Employé(e) administratif (-ve) - Mobilité

Notre client est un leader mondial dans la production de phosphates et de solutions chimiques innovantes, destinés à une large gamme d'industries, notamment l'agroalimentaire, les engrais, la pharmacie et les applications industrielles. Forte de plus de 130 ans d’expérience, l’entreprise se distingue par son expertise technique, son engagement envers la qualité et son souci de durabilité. Basée en Belgique et opérant à l'international, notre partenaire met en avant l'innovation pour développer des solutions adaptées aux besoins spécifiques de ses clients. Avec une approche axée sur la performance et le respect de l’environnement, cette structure est un acteur incontournable dans le domaine de la chimie durable.

- Centraliser et gérer les demandes de voyages pour les collaborateurs internes et certains externes (agents, sous-traitants, consultants).
- Informer sur les risques des destinations et veiller au respect de la politique interne de voyage (travel policy).
- Effectuer les réservations de transports et d’hôtels directement ou via l’agence de voyage, en validant les choix avec les demandeurs.
- Assurer le suivi des formalités liées aux voyages (visas, factures, KPIs) et anticiper les impacts possibles (grèves, crises, COVID, etc.).
- Contrôler et négocier les factures, notes de crédit et bons à valoir avec les agences ou fournisseurs.
- Rester disponible pour accompagner les voyageurs en cas de problème et proposer des solutions alternatives.
- Gérer les outils administratifs liés à la mobilité, dont le logiciel Concur pour les notes de frais et la gestion des cartes de crédit corporate.
- Organiser des séminaires et réunions externes.
- Maintenir une communication claire et proactive avec les voyageurs et les secrétaires de direction.
- Effectuer une veille continue sur les législations et évolutions relatives aux voyages d’affaires.

- Diplôme de niveau bachelor ou expérience équivalente.
- Expertise en voyages ou en gestion du tourisme (notamment les classes de réservation) considérée comme un atout majeur.
- Maîtrise de l’anglais (niveau minimum B1), la connaissance du néerlandais est un plus.
- Solide maîtrise de la suite Office.
- Capacité d’autonomie et de polyvalence.
- Bonne résistance au stress.
- Esprit d’équipe développé.
- Agilité face aux changements fréquents de priorités.