Multitasken is onzin! 8 tips om toch alles gedaan te krijgen

Ons brein werkt het best als we ons compleet op één taak tegelijk kunnen richten. Meerdere dingen tegelijk doen, is veel minder efficiënt dan ze snel na elkaar doen.

Op zich kunnen we meerdere dingen tegelijk doen, bijvoorbeeld de krant lezen tijdens het ontbijt. Maar dat lukt enkel omdat we op automatische piloot eten en ons alleen moeten concentreren op het lezen. Van zodra je je op twee dingen tegelijk moet concentreren, gaat het meestal fout. Daarom voer je tijdens het autorijden ook best geen intensief telefoongesprek.

Onze hersenen kunnen zelfs ‘oververhit’ raken van het multitasken: het zogenaamde Information Overload-verschijnsel komt steeds vaker voor. Te veel prikkels tegelijk, leidt dan zelfs tot psychische of lichamelijke klachten. Daarom ... deze 8 tips om toch alles gedaan te krijgen: 

1. Keuzes maken werkt wél

Ons werkgeheugen kan slechts één element tegelijk bevatten. Als we meer elementen moeten onthouden, slaan we die op in ons langetermijngeheugen. Met als gevolg dat het terughalen van die informatie meer tijd kost en leidt tot meer fouten. Dat concludeert Jelmer Borst uit zijn onderzoek naar multitasken voor de Universiteit van Groningen. Hij toonde aan dat multitasken alleen efficiënt kan zijn zolang er niet meerdere elementen tegelijk moeten onthouden worden. Multitasken vraagt dus om keuzes maken.

2. Taken bundelen

We zijn het meest productief als we onze aandacht kunnen richten op de belangrijkste taak. Dat kan door vergelijkbare taken te bundelen, wat dus niet hetzelfde is als multitasken. Het clusteren van je werk zorgt voor ritme, verhoogt je effectiviteit en laat je direct zien hoeveel je precies gedaan krijgt in een dag.

3. Mindful multitasken

Als je dan toch moet multitasken, doe het dan mindful: las een tijdsblok in waarin je bewust verschillende taken combineert. Anders kunnen je hersenen oververhit raken.

4. Stel je prioriteiten

Maak ’s morgens een lijstje met je to do’s en hou je er strikt aan. Als je ’s avonds gedaan hebt wat je had gepland, dan heb je een groter gevoel van controle. Zorg ervoor dat je met de lastige taken begint. Veel mensen multitasken de hele dag door omdat ze treuzelen om niet aan de minder leuke dingen te moeten beginnen.

5. Laat je niet afleiden

Hoe vaak begin je niet aan iets om - nog voor het af is - al met iets anders bezig te zijn? Blijf zitten waar je zit tot je een taak hebt afgerond. Vermijd onderbrekingen door bijvoorbeeld met tijdsblokken te werken waarop je bereikbaar bent voor collega’s of telefoons.

6. Elimineer obstakels

Zorg voor een systematische en aangenaam ingerichte werkplek. Of zoek een rustige plek om te werken. Bijna ieder kantoor (of huis) biedt de mogelijkheid om je even terug te trekken, om zo geconcentreerd aan de slag te gaan en te blijven.

7. Privé en werk scheiden

Je persoonlijke zaken verdienen aandacht, maar niet tijdens het werk. Het plannen van een BBQ doe je best na de kantooruren. Je vrienden kan je ’s ochtends op de trein of tijdens je lunchpauze bellen. Doe er alles aan om te voorkomen dat je tijdens je werk met privézaken bezig bent.

8. Durf hulp vragen

Schaam je niet om hulp te vragen aan je collega’s als je het echt nodig hebt. Soms is multitasken een onmogelijke poging om een week werk in één dag te persen, en daar wint niemand bij.

(mr)