ressens les bienfaits de mes progrès mais suis toujours à la recherche de la perfection. A mon niveau, je considère qu'il y a toujours moyen de s'améliorer et de se défaire de l'attraction magique que procure la boîte de réception."

(eh/jy) – Plus d'informations : Stevenvandenabeele.blogspot.be / Extratijd.be