Terug uit vakantie? 11 tips om opnieuw op dreef te komen

De zomervakantie is net achter de rug, het professionele leven komt weer helemaal op gang en je staat voor een berg werk. Je was drie weken en een beetje niet op kantoor. En ook de digitale deur had je stevig achter je dichtgetrokken. Je hebt je mailbox niet geopend tijdens je vakantie, hoewel dat heel verleidelijk was.

“Drie weken geen enkele mail lezen, dat betekent toch snel een tweeduizend mails die verwerkt moeten worden”, vertelt Johan D'Haeseleer, hij coacht werknemers en zelfstandigen om efficiënter te werken. “De laatste dagen van je verlof, vroeg je je misschien af of het niet beter was geweest als je om de twee à drie dagen toch je mails had gecontroleerd. In je vakantie was je blij met de complete rust, maar als je terug moet beginnen werken, kan dit tegen je werken.”

Terug in de flow

Maar kan je je voorstellen dat je na je vakantie snel de draad opnieuw kan oppikken?

Voor je vakantie was je goed op dreef. Je hoopt die geweldige flow snel opnieuw te vinden.

“De draad oppikken is voor veel kenniswerkers niet zo eenvoudig. Ons hoofd gebruiken is niet het beste systeem om de draad op te pikken. Tijdens de vakantie is het werk immers naar de achtergrond verhuisd. Een goede zaak. Hard werken en hard spelen is een gouden combinatie. De vakantie was broodnodig om de batterijen op te laden”, aldus Johan D'Haeseleer.

“Indien er geen systeem is, gaan kenniswerkers in een default mode. Ze worden dan geleid door het 'laatste' of het 'luidste'. En wanneer ze drie weken niet op kantoor geweest zijn, is dat 'laatste' een behoorlijke berg. De default mode is dan om op een reactieve manier je werk aan te pakken. Jammer genoeg is de draad terug oppakken zonder een draad te hebben, behoorlijk lastig.”

11 tips om opnieuw op dreef te komen na de vakantie

1. De eerste werkdag neem je “verlof”

“In het bedrijf waar ik vroeger werkte had Jean-Pierre een goede truc. Hij ging drie of vier weken met vakantie. De daarop volgende maandag nam hij ook nog vakantie. Niet om nog een extra dag vakantie te hebben. Maar om een dag te hebben om de draad op te nemen”, zegt Johan D'Haeseleer.

“Op die extra maandagvoormiddag ging hij langs bij zijn directe medewerkers. Hij luisterde wat belangrijk was geweest tijdens zijn verlof en in de namiddag ging hij door de mails met de inzichten van de voormiddag. Op dinsdag was hij up to speed en had hij de draad van voor zijn verlof terug opgepakt.”

2. Het oppikken van je draad start tijdens je verlof

De stroom met ideeën leek wel niet te stoppen weg van het kantoor. De massa's ideeën die je had tijdens je vakantie schrijf je op verschillende plaatsen neer. Hoe meer gestructureerd je dat doet, hoe sneller je die na je verlof kan verwerken. Voorzie je eerste dag minstens de verheldertijd die je nodig hebt om al de input van tijdens je verlof te verwerken en een plaats te geven op je to-dolijst.

3. Maak gebruik van het lager vergaderritme

Gelukkig is het vergaderritme tijdens de vakantie in de meeste bedrijven heel wat lager. Zodoende is er meer capaciteit om bij te benen. Maak hier gebruik van, en werk zelf niet trager omdat het bedrijf ook op lagere toeren draait.

Gebruik zeker de truc van Jean-Pierre indien jouw organisatie ook tijdens de vakantiemaanden in constante vergadermodus zit. Indien je dat niet doet, zal je een paar weken achter de feiten aanhollen. Het vakantiegevoel is dan heel snel vergeten.

De sleutel is te zorgen dat je de eerste weken nadat je terug aan het werk bent voldoende tijd hebt om alle nieuwe input te structureren en in volgorde van prioriteit te zetten. Noem het herstart capaciteit.

4. Verwerk de e-mails van je verlof chronologisch

De meest recentste eerst. De oudste e-mails zijn negen kansen op tien niet meer relevant om acties uit te halen. De relevantie van je e-mails gaat achteruit met hun leeftijd.

5. Alle nieuwe e-mails deleten?

Wanneer je echt moedig bent, dump je al je nieuwe e-mails in de delete folder. Dat scheelt een pak tijd. Maar misschien verlies je zo ook je job.

6. Welke voornemens heb je gemaakt tijdens je vakantie?

Voeg deze toe aan je to do’s. Zolang je voornemens geen gewoonten zijn, zijn het projecten die je later moet afwerken.

7. Jetlag?

Voorzie de eerste week genoeg “vrije” werktijd, zonder vergaderingen en meetings. De fall-out van de vakantie zal ook tijd van je vragen. Er zijn tijdens de vakantie wat dingen gebeurd die je aandacht nodig hebben.

Hou rekening met je jetlag wanneer je door verschillende tijdzones gereisd hebt. Je capaciteit zal behoorlijk lager liggen de eerste werkdagen.

8. Evalueer de nieuwe gewoonten die je startte tijdens de vakantie

De vakantie is typisch zo'n periode waarin er nieuwe gewoonten ontstaan. Je hebt meer gewandeld of gemediteerd dan normaal. De gebruikelijke triggers zijn er niet en zo ontstaan er nieuwe gewoonten. Wil je die gewoonten behouden? Stel dan triggers in welke je acties zullen starten. Voorzie ook de nodige capaciteit. Die tienduizend stappen zetten, lukt niet tussen twee vergaderingen door.

9. Terug naar de routine van voor de zomer

Het is een goed idee om een checklist te hebben van hoe je aan je dag begon voor je vakantie. De tijd weg van kantoor haalt je gewoonten door elkaar.

10. Beslis welke projecten of acties je na de vakantie prioriteit geeft

En zet die eerste kleine microacties op je actielijst. Tijdens je vakantie hebben al je projecten stilgelegen. Opnieuw opstarten is bijzonder moeilijk wanneer je niet weet wat je gaat doen. Met klein acties starten is dan een goed idee.

11. Neem de eerste dagen voldoende rust

Beslissingen nemen over al deze informatie kost behoorlijk wat mentale energie. Neem voldoende rust.

(mr) - Met dank aan Johan D'Haeseleer, hij is coach en helpt werknemers en zelfstandigen om te winnen van hun to do’s. Hij heeft een methode ontwikkeld om meer controle over je werk te krijgen. Meer info vind je op www.extratijd.be. Je kan er inschrijven op zijn nieuwsbrief en je ontvangt dan regelmatig tips.