Hoe Sugar Me ons hielp bij de vraag: "Wie is de typische Jobatter"?

“Dankzij Scrum zijn we als team gegroeid” - EBC Studio Manager Hannelore Geldhof.

Enkele maanden geleden stelden we ons bij Jobat een heel pertinente vraag: wie is de typische ‘Jobatter’? Daar was geen eenvoudig antwoord op, zo bleek al snel. Gelukkig konden we rekenen op de expertise van projectverbeteraar Steve Conard van Sugar Me. Met zijn flexibele aanpak gebaseerd op Scrum loodste hij de verschillende Jobat-teams door een intensief traject. Zo laten we ons nieuw employer brand ook intern volop leven.

“In 2019 onderging Jobat een gedaanteverandering”, vertelt EBC Studio Manager Hannelore Geldhof, “met onze nieuwe baseline ‘go for happy’ en een nieuw logo.” Na twee jaar leek het ons het moment om onder ons motto practice what you preach op zoek te gaan naar wie de echte Jobatter nu is. Jobat ging aankloppen bij de HR-collega’s van Mediahuis, die met Steve Conard van Sugar Me de geknipte persoon wisten aan te raden.

“Projecten managen en tot een goed einde brengen, dat is wat we doen met Sugar Me”, vertelt Steve. “We helpen de organisaties van de toekomst mee vormgeven, met als doel hen positief te laten bijdragen aan hoe mensen zich voelen in hun werk: via audits, mentoring, trainings en staffing.” Sugar Me schakelt daarvoor een netwerk van eigen en freelance consultants in, gespecialiseerd in IT en HR, die het bedrijf zorgvuldig matcht met ieder project. “We geloven in de waarde van projecten en goed samenwerkende teams”, zegt Steve. “We stimuleren de wendbaarheid van mensen projecten, teams en organisaties.” Kortom, het gaat erom dingen waar te maken. Zo was de link met Jobat snel gelegd.

Bottom-up

In vorige projecten bij grote bedrijven leidde de agile aanpak van Sugar Me – op basis van het Scrum-framework – steevast tot succes. Die aanpak is bijzonder geschikt voor complexe projecten waarbij je op voorhand geen detailplanning kan opmaken. Het traject en de inhoud ervan ontstaan van onderen uit, door de medewerkers in interactie te doen treden met elkaar. “Jobat wist weliswaar heel goed waar het naar toe wou, alleen het traject zelf was onduidelijk”, legt Steve uit. “Voor Jobat bestond onze rol voornamelijk uit faciliteren en coachen. Bij Sugar Me weten we wat er nodig is om een project op poten te zetten en te doen slagen. Maar evengoed zagen we dat een strak projectplan, van bovenaf opgelegd, hier niet zou werken.”

Voor Jobat was dat inzicht heel belangrijk. “Employer branding moet in de eerste plaats gedragen zijn door de medewerkers zelf, bottom-up dus”, zegt Hannelore. “Vanuit Jobat waren we dus snel gewonnen voor deze aanpak.” Die sloot bovendien ook nog eens aan bij de manier van werken bij Jobat: gestructureerd, efficiënt, effectief, maar bovenal ook fun. “Heel concreet wilden we met het traject de vier kernwaarden van Jobat definiëren, als concrete vertaling van ons nieuw employer brand.”

Sprints

Typisch voor Scrum is het werken in sprints: korte, afgebakende periodes met een duidelijk doel. Het laat toe om stap voor stap – en snel – vooruitgang te boeken. “Vooraleer je een plan opstelt en in een programma van workshops duikt, is het belangrijk dat iedereen weet waarover het gaat en wat er hen te wachten staat”, vertelt Steve. Kennisoverdracht stond hierbij centraal.

Om tot de vier kernwaarden van Jobat te komen, kwam er een zogeheten backlog: een lijst met to do’s die bijdragen aan het bereiken van het projectdoel. In het geval van Jobat betekende dat: informatie en inzicht verkrijgen door de medewerkers met elkaar in interactie te doen treden. De sprints moesten een duidelijk beeld opleveren over wat Jobat doet en waar het bedrijf echt voor staat, wat er goed voelt en wat minder. Maar vooral: hoe de medewerkers de missie zelf ervaren.

Slaagkans

Het grootste voordeel van Scrum en het werken in sprints, is dat het geheel overzichtelijk blijft. Bij een klassiek project is het enthousiasme aanvankelijk heel groot, maar loopt het toch vaak mis omdat er tijdens het project omstandigheden veranderen. Daardoor is dat gedetailleerde plan van in het begin niet meer realiseerbaar. Steve: “Daarom is een Scrum-aanpak zo nuttig: je deelt een traject op in kleine stukjes. Het blijft behapbaar. Je blijft ook telkens focussen op dat wat echt belangrijk is en waarde biedt.” Hannelore treedt Steve bij: “We werkten met sprints van drie weken. Iedere drie weken volgde een voorstelling van het bereikte resultaat aan het managementteam. Wekelijks zaten we twee keer samen om de voortgang te bespreken. Daarin bepaalden we telkens aan welke acties we prioriteit moesten geven.”

Voor Steve draait Scrum vooral rond waarde creëren. Hij faciliteert het proces altijd met het oog op de organisatie en het team. “Je mag de context en de dagelijkse manier van werken van het bedrijf niet uit het oog verliezen, want dat blijft belangrijk. Er moet ruimte blijven voor medewerkers om hun overige werk te doen”, benadrukt hij. Net daarom was het traject Jobat-proof, met een Scrum-aanpak op het eigen ritme.

#wijzijnwaarmakers

Onlangs stelde Jobat, na de nodige focusgesprekken en bevragingen, met trots zijn vier kernwaarden voor: waarmakers, groei, warmte en geluk, allemaal verenigd in het motto #wijzijnwaarmakers. Die aankondiging was nog maar een eerste stap. Hannelore: “We willen de vier waarden intern verder doen leven, in onze dagelijkse praktijk. De volgende stap is om met trots naar buiten treden met onze waarden.”

Het Scrum-traject en de begeleiding van Sugar Me reikten hiervoor alvast de juiste handvaten aan, en zijn duidelijk ook blijven hangen. “Sommige teams zijn de aanpak nu ook zelf gaan gebruiken omdat het zo goed werkt. Er komen spontaan tal van initiatieven en ideeën uit de teams”, zegt Hannelore. “Door vaak aan retrospectie te doen, weten we dat we moeten focussen op wat écht belangrijk is, en dat we onze acties concreet moeten maken. Hierdoor zijn we de voorbije maanden ook als team sterk gegroeid.” Een verandering in de organisatie, waar Steve en Sugar Me graag aan hebben bijgedragen!