Senior People Project Manager

The Frontline Company is op zoek naar een Senior People Project Manager die in de eventsector carrière wil maken. Hou je van hospitality en ben je een echte people-persoon? Lees dan zeker verder! The Frontline Company is een toonaangevend People agency dat elk jaar op zo’n +1000 evenementen zorgt voor het nodige personeel. Hostesses-Hosts-promoteams-Festivalcrew-VIP hospitality-beurshostesses-mascottes-informanten,… Dit op autosalon, sportieve events, beurzen, congressen en bedrijfsevents, maar ook op opendeurdagen, festivals, roadshows, pop-up stores, … Nationaal, maar ook soms in het buitenland. Ons kantoor is gevestigd in Wilrijk. Wat doe je als People Project Manager? Hoe ziet jouw dag er uit? Jij bent degene binnen TFC die steeds een overall view heeft over onze werkzaamheden, intern en extern. Met jouw organisatietalent en een passie voor plannen en coördineren, zorg jij elke dag voor een vlekkeloze planning van de projecten. Dankzij jou weet elke collega wat er van hem/haar verwacht wordt en wanneer. Naast het coördineren van het interne team, zorgen voor een vlotte invulling van onze planning en de controle van hun prestaties, zorg je ook voor de contacten en communicatie met de klanten en leveranciers.Je rapporteert aan het management. Jouw voornaamste taken

• Aansturen van intern team/Coördinatie: Jij stuurt het vast team planners aan dat dagelijks zorgt voor de planning en administratie. Dit door duidelijke afspraken en procedures. Je waarborgt dat elke klant en medewerker de juiste informatie krijgt, en dat alles soepel en efficiënt verloopt. Hierbij werk je ook actief mee in het team.
• Administratieve controle: jij controleert de prestatiestaten van onze field medewerkers en je controleert de inkomende facturen van de freelancers zodat we iedereen correct kunnen uitbetalen.

Daarnaast sta je in voor:

• Selectie en planning: Samen met je collega’s zorg je voor een perfect samengesteld team voor elk event.
• Briefings opmaken: je stemt met de klanten af wat zij precies verwachten en je vertaalt dit in een concrete briefing voor onze Frontliners in the field. Je waarborgt dat elke klant en medewerker de juiste informatie krijgt, en dat alles soepel en efficiënt verloopt.
• Klantencontacten: Je staat in direct contact met onze klanten en zorgt voor een uitstekende service, waarbij je inspeelt op hun behoeften en vragen.
• Proactief recruitment: Via verschillende kanalen ga je op zoek naar nieuwe talenten
• Communicatie: Voor en na een actie zorg je voor een goede communicatie met de klanten én onze Frontliners. Dit zowel telefonisch, via mail, whatsapp, …
• Kandidaten screenen:
• Administratie: Ook het opmaken van contracten, dimona’s zijn een deel van je job.
• Stand-by: Met je collega’s heb je een beurtrol om stand-by te zijn.
• Fieldwerk: je zal regelmatig mee in the field werken op onze projecten.

Wie ben je?

• Je bent ambitieus en je steekt een tandje bij om je resultaten te halen
• Je weet van aanpakken en je hebt vooral heel veel goesting en drive om er elke dag opnieuw in te vliegen.
• Je spreekt/schrijft heel vlot Nederlands, Frans en Engels.
• Je hebt een bachelor denkniveau
• Je bent een kameleon: En je kan omgaan met klanten en Frontliners van alle leeftijden en achtergronden
• Je hebt een ruime ervaring als host/-ess of promo op allerlei events of je hebt de juiste skills om hier snel mee weg te zijn.
• Je denkt klantgericht: de klant voorop stellen is voor jou een tweede natuur en geen opgave.
• Je bent digitaal vaardig (Office pakket, social media, Canva, smartphone,…)
• Administratie en een planning opstellen schrikken jou niet af.
• Je hebt een stijlvol en verzorgd voorkomen.
• Iemand die kansen ziet in plaats van problemen en denkt in oplossingen
• Je houdt van telefoneren en de interactie met onze klanten en onze Frontliners!
• Stress en tijdsdruk brengen jou niet van de wijs, integendeel. Je kan kort op de bal spelen!
• Je hebt een logisch redeneervermogen en je kan snel anticiperen op veranderingen
• Je bent resultaat-en klantgericht en je beschikt over een sterk probleemoplossend vermogen.